Действия при устройстве на работу и оформление материально ответственных лиц

Законодательство: чем регулируется процедура{q}

В числе важных стоит отметить следующие источники:

  • статьи ТК РФ номер 242, 243, 244;
  • ПП РФ № 823 от 2002 года;
  • Постановление МинТруда № 85 от 2002 года;
  • Приказ МинФина № 34н от 1998 года.

Обязательно ссылаться на локальные нормативы, установленные и оформленные соответствующим образом.

Вот некоторые примеры документации, которую можно использовать:

  1. Приказ о смене ответственного за имущество.
  2. Акт приема-передачи ценностей.
  3. Акт проведенной инвентаризации.

В одном приказе одновременно указывают и сведения относительно проводимой инвентаризации.

Инвентаризация

Назначение материально ответственных лиц (МОЛ) регламентировано Постановлением Минтруда №85 от 31.12.2002 года и регулируется Трудовым Кодексом Российской Федерации (ТК). Профессии или должности таких работников должны быть связаны с обслуживанием материальных ценностей.

Действия при устройстве на работу и оформление материально ответственных лиц

Для принятия решения необходимо проверить, содержатся ли рассматриваемые должности (или выполняемая сотрудниками работа) в Перечне, утверждённом указанным Постановлением. Данный документ включает исчерпывающий список и служит основанием для заключения договоров полной материальной ответственности.

В частности, оформление такого договора закреплено Законом для профессий: кассир, водитель, кладовщик и многих других. В Перечень попали работы, связанные с хранением, транспортировкой, отпуском ТМЦ на базах, складах, кладовых, участках складирования и любых подобных подразделениях.

Полная материальная ответственность, согласно статье 277 ТК РФ, возлагается на руководителя предприятия, по статье 243, пункт 7 в полном объёме причиненного ущерба, устанавливается непосредственно трудовым соглашением, который заключён с главным бухгалтером и заместителями руководителя.

Временные рамки не являются строго регламентированными, но, если на работу принимается МОЛ, желательно оформить это сразу, при приёме на работу.

Сотрудники младше 18 лет несут материальную ответственность в полном объёме только в случаях, оговоренных в статье 283 ТК РФ. Если ущерб нанесён:

  • умышленными действиями (бездействием);
  • противоправными действиями (кража, поджог);
  • вследствие административного проступка;
  • в состоянии токсического, алкогольного, наркотического опьянения.

Одновременно с приёмом ТМЦ сверяются документы по их наличию, данные оформляются специальным актом. В акте указывают:

  • место хранения;
  • номенклатуру;
  • единицы измерения;
  • количественные показатели;
  • сумму.

Акт подписывается передающим и принимающим сотрудниками, утверждается подписью руководителя предприятия или структурного подразделения.

Действия при устройстве на работу и оформление материально ответственных лиц

Акта достаточно для передачи кассы, однородных предметов или небольшого количества ценностей (например, при передаче автомобиля новому водителю-экспедитору). Если дело касается склада, где объём материальных ценностей велик или разобщён территориально, то приказом по предприятию создаётся инвентаризационная комиссия.

Регламент проведения инвентаризаций установлен Методическими указаниями Минфина России №49 от 13.06.1995 г. Комиссия назначается приказом руководителя. В её состав, помимо ответственных работников, традиционно включают представителя администрации, бухгалтерии, специалистов, разбирающихся в специфике объекта хранения, с целью точной идентификации ТМЦ.

Такой порядок одинаков для любых организаций и предполагает полный количественный пересчёт запасов. По окончании пересчёта новому кладовщику передаются ключи, до полного завершения процедуры передачи принятые склады опечатываются.

Конечные остатки на дату проведения инвентаризации, отражаемые в регистрах бухгалтерского учёта должны совпадать с контрольными ведомостями. Отклонения фиксируются в сличительной ведомости, излишки приходуются, недостачи заносятся в отдельный акт. Решение о списании недостач или возмещении стоимости недостающего имущества бывшим МОЛ принимает руководитель предприятия.

И, кроме того, такой приказ может включать:

  • распоряжения по организации мероприятий для обеспечения сохранности вверенного имущества;
  • перечни подотчётного имущества и мест хранения;
  • содержать элементы доверенности, подтверждая полномочия МОЛ в рамках другого направления или объёма работ — в этом случае документом могут руководствоваться не только внутренние пользователи, но и, к примеру, поставщики;
  • при необходимости, приказ о назначении материально ответственного лица в организации заверяют нотариально.

Дата издания такого приказа рамками не ограничена, ведь объект МО может возникнуть в любой момент хозяйственной деятельности и закрепление за ним работника из числа штатных сотрудников тоже. В этом случае целесообразно действовать по необходимости.

Документ обязательно (под роспись с указанием календарной даты ознакомления) доводится до сведения подотчётника.

Действия при устройстве на работу и оформление материально ответственных лиц

Приказ о назначении материально ответственного лица — образец бланка.

Образец заполнения.

Ситуаций, когда работодателю причиняется ущерб, великое множество. На основе анализа прецедентов из судебной практики составим перечень ошибок, допускаемых при оформлении отношений с материально ответственными лицами на начальном этапе (до расследования самого случая ущерба), влекущих риск отказа во взыскании с работника суммы ущерба.

1. С материально ответственным лицом не заключен договор о полной материальной ответственности.

Отсутствие договора о полной материальной ответственности не лишает работодателя права требовать с работника возмещения материального ущерба. Однако ограничивает его размер до среднего месячного заработка работника.

Работодатель обратился в суд с иском к работникам-продавцам о взыскании материального ущерба в связи с выявленной ревизией недостачей. В ходе рассмотрения дела выяснилось, что с продавцами были заключены трудовые договоры, но договор о полной коллективной или индивидуальной материальной ответственности с каждой из ответчиц не заключался. Суд вышестоящей инстанции, рассматривая жалобу на решение суда первой инстанции о полном отказе во взыскании суммы ущерба и направляя дело на новое рассмотрение, указал, что в случае отсутствия договора о полной материальной ответственности работника за причиненный работодателю ущерб спор о возмещении ущерба должен быть разрешен судом с учетом положений ст. 241 ТК РФ, т.е. в пределах среднего месячного заработка работника (определение Омского областного суда от 14.10.2009 № 33-4943/20091).

2. С материально ответственным лицом заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности вместо полной коллективной материальной ответственности (или наоборот).

В соответствии с Постановлением Пленума № 52 соблюдение правил заключения договора о полной материальной ответственности относится к обстоятельствам, имеющим существенное значение для правильного разрешения дела о возмещении ущерба работником, обязанность доказать которые возлагается на работодателя.

Практика показывает, что при применении не той формы договора, которая должна быть использована, суд может отказать во взыскании полной суммы материального ущерба.

Работодателю было отказано в удовлетворении требований о взыскании материального ущерба на том основании, что с продавцами одной бригады были заключены договоры о полной индивидуальной материальной ответственности вместо коллективной, а с одним из продавцов и вовсе не было заключено договора о полной материальной ответственности (кассационное определение Тюменского областного суда от 02.08.2010 по делу № 33-3135/2010).

Работодатель обратился в суд с иском к двум сотрудникам о взыскании суммы материального ущерба. Суд установил, что между истцом и ответчиками был заключен договор о полной коллективной материальной ответственности. Между тем должность одного из работников не входила в перечень, утвержденный Постановлением Минтруда № 85. В рассматриваемой ситуации материальную ответственность в полном объеме нес лишь один из ответчиков. В связи с тем что сторонами ошибочно был заключен договор о коллективной материальной ответственности вместо договора о полной индивидуальной ответственности с одним из ответчиков, суд в удовлетворении требований работодателю отказал (решение Засвияжского районного суда г. Ульяновска от 17.08.2010; определение Ульяновского областного суда от 21.09.2010 по делу № 33-3348102).

Законодательство о смене материально-ответственного лица

3. Работодателем нарушены правила составления и хранения экземпляров договора о полной материальной ответственности.

Договор о полной материальной ответственности составляется не менее чем в двух экземплярах, по одному для работника и работодателя. Договор является одним из документов кадровой документации, подлежащих хранению в личном деле. В случае составления договора в единичном экземпляре он может быть случайно утрачен, оригинал передан самому работнику вместо помещения в личное дело и т.д.

Светлана Ларина, независимый юрист, эксперт журнала «Кадровая служба и управление персоналом предприятия»

На самом деле совершенно не обязательно хранить договоры о полной материальной ответственности материально ответственного лица в личных делах работников. Подобная точка зрения существует, поскольку в некоторых документах для делопроизводителей, которые не являются обязательными (см., например, Методические рекомендациями Мосгорархива «Документационное обеспечение кадровой деятельности организаций и предприятий» (1993)), предлагается вкладывать договор о полной материальной ответственности в личное дело.

Вместе с тем в приказе Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» договор о полной материальной ответственности относится к документам, которые следует хранить в бухгалтерии.

На практике чаще всего такие договоры действительно хранятся в отделе кадров (в личном деле или специальной папке), хотя могут храниться в бухгалтерии или секретариате.

Нередко организация халатно относится к хранению кадровых документов, не задумываясь, что будет в спорной ситуации в случае утери подлинника договора о материальной ответственности. А ведь в судебном заседании именно подлинник одного из экземпляров договора станет решающим аргументом.

Предлагаем ознакомиться:  Договора аренды нежилого помещения в 2020 году: образец документа

Суд отказал работодателю в иске о взыскании суммы ущерба с материально ответственного лица в связи с тем, что он не смог представить оригинал договора о полной материальной ответственности. Представление сохранившейся копии такого договора, свидетельские показания – ничего не помогло ему в деле доказывания факта наличия у работника обязанности возмещать ущерб в полном размере. Суд пришел к выводу, что исковые требования работодателя-истца не обоснованы и не подлежат удовлетворению, поскольку договор о полной материальной ответственности с ответчицей не заключался (нет его оригинала) (решение Кировского районного суда Санкт-Петербурга от 29.04.2011 по делу № 2-12903).

Как организуют процедуру смены материально-ответственного лица{q}

Материальная ответственность – обозначение для обязанности подчиненных возместить ущерб работодателю, если такое произойдет. Назначение такой ответственности требует оформление приказов со стороны руководителя. Со сменой МОЛ связано несколько условий, обстоятельств:

  • получение другой должности;
  • увольнение;
  • обстоятельства с похожим характером.

Оформление приказа от директора остаётся обязательным требованием вне зависимости от оснований и условий. Унифицированной формы бланка не разработано, каждая организация имеет право выбрать свой вариант. Допустимо использовать существующие бланки.

Приказ на смену – не единственный документ, оформляемый при передаче. После издания этого приказа с новым сотрудником подписывают типовое соглашение, действующее для таких ситуаций. Соглашение используют для фиксации материальной ответственности. Последняя бывает полной либо частичной.

Отсутствие унифицированных форм приводят к негативным последствиям для работодателей. Документ с большой вероятностью признают незаконным, если письменные основания для принятия решения отсутствуют.

Для фиксации назначения МОЛ применяют такие документы:

  • локальные нормативные акты компании;
  • должностные инструкции;
  • дополнения к соглашению;
  • оформление приказа по смене лиц.

Следующий набор реквизитов обязателен для документа:

  1. Описание кандидатуры на указанную должность.
  2. Само слово «приказываю».
  3. Цели и основания, по которым организуют процедуру.
  4. Наименование документа.
  5. Наименование учреждения.
  6. В приказе можно отдельно назначить лицо, ответственное за выполнение требований и указаний. Обязательно наличие подписи руководителя и даты составления документа.
  7. В приказе расписываются также новый сотрудник и подчинённый, который отвечает за контроль.
  8. Надо указать инициалы указанных граждан вместе с расшифровкой, должностями.

Пошаговая инструкция

Порядок инвентаризации при смене материально-ответственного лица

Итак, если работодатель определился, что ему нужен, например, кладовщик, то желательно придерживаться следующего алгоритма действий:

  1. Подготавливается рабочее место и, в идеальном варианте, проводится его аттестация. В ходе такой аттестации выявляются факторы микроклимата на этом месте, степень освещённости, шума, уровень воздействия вредных веществ и проводится материально‑техническое оснащение;
  2. Происходит подбор кандидатуры, подходящей на должность кладовщика по медицинским показаниям, уровню опыта, образования;
  3. Кандидата знакомят с должностными обязанностями, условиями труда и его оплаты, правилами внутреннего трудового распорядка, другими локальными правовыми актами, действующими на предприятии (коллективный договор, положение о премировании и т.п.);
  4. Заключается трудовой договор, соглашение о неразглашении коммерческой тайны, и на этом же шаге рекомендуется (рекомендуется, а не входит в обязательную процедуру!) заключить договор о полной МО (типовая форма содержится в приложении к Постановлению Минтруда №85);
  5. Работник пишет заявление о приёме на работу;
  6. Производится процедура регистрации договоров в журналах (книгах) учёта;
  7. Издаётся приказ о приёме на работу по форме Т-1 или Т‑1а;
  8. Вносится запись в трудовую книжку и книгу регистрации движения трудовых книжек;
  9. Оформляется личная карточка по форме Т-2 и личное дело (если на предприятии ведутся личные дела сотрудников);
  10. Проводится первичный инструктаж по технике безопасности на рабочем месте;
  11. Осуществляется процесс приёма‑передачи ТМЦ.

Порядок проведения инвентаризации

В соответствии с ч. 1 ст. 248 ТК РФ взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя, поэтому отделу кадров необходимо подготовить соответствующий приказ. Приказ должен быть издан в течение одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба.

Затем следует ознакомить работника с приказом о взыскании причиненного ущерба под личную подпись. Кроме того, он должен выразить согласие с его содержанием. Лучше, если надпись «С приказом ознакомлен, с содержанием согласен» будет сделана от руки самим работником.

Если сотрудник отказывается добровольно возместить причиненный ущерб, работодатель не может взыскать с него сумму ущерба самостоятельно. В такой ситуации ему следует обратиться в суд (ч. 2 ст. 248 ТК РФ).

По общим правилам работник может добровольно возместить ущерб полностью или частично. Он может выплатить работодателю из личных средств сумму причиненного ущерба в полном размере или определенную его часть. Оставшуюся сумму организация удерживает из заработной платы работника в размере 20% вплоть до окончательного возмещения ущерба.

Работник и работодатель могут также договориться о возмещении ущерба с рассрочкой платежа. Чтобы у работодателя были доказательства договоренности с работником о возмещении причиненного ущерба, необходимо составить соглашение (см. пример 7). В нем следует указать размер ущерба и сроки его возмещения.

Пример 7. Соглашение о возмещении работником ущерба с рассрочкой платежа.

Права и обязанности на передачу финансов проверяются отдельно. То же касается процессов, связанных с ведением складского хозяйства. Процедура нужна, чтобы не только контролировать ценности, но и выявлять ошибки в учёте, если они есть.

При инвентаризации собирается комиссия, в которую входят такие члены:

  • сотрудники-бухгалтеры;
  • руководители подразделения;
  • другие подчинённые.

Самих МОЛ приглашают, когда проверяют, на месте ли указанное имущество. Это нужно, чтобы споров и вопросов было меньше.

Первый шаг – подготовка документов, ставших основанием для приема новых сотрудников на должность. После этого действия совершаются в следующей последовательности:

  1. Выпускают приказ, где четко говорится об инвентаризации.
  2. Назначают дату проведения.
  3. Назначают членов комиссии, наделенной соответствующими полномочиями.

В приказе назначают день сбора заинтересованных лиц там, где хранят ценности:

  • вновь принятые работники;
  • тот, кто собирается уволиться;
  • члены, составившие комиссию.

После составляют акт инвентарной проверки, в зависимости от того, как складываются обстоятельства. Первой идет вводная часть акта, где указывают такие сведения:

  1. Причину составления. Например, факт передачи имущества.
  2. Состав комиссии.
  3. Время и место составления.
  4. Наименование документа.

Предшествующие акты приемки, очередной инвентаризации используют для сравнения имеющейся информации.

Перечень товара или других ценностей копируют из бумаг, составленных ранее. Составляется список, на основании которого изучается содержимое склада. Или другого места хранения, если оно предусмотрено текущим местом работы.

Базовая часть документа тоже содержит целый ряд информации:

  • для каждой инвентарной единицы указывают отдельный порядковый номер;
  • наименование инвентарных единиц;
  • количество в зависимости от применяемых единиц измерения;
  • сведения о присутствии имущества, либо его отсутствии;
  • подписи обеих сторон – и той, что принимает, и передающей.

Последней идёт дата проведения мероприятия. Главное – чтобы она совпадала с информацией, присутствующей в приказе. Подписи сторон и членов комиссии удостоверяют подлинность сведений.

  1. Необходимость защититься от разглашения важных сведений и тайн.
  2. Вероятность имущественного ущерба в случае неисполнения обязанностей, полного или частичного.
  3. При наличии противозаконных проступков, из-за которых имущество работодателя страдает.
  4. Ущерб, нанесённый умышленно, либо в состоянии алкогольного опьянения.
  5. При выявлении недостачи по ценностям, которые были доверены сотруднику на основании каких-либо соглашений.

Федеральное законодательство на некоторых уполномоченных лиц накладывает полную материальную ответственность изначально.

Правило по материальной ответственности на основе федеральных законов распространяется на руководство, при любых обстоятельствах. Статья 277 ТК РФ говорит о том, что руководитель отвечает за любой материальный ущерб, который был нанесен организации.

Условие о полной МО закрепляется оформлением отдельного соглашения. Для трудового договора это тоже одно из необходимых условий. Тогда руководство в дальнейшем будет точно уверено, что может законно взыскать с подчинённых ту или иную сумму.

Благодаря приказу о назначении ответственных лиц решается сразу две задачи:

  1. Закрепления перечня с имуществом, которое подотчетно конкретному лицу.
  2. Официальное утверждение полномочий того или иного сотрудника.

Процесс приёма‑передачи

Акт приема-передачи оформляют, когда инвентаризация проведена и завершена, все документы оформлены. Можно воспользоваться типовой формой с обозначением ОП-18. Но допустимо применять свободные варианты.

Акт приема-передачи должен отображать такие сведения:

  1. Персональные подписи всех ответственных лиц, с добавлением расшифровки. Обязательны фамилии и инициалы, либо другие сведения для идентификации личности.
  2. Перечень передаваемых ценностей, для которых описывают основные характеристики, артикулы и количества, наименования.
  3. ФИО и должность самих МОЛ – нового и старого.
  4. Наименование бланка.
  5. Полное наименование фирмы, отвечающей за документ.
  6. Дата заполнения.
  7. Наименование документа.

Данные разрешают добавлять к документу либо избавляться от лишнего. В учетной политике организации пишут, какую форму документа используют для решения вопроса.

Коллективная ответственность

Статья 243 ТК РФ (часть 1, пункт 2) предусматривает коллективную (бригадную) материальную ответственность, когда ко вверенному работнику имуществу (товарно-материальным ценностям) есть доступ у целого круга лиц, непосредственно пользующихся ими или обслуживающих их.

Предлагаем ознакомиться:  Куда жаловаться при незаконной парковке во дворе дома

В этом случае:

  • На предприятии издаётся приказ о назначении объекта коллективной ответственности, этим же приказом назначается бригадир;
  • С работниками заключается договор, который подписывает каждый член бригады. При увольнении и приеме документ не аннулируется и не переиздаётся, просто напротив подписи выбывшего делают пометку о дате увольнения и дополняют лист подписей новыми фамилиями.

Как организуют процедуру смены материально-ответственного лица{q}

К таким процедурам применяют общие положения, составляющие Трудовой Кодекс. Сохраняется обязанность сотрудников предупреждать руководство о желании уйти, минимум за две недели. Но само соглашение с сотрудником может содержать дополнительные условия, связанные с самим увольнением. Главное – чтобы положение гражданина не стало хуже после оформления документа.

Статья 84.1 содержит описание общих положений, согласно которым проходит увольнение при подобных обстоятельствах. Сначала гражданин подаёт заявление, потом отрабатывает две обычные недели. В последний день ему выдают трудовую книжку вместе со всеми полагающимися компенсациями.

Недопустимо затягивать процедуру передачи материальных ценностей от одного сотрудника к другому. Законы запрещают задерживать финальные расчеты с сотрудником и выдачу всех положенных денег. За это работодателя привлекают к ответственности, денежной и административной. Иногда наказанием становится приостановление работы фирмы на определённое время.

В соответствии со ст. 244 ТК РФ данный договор заключается при наличии следующих условий:

  1. достижение работником возраста 18 лет (ч. 1 ст. 244 ТК РФ);
  2. выполнение сотрудником функций, которые связаны с обслуживанием денежных, товарных ценностей, по должности, предусмотренной Перечнем должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, и Перечнем работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность за недостачу вверенного работникам имущества (утв. Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85).

Мнение. Светлана Ларина, независимый юрист, эксперт журнала «Кадровая служба и управление персоналом предприятия»

Следует различать договоры о полной индивидуальной и коллективной (бригадной) материальной ответственности. Дело в том, что если работодатель заключил не ту форму договора о полной материальной ответственности, которая должна быть использована, суд может отказать во взыскании полной суммы материального ущерба.

Наиболее важное различие заключается в том, что договор о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности заключается, когда невозможно разграничить ответственность каждого работника за причинение ущерба, т.е. доступ к товарно-материальным ценностям у работников общий (ч. 1 ст. 245 ТК РФ).

Отметим, что заключение такого договора является правом, а не обязанностью работодателя. Поэтому если организация не заключит подобный договор, то работник будет освобожден от обязанности нести полную материальную ответственность.

Приказ об инвентаризации

На основании Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Приказа Минфина России от 13.06.1995 N 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (с изменениями) при смене материально ответственных лиц в обязательном порядке проводится инвентаризация.

Далее процесс оформления на работу происходит в соответствии с ТК РФ, как и оформление остальных работников.

Процедура увольнения материально ответственного лица имеет свои нюансы. Так, после принятия от него заявления об увольнении (если речь идет об увольнении по собственному желанию) необходимо получить резолюцию генерального директора с указанием ответственного лица, принимающего материальные ценности, числящиеся за увольняемым. Затем следует издать приказ о проведении инвентаризации.

В примере 1 представлен образец такого приказа.

Пример 1. Приказ о проведении инвентаризации.

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Общество с ограниченной ответственностью "Горизонт" ¦
¦ ¦
¦ ПРИКАЗ ¦
¦ ¦
¦ 04.07.2014 N 18 ¦
¦ ¦
¦ Москва ¦
¦ ¦
¦ О проведении инвентаризации ¦
¦ ¦
¦ В связи со сменой материально ответственного лица в целях ¦
¦ проведения инвентаризации ¦
¦ ¦
¦ ПРИКАЗЫВАЮ: ¦
¦ ¦
¦ 1. Создать рабочую инвентаризационную комиссию в составе: ¦
¦ - председатель комиссии: начальник службы безопасности ¦
¦ Караулов В.В.; ¦
¦ - члены комиссии: главный бухгалтер Кубова Т.В.; ¦
¦ специалист по кадрам Перова И.А.; ¦
¦ товаровед Николаева Н.А. ¦
¦ 2. Комиссии, созданной в соответствии с п. 1 настоящего приказа: ¦
¦ кассы ¦
¦ - провести инвентаризацию ------------------------------- в срок ¦
¦ наименование активов, ¦
¦ обязательств ¦
¦ по 04.07.2014, ¦
¦ смена материально ответственного лица ¦
¦ причина инвентаризации ----------------------------------------; ¦
¦ контрольная проверка, смена материально ¦
¦ ответственных лиц, переоценка и т.д. ¦
¦ - материалы по инвентаризации сдать в бухгалтерию не позднее ¦
¦ 04.07.2014. ¦
¦ ¦
¦ Генеральный директор Пластинов А.М. Пластинов ¦
¦ ¦
¦ С приказом ознакомлены: ¦
¦ начальник службы безопасности Караулов В.В. Караулов 04.07.2014 ¦
¦ главный бухгалтер Кубова Т.В. Кубова 04.07.2014 ¦
¦ специалист по кадрам Перова И.А. Перова 04.07.2014 ¦
¦ товаровед Николаева Н.А. Николаева 04.07.2014 ¦
¦ ¦
¦ С приказом ознакомлен, ¦
¦ с содержанием согласен, кассир Пушкарь В.Н. Пушкарь 04.07.2014 ¦
L--------------------------------------------------------------------------

К сведению. Если работодатель в течение двух недель (максимального срока предупреждения об увольнении) не успеет сделать акт сверки, то все дальнейшие претензии к работнику о его материальной ответственности он может предъявить только через суд.

Затем необходимо выполнить следующие действия.

  1. Ознакомить работника с приказом о проведении инвентаризации под его личную подпись.
  2. Провести инвентаризацию.
  3. Оформить результаты инвентаризации и получить акт сверки.
  4. Ознакомить работника с результатами инвентаризации под его личную подпись.

Далее следуют шаги, которые необходимо сделать в случае выявления недостачи.

  1. При возникновении ущерба, помимо инвентаризации, нужно провести служебное расследование для установления причин утраты или повреждения имущества. Для этого следует издать приказ о создании комиссии с участием соответствующих специалистов и о проведении служебного расследования по результатам инвентаризации (пример 2).

Пример 2. Приказ о создании комиссии и проведении служебного расследования для установления причин возникновения ущерба.

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Общество с ограниченной ответственностью "Горизонт" ¦
¦ ¦
¦ ПРИКАЗ ¦
¦ ¦
¦ 04.07.2014 N 19 ¦
¦ ¦
¦ Москва ¦
¦ ¦
¦ О создании комиссии ¦
¦ и проведении служебного расследования ¦
¦ ¦
¦ В связи с выявленной по результатам инвентаризации недостачей ¦
¦ денежных средств (акт инвентаризации от 04.07.2014 N 14), хранящихся в ¦
¦ кассе, ¦
¦ ¦
¦ ПРИКАЗЫВАЮ: ¦
¦ ¦
¦ 1. Создать комиссию для проведения служебного расследования в ¦
¦ следующем составе: ¦
¦ - председатель комиссии: начальник службы безопасности ¦
¦ Караулов В.В.; ¦
¦ - члены комиссии: главный бухгалтер Кубова Т.В.; ¦
¦ специалист по кадрам Перова И.А.; ¦
¦ товаровед Николаева Н.А. ¦
¦ 2. Комиссии, созданной в соответствии с п. 1 настоящего приказа, ¦
¦ провести служебное расследование для установления причин возникновения ¦
¦ ущерба в срок по 10.07.2014. ¦
¦ 3. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на заместителя ¦
¦ генерального директора по общим вопросам А.Н. Бурова. ¦
¦ ¦
¦ Генеральный директор Пластинов А.М. Пластинов ¦
¦ ¦
¦ С приказом ознакомлены: ¦
¦ заместитель генерального директора ¦
¦ по общим вопросам Буров А.Н. Буров 04.07.2014 ¦
¦ начальник службы безопасности Караулов В.В. Караулов 04.07.2014 ¦
¦ главный бухгалтер Кубова Т.В. Кубова 04.07.2014 ¦
¦ специалист по кадрам Перова И.А. Перова 04.07.2014 ¦
¦ товаровед Николаева Н.А. Николаева 04.07.2014 ¦
¦ кассир Пушкарь В.Н. Пушкарь 04.07.2014 ¦
L--------------------------------------------------------------------------
  1. Ознакомить работника с решением о проведении служебного расследования под его личную подпись.
  2. Кроме того, в случае недостачи в соответствии с ч. 2 ст. 247 ТК РФ необходимо истребовать от работника письменное объяснение для установления причины возникновения ущерба. Для этого выдать под личную подпись работнику уведомление о представлении объяснения. В примере 3 приведен образец уведомления.

Конкурсное управление

Ещё одна проблема, связанная с защитой имущества, на практике часто возникает на предприятиях, брошенных собственниками. Убыточные организации-должники, где введено внешнее управление, зачастую разворовываются при недостаточном внимании к возможным рискам.

Конкурсный управляющий, согласно статье 66 Федерального закона №127-ФЗ от 26.10.2002 года «О несостоятельности (банкротстве)», с момента введения отвечает за сохранность активов и обязан принимать меры по их защите. В этом случае оперативно должна быть назначена инвентаризация и МОЛ.

Тщательная передача имущества и документации поможет обеспечить сохранность активов до восстановления платёжеспособности.

Обнаружение недостачи: как поступают{q}

Только итоги инвентаризации покажут, есть ли недостача по материальным ценностям, насколько она существенна. Результаты проверки сравнивают с реальными остатками. Если недостача выявляется, возникает несколько последствий:

  1. Организация собирает комиссию, члены которой выявляют причину разницы между фактическими ценностями и теми, что указаны в первоначальных документах. Отдельно ведется работа по установке виновных сотрудников. Без доказательств руководители не могут предъявлять подчиненным претензии, поэтому и требуется организовать всестороннее расследование. Без расследования у сотрудников выше вероятность обжаловать решение, даже если вина реально есть.Недостача при смене материально-ответственного лица
  2. Работник составляет сам объяснительную записку, где указывает на причины, по которым возникла недостача.
  3. Комиссия составляет акт, передает документ работнику для ознакомления. Подчинённый расписывается на этом акте, чтобы подтвердить хотя бы само событие. При отказе собираются свидетели. Это станет доказательством ознакомления с информацией.
  4. Недостачу переводят в денежное выражение, опираясь на цены, действующие к моменту обнаружения проблем. Можно обойтись без обращения в суд, если итог не больше среднемесячного вознаграждения за труд.
Предлагаем ознакомиться:  Вербальная и невербальная коммуникация

По ходу увольнения работник имеет право добровольно согласиться с недостачей, а потом выплатить причитающиеся средства второй стороне. Если же выплаты прекращаются без каких-либо договоренностей, то право обращаться в суд появляется у работодателя. Допустимый срок по таким обращениям равен 1 году.

Статья 248 ТК РФ позволяет обойтись одним распоряжением со стороны руководства, если сумма взыскания не превышает среднемесячную заработную плату. Работодатель просто оформляет приказ, где точно указана сумма, взыскиваемая с сотрудника. Приказ издается не позднее, чем через месяц после того, как установлена окончательная сумма материальной ответственности виновного сотрудника.

Действия законны при отношениях между сторонами, которые еще остаются активными.

Допустимо добровольное погашение ущерба, в полном объеме или частями.

Сторонам разрешено заключить отдельное соглашение, где установлено перечисление платежей с рассрочкой. Работодателю вторая сторона направляет письменное обязательство возместить платежи, в документе указывают точное время перечисления денег.

Есть несколько ситуаций, когда взыскание без обращения в суд невозможно:

  • когда сотрудник отказывается добровольно признавать вину и возмещать ущерб;
  • при прекращении трудовых отношений;
  • если сумма больше среднемесячного оклада.

Если требуется обращение в суд – то вышестоящая инстанция и регулирует точные суммы.

Претензии через суд предъявляются к сотрудникам, уволенным перед ревизией, либо до завершения процедуры. Или когда такие подчинённые вообще не принимали участие в передаче материальных ценностей. Право на обращение к судебной инстанции сохраняют на протяжении года после обнаружения нарушения. Но суд может и восстановить пропущенный срок, если установит, что для этого была уважительная причина.

Тогда у работодателя возникают сложности с тем, чтобы доказать, что именно это материальное лицо отвечает за ущерб, причиненный компании. Вторая сторона с большой вероятностью будет утверждать, что всё случилось уже после её ухода с работы. Дополнительно устанавливают материальную ответственность руководителя перед своими подчиненными. В случае нарушений с его стороны тоже накладывают обязательство по компенсации.

Обязательно наличие журнала, где регистрируется имущество. В случае появления проблем стороны стараются найти вариант, который подходил бы им обоим.

Заметили ошибку{q} Выделите ее и нажмите Ctrl Enter, чтобы сообщить нам.

Заключение

Трудовой кодекс устанавливает два вида материальной ответственности работников перед работодателем: индивидуальную и коллективную.

По договорам о полной индивидуальной материальной ответственности работник самостоятельно и в полном объеме несет ответственность за ущерб, причиненный имуществу работодателя.

Когда невозможно установить ответственность каждого работника за причинение ущерба и заключить с ним договор о возмещении ущерба в полном размере, вводится коллективная материальная ответственность. Договор о коллективной ответственности заключается между работодателем и всеми членами коллектива. По такому договору ценности вверяются четко определенному кругу лиц, поименованных в договоре.

В основном в учреждениях физической культуры и спорта предусматривается индивидуальная материальная ответственность. Именно о ее оформлении и пойдет речь ниже.

Полная индивидуальная материальная ответственность применяется к конкретному работнику, которому:

  • переданы материальные ценности и на которого возложена функция обеспечивать их сохранность;
  • поручено хранить переданные ценности и для этого предоставлены отдельное изолированное помещение и место для хранения ценностей (например, сейф);
  • надлежит самостоятельно отчитываться перед бухгалтерией за принятые им под отчет ценности.

С работником, принятым в учреждение на должность, предусматривающую материальную ответственность за сохранность вверенных ему материальных ценностей, заключается соответствующий договор в письменном виде в двух экземплярах: один остается в учреждении, другой выдается на руки работнику.

Когда работодатель предусматривает материальную ответственность работника только отдельным пунктом заключаемого с ним трудового договора, в случае возникновения факта нанесения ущерба он будет не вправе предъявить работнику к возмещению всю сумму ущерба, так как наличие соответствующего письменного договора является одним из главных условий для наступления материальной ответственности.

Согласно ст. 244 ТК РФ оформить договор о материальной ответственности можно только с работниками, которые достигли восемнадцати лет и непосредственно обслуживают или используют денежные, товарные ценности или иное имущество учреждения. Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми могут заключаться договоры материальной ответственности, утвержден Постановлением Минтруда России N 85 <1>.

В частности, к таковым относятся кассиры, а также другие работники, выполняющие обязанности кассиров (контролеров), руководители учреждений общественного питания, заведующие и другие руководители складов, кладовщики, кастелянши, лаборанты, методисты кафедр, деканатов, заведующие секторами библиотек и так далее.

Перед заключением договора работника следует ознакомить под роспись с документами, за нарушение требований которых он должен понести материальную ответственность. Например, кассира следует ознакомить с его должностными обязанностями и Порядком ведения кассовых операций, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40.

Из всего вышесказанного можно сделать вывод: если работодатель хочет заключить договор о материальной ответственности с работником, то он должен проверить, соответствует ли его желание рассмотренным выше условиям, то есть:

  • состоит ли работник в трудовых отношениях с учреждением;
  • достиг ли он 18-летнего возраста;
  • имеет ли работник непосредственное отношение к обслуживанию, хранению, отпуску, обработке или применению в процессе производства вверенных ему материальных ценностей или хранению и обслуживанию денежных средств;
  • содержится ли должность работника или выполняемая им работа в Перечне должностей и работ.

Если договор о полной материальной ответственности заключен с лицом, не поименованным в Перечне должностей и работ, такой договор не имеет юридической силы (недействителен). Поэтому в случае причинения ущерба работник может быть привлечен лишь к ограниченной материальной ответственности, то есть он обязан возместить работодателю причиненный ущерб в размере нанесенных убытков, но не выше своего среднемесячного заработка.

Если Перечнем должностей и работ с определенным лицом предусмотрено заключение договора о материальной ответственности, но учреждение по каким-либо причинам его не заключило или заключило не в письменной, а в устной форме, тогда работник при обнаружении недостачи может быть также привлечен лишь к ограниченной материальной ответственности.

Форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности приведена в Постановлении Минтруда России N 85. Она является типовой, поэтому в нее можно вносить дополнения и изменения в зависимости от специфики деятельности учреждения.

Из содержания Типовой формы договора о полной индивидуальной материальной ответственности (Приложение 2 к Постановлению Минтруда России N 85) вытекает, что этот договор заключается с работником, замещающим конкретную должность или выполняющим конкретную работу из числа поименованных в Перечне должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества.

В договоре должны быть перечислены непосредственные обязанности работника, возлагаемые на него в связи с принятием полной материальной ответственности за недостачу вверенного ему работодателем имущества, а также за ущерб. В нем также следует указать обязанности работодателя по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, включая его обязанности по созданию работнику условий, необходимых для нормальной работы и обеспечения полной сохранности соответствующего имущества.

Срок действия заключенного договора распространяется на все время работы с вверенным работнику имуществом работодателя. В случае перевода работника с одной должности, подпадающей под названный выше Перечень, на другую должность, также предусмотренную этим Перечнем, договор о полной индивидуальной материальной ответственности с работником должен быть перезаключен, поскольку при переводе изменяется трудовая функция работника, а следовательно, круг его обязанностей по обеспечению сохранности вверенного ему имущества, а также объем такого имущества.

Ниже приведен образец заполнения договора о материальной ответственности.

https://www.youtube.com/watch{q}v=cYoXwscZf7M

Приём на работу и назначение материально ответственных лиц немаловажный процесс, который следует правильно организовывать и документировать. Соблюдение требований законодательства по данному вопросу поможет избежать фирме ненужных проблем.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юрист онлайн
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector