Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 322-06-74 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 407-24-18 (бесплатно)

Кто имеет право подписи на приказах

Содержание
  1. Какие акты определяют, кто подписывает приказ об увольнении генерального директора ООО?
  2. Подписывает И.О.
  3. Кто имеет право подписи первичных документов
  4. Приказы по основной деятельности
  5. Предоставление права подписи на документах
  6. Согласование и регистрация приказов
  7. Право подписи первичных документов: приказ или доверенность
  8. Какие акты определяют, кто подписывает приказ об увольнении генерального директора ООО?
  9. Подписывает И.О.
  10. Полномочия по подписанию документов
  11. Как оформляется реквизит «подпись»
  12. Приказы в организации: виды и особенности оформления
  13. Виды приказов в организации
  14. Регламентация создания приказов
  15. Бланк и реквизиты приказа
  16. Наименование организации
  17. Наименование вида документа
  18. Место составления документа
  19. Заголовок к тексту
  20. Текст приказа
  21. Оформление приложений
  22. Отметка об исполнителе
  23. Согласование приказа
  24. Смотрите еще:
  25. Приказы в организации: виды и особенности оформления
  26. Регламентация создания приказов
  27. Бланк и реквизиты приказа
  28. Наименование организации
  29. Наименование вида документа
  30. Место составления документа
  31. Заголовок к тексту
  32. Текст приказа
  33. Оформление приложений
  34. Отметка об исполнителе
  35. Согласование приказа
  36. Смотрите еще:
  37. Как оформляется реквизит «подпись»
  38. Элементы подписи
  39. ИОФ или ФИО?
  40. Печать на подписи

Какие акты определяют, кто подписывает приказ об увольнении генерального директора ООО?

Если лицо, обладающее абсолютным правом подписи, по какой-либо причине отсутствует на своем рабочем месте в момент необходимости подписи, такой вариант следует предусмотреть заранее. Возможны несколько способов разрешить такую ситуацию:

  1. Предусмотреть в учредительных документах возможность подписи для заместителя директора или другого должностного лица.
  2. Выдать доверенность на подпись уполномоченному лицу (можно сделать это сразу на длительный срок, например, на год).
  3. Издать приказ или распоряжение на право подписать конкретный документ (единоразовый вариант).
  4. Использовать факсимильный вариант подписи в случаях, когда это не противоречит законодательству.

Подписывает И.О.

Если документ подписывает временно исполняющий обязанности директора или его заместитель, право подписи делегируется ему на основании вышеперечисленных документов. При этом в самой подписи указание на «и.о» ставить не нужно, по правилам ГОСТа требуется только наименование должности, которая у сотрудника, временно взявшего на себя обязанности руководства, осталась прежней. Ее и нужно указать при визировании документа. Недопустимо также применение косой черты и употреблении предлога «за» перед подписью.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Документы, подписанные исполняющим обязанности с нарушением оформления данного реквизита (с буквами «и.о», слэша или предлога «за») невозможно заверить нотариально, они могут быть оспорены судебным порядком.

Если в бланке на месте, предназначенном для подписи, стоит должность директора, а подписывает и.о., то нужно зачеркнуть напечатанную фразу и вписать наименование реальной должности подписывающего. Так же следует поступить, если напечатана фамилия и инициалы отсутствующего руководителя. Исправления делаются в рукописной форме.

Оттиск-образец подписи, который так легко передать любому сотруднику и потому очень удобно использовать, можно оставлять далеко не на всех документах. Законные основания запрещают ставить такую подпись, которая не требует «живого» участия уполномоченного лица, на следующих документах:

  • связанных с банковскими расчетами;
  • различных ведомостях;
  • кадровых бумагах;
  • декларациях;
  • счетах-фактурах;
  • кассовых документах;
  • договорах, которые нужно регистрировать;
  • доверенностях.

Можно оставлять факсимильную подпись при обмене документами в рамках одного договора, если:

  • в договоре, подписанном обычным образом, предусмотрена такая возможность;
  • между партнерами действует соглашение о применении клише-факсимиле.

Кто имеет право подписи на приказах

Такими бумагами могут быть коммерческие предложения, письма, акты, спецификации и т.п.

  1. Проверьте полномочия вашего контрагента на подпись, особенно если это ваш первый опыт письменного сотрудничества.
  2. Уточните не только личность подписанта и достоверность уполномочивающего документа, но и его сроки действия.
  3. Если документ состоит из нескольких страниц, то подписывать следует каждый лист, а не только конец документа. Можно прошить документ и скрепить подписью каждое место прошивки.
  4. В учредительных документах нужно предусмотреть порядок уведомления партнеров о передаче полномочий подписи руководством другим лицам.

Ответственность за право подписи Лицу, наделенному правом подписи нужно помнить, что он лично несет ответственность за подписание документов. Если он подпишет документы, которые будут свидетельствовать о незаконных действиях, то в отношении него могут быть применены различного рода санкции, в том числе и уголовного характера.

Это следует понимать при подписи договоров, на крупные суммы денежных средств. Но и руководитель организации несет риск при наделении полномочий того или иного лица.

Если в течение месяца он отсутствовал, а за это время подписано много документов. Если в дальнейшем возникнут сложности с исполнением взятых на себя обязательств, то отвечать будет сам руководитель. Если у вас возникнут сложности с оформлением приказа, либо доверенности, наши специалисты помогут разобраться в сложившейся ситуации. Подберут решение, которое устроит вас и вашу компанию.

Заместитель руководителя по административно-хозяйственной деятельности — руководство отделом материально-технического и хозяйственного обеспечения, организация работы транспорта, эксплуатация здания. 2. Заместители руководителя наделяются правом вести переписку на бланке агентства по вопросам их компетенции. 3.

На период временного отсутствия заместителей руководителя вопросы исполнения их обязанностей в каждом конкретном случае решаются руководителем. Руководитель В. В. Уйба Библиографический список 1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». М.: ИПК «Издательство стандартов», 2003.

2. Янковая В. Ф. Подпись на документе // Секретарь-референт. 2007. N 5. А.

Важно

Подписи лиц, владеющих правом подписи первичных документов, могут заменяться паролем либо иным вариантом авторизации, который дозволяет недвусмысленно идентифицировать подпись конкретного лица. Это особенно целесообразно при составлении машиночитаемой первичной документации.

Кто утверждает перечень лиц ФЗ «О бухгалтерском учете» гласит, что перечень лиц, имеющих правом подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации после процедуры согласования с главным бухгалтером. В то же время лица, обладающие правом на подпись первичных документов, могут уполномочиваться Уставом, приказом или доверенностью.

Инфо

Например, Приложение к учетной политике может наделить правом подписи одного из учредителей. Важно заранее предусмотреть ситуацию отсутствия главных ответственных лиц.

Например, могут отсутствовать одновременно и руководящее лицо, и главный бухгалтер.

Основные документы, подлежащие подписанию заместителем директора по экономике и бизнесу Костромского филиала ООО «РОСИНКА» Нефедовым Е.Н.:

  • договоры по хозяйственной деятельности, в том числе на обеспечение мебелью;
  • договоры поставки;
  • договоры транспортного обслуживания;
  • договоры на техническое обслуживание служебных автомобилей;
  • договоры на ремонт помещений, занимаемых ООО «РОСИНКА»;
  • дополнительные соглашения ко всем указанным договорам и соглашениям, в том числе об их расторжении, а также подписывать акты приема-передачи и иные документы, связанные с исполнением, оформлением и регистрацией этих договоров и соглашений.

Образец N 4 Приказ о разграничении полномочий различных подписантов,обладающих правом первой, второй подписии правом визирования ООО «БРИГАНТИНА» ПРИКАЗ г.

Определить, что при отсутствии одного из должностных лиц, указанных в п. 1 настоящего приказа, его полномочия в части подписания осуществляет оставшееся должностное лицо. 3. Подписание перечисленных в Приложении N 1 к приказу основных документов указанным должностным лицам производить в строгом соответствии с объемом полномочий и порядком принятия решения об их подписании, установленными Уставом ООО «РОСИНКА» и выданными им доверенностями.4.

Секретарю-делопроизводителю Савушкиной И.Н. ознакомить указанных в приказе должностных лиц с настоящим приказом, произвести рассылку приказа всем сотрудникам Костромского филиала ООО «РОСИНКА» для сведения. 5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой. Директор Костромского филиалаООО «РОСИНКА» Саюров Д.Г. СаюровСогласовано:Главный юрисконсульт Иванова А.К. А.К.

Внимание
Как удостоверить право подписи первичных документов – приказом или доверенностью Главный критерий разграничения приказа на право подписи первичных документов и доверенности в данном случае заключается в том, что действие документа первого вида распространяется только на сотрудников хозяйствующего субъекта, второго – на любых лиц, указанных в документе. Составление приказов и доверенностей регулируется разными отраслями права – соответственно, трудовым и гражданским. Выбор приказа в качестве нормативного акта, удостоверяющего передачу права на подпись первички, будет оптимальным в тех случаях, если предполагается подписание только внутренних документов.

При этом совершенно незачем (прежде всего, с точки зрения безопасности передачи корпоративной информации) наделять лишними полномочиями сторонних лиц.

Важно
Арбитражная практика на этот счет противоречива. Так, например, судьи ВАС РФ в определении от 12 сентября 2011 г. № ВАС-12001/11 подчеркнули, что глава 21 Налогового кодекса РФ не уточняет, как именно подписывать счета-фактуры. А значит, допускаются факсимильные подписи. В то же время есть и арбитражная практика в пользу налоговиков. Причем некоторые судьи рассматривают факсимильные подписи как признак того, что покупатель при выборе поставщика не проявил осмотрительности.

И потому инспекторы обоснованно сняли расходы. Такой вывод содержит постановление ФАС Северо-Западного округа от 14 сентября 2010 г. № А66-9259/2009. Как добиться от поставщиков новых документов Если вы попросите об изменениях устно, не факт, что бухгалтерия контрагента сразу же выпишет новые бумаги. Поэтому направьте поставщику письмо с просьбой поскорее переделать первичные документы и счета-фактуры.

На этот случай должен быть заранее готов приказ, определяющий ответственных лиц при необходимости подписания первичных документов. Нужна ли доверенность Частичное делегирование полномочий в вопросе подписания первичных документов являет собой весьма удобный инструмент. Таковой помогает оптимизировать и улучшить рабочий процесс, даже в отсутствие руководителя.

Доверенность выдаваться может на срок не дольше трех лет. При отсутствии даты завершения срока действия, таковым почитается один год с даты составления документа. Форма доверенности без указания даты создания, признается ничтожной (ст.186 п.1 ГК РФ).

Не забудьте указать, с какими налоговыми рисками может столкнуться ваша компания, если документы останутся в первоначальном виде. Как построить работу с постоянными поставщиками Наверняка у вашей компании есть постоянные поставщики, с которыми приходится часто обмениваться первичными документами и счетами-фактурами.

Тогда можно обезопасить себя от проблем с подписями, закрепив особые условия в договорах с такими продавцами. Это нужно для того, чтобы не просить каждый раз у поставщиков доверенности или приказы с перечнем сотрудников, уполномоченных подписывать первичные документы и счета-фактуры. Внесите в договор пункт о том, кто будет от поставщика подписывать первичные документы и счета-фактуры. Скажем, счета-фактуры визируют только генеральный директор и главбух. А транспортные накладные — водители, кладовщик.

  • Юсипова Е.Г. | заместитель начальника правового управления, начальник договорного отдела фармацевтической компании, член Гильдии Управляющих Документацией
  • Кто имеет право подписи первичных документов

    К СВЕДЕНИЮ! Если подписываются члены комиссии, то указывать нужно не их фактические должности, а их роль в составе комиссии («Председатель», «Член комиссии»). А вот располагать их требуется в порядке субординации.

    Важно

    ИОФ или ФИО? Порядок размещения инициалов – перед или после фамилии – определен Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст и Унифицированной системой организационно-распорядительной документации «Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003». Согласно этим нормативным актам, инициалы после фамилии ставятся в следующих случаях:

    • при адресовании документа физическому лицу (например, Королевой А.П.);
    • при декларировании или накладывании резолюции при указании исполнителя (например, «Поручение возлагается на Романова И.И.»).

    Если подпись является реквизитом, то инициалы помещаются перед фамилией.

    Следует учитывать, что должностное положение поименованных в приказе лиц предполагает в силу требований закона и устава предприятия предварительное получение соответствующего распорядительного акта от уполномоченного органа предприятия на совершение некоторых действий (например, на заключение кредитного договора).

    Приказ указанные аспекты не охватывает в силу их регулирования иными актами. Из всех представленных вариантов фиксации разграничения полномочий равно- и разноуполномоченных подписантов каждое предприятие вправе выбрать для себя любой удобный для него способ или разработать свой, не указанный среди представленных способов. Июнь 2015 г.

    • Темы:

    • Документооборот
    • Кадровое делопроизводство
    • Делопроизводство в бухгалтерии

    Право подписи первичных документов может быть передано должностным или физическим лицам на основании приказа или доверенности. Делегирование полномочий на право подписи первичных учетных документов позволяет рациональным образом распределить обязанности между сотрудниками предприятия, а его руководству — сократить временные затраты на подписание некоторых второстепенных документов бухгалтерского и кадрового учета. В статье рассказывается о порядке, в котором осуществляется передача права подписи первичных документов предприятия.

    В соответствии с утвержденными положениями о соответствующих подразделениях и должностными инструкциями предоставить начальникам структурных подразделений подписание исключительно только документов внутреннего использования, исходящих от подразделения. 6. Во исполнение п. 2.2.6 Инструкции по делопроизводству при подготовке документов до их подписания исполнительным директором или коммерческим директором в обязательном порядке визировать исполнителем и заинтересованными структурными подразделениями.

    Приказы по основной деятельности

    Бланки и реквизиты

    Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений.

    название вида документа (ПРИКАЗ);

    Кто имеет право подписи на приказах

    заголовок к тексту;

    Оформление основной части приказа

    Подготовка приказа основывается на детальном и всестороннем изучении вопроса, поскольку содержащиеся в приказах поручения должны быть конкретными и реальными, они должны быть обеспечены достаточными материально-техническими и финансовыми средствами, чтобы исключить в дальнейшем необходимость корректировать или отменять принятые решения в связи с их неполнотой или недоработкой.

    Заголовок к приказу должен формулироваться четко и по возможности кратко, выражая основное содержание документа.

    · Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, отделяемых друг от друга словом «приказываю». В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий.

    Констатирующая часть может отсутствовать, если действия распорядительной части не нуждаются в обосновании.

    Констатирующая часть приказа отделяется от распорядительной словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое может печататься прописными буквами без разрядки с новой строки с абзацем или строчными буквами в разрядку с новой строки без абзаца (п р и к а з ы в а ю), как это установлено в федеральных органах исполнительной власти [1] .

    · наименование исполнителя или исполнителей (должность, инициалы, фамилия или наименование организации или подразделения);

    · срок выполнения поручения.

    Срок исполнения в пунктах и подпунктах распорядительной части приказа не указывается, если действия носят регулярный или нормативный характер и их выполнение предписывается на весь период действия данного приказа.

    Исполнителем в приказе может быть одно или несколько подразделений организации, подведомственных организаций, должностных лиц. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Исполнитель, названный первым, является ответственным исполнителем поручения.

    При наличии промежуточных сроков выполнения или при разбивке поручения на задания каждое из них оформляется отдельным подпунктом. Пункт или подпункт приказа должен содержать только одно задание с одним сроком исполнения, поскольку контроль исполнения приказов ведется по каждому поручению отдельно.

    Последний пункт приказа – пункт о контроле, в нем указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.

    Пункты и подпункты распорядительной части приказа нумеруются арабскими цифрами.

    Оформление приложений к приказу

    …(приложение) – если приложение одно;

    . (приложение 1) . (приложение 2) – если приложений несколько.

    На документе, являющемся приложением, в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» с указанием, к какому приказу или пункту приказа оно относится.

    Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: . (приложение), а на приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа.

    Кто имеет право подписи на приказах

    Отметку о приложении можно оформлять центрованным способом или выравнивать строки по левому краю.

    Визирование и подпись

    До представления на подпись приказ визируется всеми заинтересованными должностными лицами, юристом и заместителями руководителя организации. Если у работника, визирующего приказ, имеются возражения, дополнения, они излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту документа, а виза дополняется фразой «Имеются замечания» или «Замечания прилагаются». Замечания редакционного характера можно вносить непосредственно в представленный проект документа.

    Если при согласовании были высказаны существенные замечания и дополнения, приказ дорабатывается исполнителем и проводится его повторное согласование. Если при согласовании вносятся редакционные уточнения, не изменяющие сути документа, повторное согласование не требуется.

    После окончательного оформления приказа до его представления на подпись руководителю приказ должен быть завизирован всеми заинтересованными лицами. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа приказа или на отдельном листе согласования, который прикладывается к приказу, составляя его неотъемлемую часть. Виза включает: должность работника, его подпись, инициалы, фамилию и дату.

    Кто имеет право подписи на приказах

    Под визами проставляется отметка об исполнителе, состоящая из фамилии исполнителя (составителя проекта) и номера его служебного телефона. На оборотной стороне приказа, в нижней части листа, может оформляться отметка о рассылке приказа с указанием структурных подразделений или их руководителей. Сведения о рассылке приказа могут оформляться на отдельном листе – списке (указателе, листе) рассылки.

    ЕслиПодписываются приказы руководителем организации. Подпись в приказе оформляется так же, как в любом другом документе, оформляемом на бланке. Подписывается только один экземпляр приказа (за исключением совместных приказов). Подпись руководителя на приказе печатью не заверяется.

    Первый экземпляр приказа после регистрации подшивается в дело с приказами по основной деятельности организации. Регистрироваться приказы должны в день их подписания, в противном случае у исполнителей могут возникнуть проблемы с исполнением приказа, особенно если срок исполнения небольшой.

    После подписания и регистрации с приказа снимаются копии и рассылаются всем исполнителям. Для рассылки приказов может использоваться электронная почта. Если копии приказа выдаются для представления в другие организации, они заверяются с помощью реквизита «Отметка о заверении копии».

    [1] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Росархива от 27.11.2000 № 68).

    Предоставление права подписи на документах

    При отсутствии ответственного лица, правом подписи документов наделяется выполняющее его обязанности лицо либо заместитель ответственного работника. В такой ситуации обязательно указание действительной должности и фамилии индивида, подписавшего документ. Число лиц, имеющих право подписывать первичную документацию, должно быть минимальным. Так документы, сопутствующие оформлению операций с финансами обязательно подписываться должны руководителем организации и главным бухгалтером.

    Кто имеет право подписи на приказах

    При отсутствии оных подписывают бумаги второстепенные должностные лица — заместители. Образец подписей ответственных лиц и их заместителей должен быть заверен нотариусом в специальной карточке. Таковая предъявляется в банк, обслуживающий организацию.

    Согласование и регистрация приказов

    Будет очень хорошо, если порядок согласования приказов прописан в инструкции по делопроизводству организации. Необходимо обязательно проводить согласование приказов с проставлением виз.

  • кто готовит приказ,
  • кому даются поручения – еще на стадии подготовки надо заложить рациональную систему исполнения с реалистичным сроком, чтобы в дальнейшем не вносить изменения,
  • юридической службы,
  • службы делопроизводства – визирует в последнюю очередь, чтобы проверить правильность оформления приказа,
  • главный бухгалтер – приказы по финансовым вопросам,
  • прочие заинтересованные – если необходимо.
  • Визы можно проставлять на обороте последнего листа приказа или на листе согласования. Виза обязательно должна содержать расшифровку должности, фамилию с инициалами и дату (про дату не забывать).

    Лучше предпочесть последний вариант согласования – на отдельном листе. Когда приходится приказ переделывать, то визы не всегда надо повторно собирать. В нашей организации, например, визирующие очень любят добавлять какую-нибудь мелочь от себя. Пустячок, а им приятно, но только приказ-то надо распечатывать заново.

    Итак, проект приказа может визироваться с отметкой «с замечаниями». Эти самые замечания оформляются на отдельном листе в произвольной форме. И они должны учитываться при доработке проекта приказа.

    В случае наличия замечаний принципиального характера, проект приказа необходимо перепечатать и согласовать вновь (собрать все подписи заново). Так что стоит подумать какую визу труднее всего получить и начинать согласование с этого человека.

    Если присутствуют замечания только редакционного характера, то проект приказа переоформляют, но визы согласования не проставляют повторно.

    После получения всех необходимых виз на отдельном листе согласования, на обратной (чистой) его стороне распечатывается последняя (или единственная) страница приказа. Смысл в том, чтобы подписи согласования оказались на обороте приказа после удовлетворения всех пожеланий. Так поступают в федеральных органах власти, у них там очень много визирующих. И таким образом они уменьшают вероятность повторного визирования в процессе согласования в случае переоформления приказа (иногда неоднократного).

    Когда согласование приказа завершено – время его подписывать.

    Приказы по основной деятельности должен подписывать только руководитель организации. Либо лицо, которому официально предоставлено такое право, например, приказом о распределении полномочий (или допускается отдельным приказом), зафиксировано в должностной инструкции. В случае его временного отсутствия (отпуск, командировка и т.д.

    После подписания приказа в него нельзя вносить какие-либо изменения. Хотя в нашей организации иногда (действительно очень редко) переделывали приказ задним числом.

    Только после подписания приказы регистрируются (принято в этот же день) службой делопроизводства по порядку номеров с указанием даты. Каждый год нумерация опять начинается с единицы, хотя сам журнал регистрации приказов может вестись несколько лет.

    Это важно: регистрация приказов по основной деятельности осуществляется отдельно от распоряжений, а также отдельно от приказов по административно-хозяйственным вопросам и по личному составу. В основном это обусловлено различными сроками хранения.

    Предлагаем ознакомиться:  Узнать когда был построен дом

    Приказы по основной деятельности имеют постоянный срок хранения. В организациях, которые не будут передавать свои документы на государственное хранение – подразумевается до ликвидации. Остальные перечисленные категории приказов имеют временные сроки хранения – 5 лет или 75 лет в зависимости от их вида. Сейчас не будем об этом подробно.

    Регистрацию приказов можно проводить в электронном виде. Этой же цели может служить журнал регистрации приказов – образец его приведен ниже. Если нравится, то назовите книга регистрации приказов. В двух последних случаях имеется в виду регистрация на бумажных носителях.

    База данных регистрации приказов по основной деятельности имеет постоянный срок хранения вне зависимости от выбранного названия. Выберите естественно что-то одно. Если регистрация ведется в электронной базе, то вовсе не обязательно (даже и не нужно) ее дублировать на бумаге.

    Кто имеет право подписи на приказах

    Не существует единого образца журнала регистрации приказов, сама форма не регламентируется никакими нормативно-методическими документами. Поэтому допускается добавить нужные графы или убрать, по вашему мнению, лишние.

    Часто в организации возникают вопросы, что делать, если необходимо приказ зарегистрировать задним числом. Понятно, что не положено, но если очень нужно… Можно попробовать оставлять пустые резервные номера в разумных пределах. Но учитывайте, что пропущенные номера в журнале регистрации приказов не есть хорошо.

    Иногда регистрируют приказ под уже существующим номером с добавлением литеры (выглядит № 5а). Двойные номера в журнале регистрации приказов тоже не есть хорошо. В общем, существует маленький простор для маневра.

    Конец краткого ликбеза на данную тему. Если будут вопросы по порядку согласования или регистрации приказов, то задавайте в комментариях.

    Право подписи первичных документов: приказ или доверенность

    Согласно ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402, каждый факт хозяйственной жизни предприятия подлежит оформлению первичным учетным документом. К первичке относятся любые бумаги, касающиеся бухгалтерского и налогового учетов:

    • счета-фактуры;
    • платежные поручения;
    • акты;
    • выписки;
    • справки;
    • товарные накладные и т. д.

    Обратимся к мнению Минфина России, высказанного по этому поводу в Информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012. Согласно ему, руководитель каждой организации должен определить перечень лиц, которым будет предоставлена возможность заверения первичных учетных документов.

    Выделяют право первой и второй подписи. Первая принадлежит руководителю. Чтобы наделить таким правом, используется образец приказа о праве первой подписи. Вторая принадлежит главбуху организации. При необходимости директор предприятия определяет, кому следует делегировать заверение тех или иных бумаг.

    В основном оно предоставляется сотрудникам, которым по долгу службы приходится часто работать с первичкой: руководители обособленных подразделений и филиалов, работники бухгалтерии, сотрудники экономических отделов и т. д. Третьим лицам, не имеющим отношения к фирме, возможность подписания бумаг не предоставляется.

    При необходимости делегировать полномочия руководитель решает, каким образом предоставить своему сотруднику право подписи. Сделать это можно двумя путями:

    • при помощи доверенности на подписание первички;
    • утверждением специального распоряжения.

    Теперь разберемся, в каких случаях нужно составлять доверенность, а в каких — издавать приказ.

    Уместна в тех случаях, когда бумаги подписываются не только внутри предприятия, но и в других местах. Например, при получении водителем-экспедитором груза со склада организации-партнера или при получении бухгалтером банковской выписки и т. п.

    Внимание

    То есть в каждом первичном документе наличествовать должна личная подпись ответственного за проведение операции лица. Согласно Приказу Министерства Финансов РФ №34н от 29.07.1998 все документы, сопровождающие оформление хозяйственных операций с материальными активами, должны подписываться руководителем организации и главным бухгалтером либо полномочными лицами.

    Согласно Инструкции ЦентроБанка России №28-И от 14.09.2006 (п.7.5, п.7.6) первостепенное право подписи первичных учетных документов предоставлено должностным лицам, представляющим единоличную исполнительную власть. Также наделяться правом первой подписи могут и другие лица. Основанием становится доверенность, выданная в законодательно установленном порядке. Право второй подписи возлагается на бухгалтера, ответственного за ведение бухучета.

    Доверенность – это письменный документ, которым делегируются те или иные полномочия. В нашем случае, это передача права ставить свою подпись. Такую доверенность на право подписи может выдать только то лицо, которое обладает этим правом безоговорочно по учредительным данным, то есть, чаще всего, представитель руководства.

    Формат доверенности и формат подписываемого документа должен совпадать. Например, если по доверенности будет подписана сделка, требующая заверения у нотариуса, то доверенность также должна быть нотариально удостоверена.

    Если точно следовать правилам, то в документе обязательно должно быть указание на право подписанта выступать от имени организации: подпись на основании учредительных документов, приказа или распоряжения руководства, доверенности.

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если доверенность выдается от имени юридического лица, то выдавать ее должен директор либо другое лицо, указанное в учредительных документах.

    Новым же Законом ни утверждение перечня, ни его согласование с кем-либо не предусмотрено. В то же время, по мнению Минфина, руководитель компании по-прежнему должен определять перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов. Подтверждать полномочия на подписание документов может один из следующих документов:

    • внутренний распорядительный документ по организации (подписанный руководителем приказ или утвержденное им положение о праве подписи на документах);
    • доверенность от имени организации, оформленная в соответствии с требованиями Гражданского кодекса, то есть опять-таки подписанная руководителем.

    В чем разница между доверенностью и приказом? Приказ на право подписания документов от имени организации оформляется на конкретных должностных лиц, работающих в компании, и действует в течение всего срока трудовых отношений с этими работниками.

    Какие акты определяют, кто подписывает приказ об увольнении генерального директора ООО?

    Еще один важный источник правового регулирования в этой области — закон «Об обществах…» от 08.02.1998 № 14-ФЗ, который определяет полномочия генерального директора как исполнительного органа общества и дает ему право на подписание приказов, определяющих трудовые отношения с сотрудниками.

  • представительство интересов организации;
  • выдачу доверенностей на представительство интересов организации, в том числе предполагающих передоверие;
  • совершение сделок от имени общества;
  • издание приказов о приеме на работу, переводе и увольнении сотрудников, применении мер дисциплинарного взыскания или поощрения и т. п.
  • Закон не содержит исключений из списка сотрудников, приказы об увольнении которых подписывает генеральный директор. Следовательно, приказ о своем увольнении он также подписывает сам, как бы парадоксально это ни выглядело.

    Еще одно основание для такого вывода дает ТК РФ, который определяет, что день увольнения считается последним рабочим днем сотрудника. Это правило распространяется и на генерального директора. Все полномочия руководителя сохраняются за ним вплоть до расторжения трудового договора. Это значит, что приказ о своем увольнении, составленный в последний рабочий день или ранее, директор вправе подписать самостоятельно.

    Этой же позиции придерживается и Роструд в своем письме «О порядке увольнения генерального директора…» от 11.03.2009 № 1143-ТЗ. В нем отмечены необходимость заключения трудового договора с генеральным директором как единоличным исполнительным органом организации и его право издания приказов касательно трудовых отношений, в том числе в отношении самого себя.

    Существует 3 варианта передачи права подписи и решения проблемы до ее возникновения:

    1. Выдача доверенности, дающей право подписи документов, устанавливающих и прекращающих трудовые отношения с работниками. Действующий генеральный директор, в соответствии с ч. 3 ст. 40 закона № 14-ФЗ, вправе совершать такие действия.
    2. Издание соответствующего приказа. Как локальный нормативно-правовой акт приказ распространяется только на коллектив предприятия, поэтому право подписи в таком случае передается только другому работнику организации (в отличие от доверенности на право представления интересов компании, которая в силу указанной нормы может быть выдана любому лицу, в том числе не являющемуся ее сотрудником).
    3. Внесение изменений, предусматривающих право подписи кадровых документов, в должностную инструкцию одного или нескольких работников организации.

    Обращаем внимание на то, что издание таких документов (приказов, доверенностей) не лишает права подписи самого генерального директора. Более того, он вправе в любой момент отозвать их или изменить содержание.

  • дата и место выдачи документа;
  • номер доверенности;
  • наименование предприятия;
  • личные данные доверителя и лица, которое принимает полномочия.
  • Заверяется доверенность печатью организации (при наличии) и подписью генерального директора.

    Аналогичное содержание имеет и приказ по предприятию, за исключением указания места его составления.

    Если же таких документов нет, а директор не в состоянии подписать документ, собрание учредителей общества вправе назначить того, кто выполнит эти функции.

    Подписывает И.О.

    Полномочия по подписанию документов

    Кроме того, закон не воспрещает наделить особыми полномочиями на свершение каких-либо деяний физическое лицо. Любой человек может получить право подписи первичной документации при наличии доверенности от уполномоченного лица организации.

    Внимание

    Доверенность от имени организации выдается после заверения ее подписью главного руководителя и печатью организации (ст.185 п.5 ГК РФ). Нотариального подтверждения такая доверенность не требует.

    Кто может подписывать за ИП Налоговое законодательство не содержит нормы, позволяющей ИП делегировать свои полномочия на подпись первичных документов иным лицам. Все первичные документы индивидуальный предприниматель обязан подписывать сам. Если документы подписаны разными лицами на то неуполномоченными, они не могут приниматься к учету. Более того, налоговые органы могут счесть это нарушением законодательства и привлечь ИП к ответственности по ст.120 НК.

    Оптимальным решением данного вопроса будет фиксация разграничения полномочий в локальном нормативном акте предприятия. Например, в инструкции по делопроизводству. Работодателю останется лишь знакомить с данным локальным актом каждого работника предприятия. Однако такой документ, как показывает практика, формируется далеко не во всех предприятиях, организациях и учреждениях.

    Поэтому такой вариант решения подходит не всем.Вариантом решения рассматриваемого вопроса является издание соответствующего приказа о разграничении полномочий конкретных должностных лиц. В зависимости от целей разграничения полномочий и количества должностных лиц, чьи полномочия разграничиваются, в качестве примера могут быть использованы образцы 3 или 4.

    Кто имеет право подписывать тот или иной документ, должно быть четко заявлено в соответствующих нормативных актах, в качестве которых могут выступать:

    • учредительные документы организации;
    • должностная инструкция;
    • локальные нормативные акты;
    • приказ;
    • распоряжение;
    • доверенность.

    Абсолютным правом подписи (без доверенности или других специальных обоснований) обладает руководитель, то есть директор либо председатель правления. Его данные обязательно содержатся в госреестре (ЕГРЮЛ или ЕГРИП).

    ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если руководитель при регистрации предприятия дает право подписи без доверенности наряду с собой другому лицу или лицам, эта информация также вносится в реестр.

    Подписывает И.О. Если документ подписывает временно исполняющий обязанности директора или его заместитель, право подписи делегируется ему на основании вышеперечисленных документов.

    Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2011, N 4 ПРАВО ПОДПИСИ ДОКУМЕНТОВ В процедуре подготовки документа подписание имеет особое значение. На практике при подписании документов нередко возникают ситуации, касающиеся права подписи, делегирования этого права другим должностным лицам и др.

    В большинстве случаев подпись на документе придает ему юридическую силу (исключение составляют документы, получающие юридическую силу после их утверждения, — правила, положения, инструкции, регламенты, штатное расписание, некоторые акты и др.). Порядок оформления подписи на документах установлен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

    Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» [1]. Стандарт содержит положения, затрагивающие вопросы внешнего оформления подписи.

    Как оформляется реквизит «подпись»

    Приказы издаются по основной деятельности и по личному составу. На предприятии приказ, как правило, подписывает руководитель. Поясним, на чем основываются его полномочия.

    Исполнительный орган юридического лица воплощает волю учредителей (участников), руководит текущей деятельностью организации. При этом он может быть как единоличным – генеральный директор (или директор) организации, так и коллегиальным – правление (или дирекция). Именно в уставе организации фиксируется, какими правами наделен генеральный директор и правление (если оно предусмотрено).

    См. образец оформления выписки из устава в Примере 1. Для рассматриваемой ситуации ключевой является фраза «7.4. Генеральный директор Общества: . издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками Общества». Такая формулировка означает, что подписывать приказ в организации может только ее генеральный директор.

    В уставе отражено право подписи приказов только гендиректором

    Делегирование права подписи приказов на постоянной основе

    Но приказ может подписать и другое должностное лицо, при этом тоже возможно несколько вариантов. Систематизируем их, указав, кто может подписать приказ за генерального директора предприятия и какими документами фиксируются эти полномочия:

    1. В крупных организациях при большом документообороте генеральный директор может делегировать право подписи всех приказов (но чаще – приказов по определенным направлениям деятельности) своим заместителям или руководителям подразделений:
      1. Обычно только гендиректор имеет право подписи приказов на основании устава (см. Пример 1), тогда делегирование этого права иным лицам на постоянной основе оформляется распорядительным документом 1 (образец такого документа показан в Примере 2). Предоставление права подписи отдельному лицу может быть оформлено «индивидуальным» приказом (как в Примере 2), но возможно составление и другого приказа – отражающего полномочия целого круга руководителей с описанием решаемых ими вопросов и перечнем документов, которые они могут подписывать;
      2. Реже, но все же встречаются случаи, когда распределение права подписи приказов на нескольких должностных лиц фиксируется сразу в уставе организации.
      3. В случае отсутствия генерального директора из-за временной нетрудоспособности, отпуска или командировки исполнение его обязанностей может быть возложено на конкретное должностное лицо на определенный период времени, т.е. на период отсутствия гендиректора:
        1. Встречаются уставы, в которых отражен данный механизм (см. возможную формулировку в Примере 3);
        2. Но чаще в уставах об этом ничего не говорится. Поэтому временное исполнение обязанностей отсутствующего гендиректора оформляют приказом. Его можно издать под конкретный случай (Пример 4) или делегировать полномочия гендиректора автоматически при каждом отсутствии гендиректора (Пример 5).
        3. Важно! Если делегируется подписание документа, который имеет «хождение» не только внутри организации, а должен представляться еще и третьим лицам, то дополнительно право подписи нужно будет подтвердить доверенностью. К подписанию приказов это обычно не относится. Чаще имеет отношение к письмам, договорам, налоговой отчетности и т.д. Более детально тему доверенностей мы рассмотрим в ближайших номерах журнала.

          Рассмотрим подробнее вариант № 2.1 – делегирование полномочий временно отсутствующего руководителя уставом.

          Отражение в уставе делегирования полномочий временно отсутствующего гендиректора

          На время отсутствия генерального директора по причине его отпуска, временной нетрудоспособности, командировки его обязанности исполняет заместитель генерального директора, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных на него обязанностей.

          В этом случае сотрудник становится исполняющим обязанности генерального директора, действуя на основании устава, и, соответственно, обладает всеми полномочиями последнего, в том числе правом подписи документов в пределах его компетенции. Доказать полномочия исполняющего обязанности генерального директора перед третьими лицами (контрагентами, контролирующими органами) можно следующими документами:

        4. нотариально заверенной копией устава или выпиской из него, где сказано, кто руководит юридическим лицом в отсутствие генерального директора;
        5. приказом о назначении соответствующего лица на должность заместителя генерального директора;
        6. документом, фиксирующим отсутствие гендиректора (больничный либо приказ о направлении в командировку, в отпуск).
        7. Если уставом будет закреплен такой порядок исполнения обязанностей генерального директора, то назначить исполняющим обязанности отсутствующего руководителя можно будет только то должностное лицо, которое указано в уставе. В нашем случае – это заместитель генерального директора.

          Теперь рассмотрим вариант № 2.2, когда делегирование полномочий временно отсутствующего руководителя оформляется приказом (в Примерах 4 и 5 показаны образцы таких приказов).

          В подобном случае для подтверждения полномочий исполняющего обязанности нужно будет предъявить:

        8. приказ об исполнении обязанностей генерального директора в связи с его командировкой, отпуском или временной нетрудо­способностью;
        9. если в этом приказе указано Ф.И.О. исполняющего обязанности, а не только его постоянная должность, то приказ о назначении на эту должность конкретного человека предъявлять не потребуется;
        10. документ, фиксирующий отсутствие гендиректора.
        11. Разовое делегирование полномочий отсутствующего руководителя

          Приказы в организации:
          виды и особенности оформления

        12. Кожанова Евгения | специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству
        13. Виды приказов в организации

          О бычно весь массив приказов организации принято разделять на два потока: по основной деятельности и по личному составу. За первые отвечает служба ДОУ, вторые, как зеницу ока, бережет отдел кадров. Помимо функционального назначения между этими видами приказов есть еще одно существенное различие, а именно – срок их хранения.

          Обратимся к Перечню типовых управленческих архивных документов (см. ниже по тексту его фрагмент со статьей 19; далее – Перечень 2010 года). И увидим, что приказы по основной деятельности хранятся постоянно, тогда как по личному составу, за редким исключением, 75 лет. И тут же обнаруживается, что Перечень выделяет третий вид приказов – по административно-хозяйственным вопросам, хранить которые предлагается в течение 5 лет.

          При этом ни один из российских нормативных актов по ДОУ не содержит информации, касающейся различий между приказами по основной деятельности и приказами по административно-хозяйственным вопросам. Приказы по личному составу тоже не всегда легко отделить от приказов по основной деятельности. У делопроизводителей возникает закономерный вопрос: к какой категории отнести тот или иной приказ? Ведь от этого зависят срок, место и условия хранения документа.

          Вновь обратимся к Перечню 2010 года. Его раздел 10 целиком посвящен административно-хозяйственным вопросам. Целесообразно определить круг тем соответствующих приказов на основе этого раздела.

          Перечень к ним относит:

        14. соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;
        15. эксплуатацию зданий, помещений;
        16. транспортное обслуживание, внутреннюю связь;
        17. обеспечение безопасности организации.
        18. При этом не стоит забывать, что первый пункт данного списка тесно связан с трудовыми отношениями с работниками. Так, если решено привлечь работника к дисциплинарной ответственности за нарушение упомянутых правил, то приказ об этом уже будет относиться к категории «по личному составу».

          Задача приказов по личному составу – отразить решения руководителя, касающиеся кадровой политики организации. Все приказы по трудовым отношениям с работником (работниками), являются приказами по личному составу, они отражают прием, перемещение и увольнение, поощрения и наказания, персональные данные и т.п.

          Обратите внимание на один важный момент:

        19. До 2013 года многие кадровые приказы составлялись по утвержденным Госкомстатом унифицированным формам (постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»). Если утвержденной формы не было, то такой приказ оформлялся в произвольной форме.
        20. Но с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению (за малым исключением). В этой ситуации унифицированные формы кадровых документов подпали под общий порядок и более не действуют. Многие организации, понимая, что специалисты по кадровому делопроизводству привыкли к используемым ранее формам, просто утвердили их для дальнейшего применения в своих организациях. Таким образом, данные формы продолжили свою легальную жизнь, только поменяли утверждающий документ в своей «шапке». Мы всем рекомендуем поступить аналогичным образом!
        21. См. статью «Как утвердить формы документов внутри организации?»

          А далее в статье речь пойдет только об оформлении приказов по общим правилам, сложившимся для организационно-распорядительных документов. По ней всегда составлялись приказы по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам. Эту форму в отношении кадровых приказов называли раньше «произвольной» (ведь часть из них и до 2013 года составлялась по ней).

          Перечислить тематику приказов по основной деятельности не представляется возможным: она слишком обширна и во многом зависит от специфики деятельности организации. Основные категории таких приказов и примеры к ним мы привели в Таблице 1.

          Основные категории приказов по основной деятельности и примеры к ним

          Таким образом, для определения вида приказа остается метод исключения: если документ составлен не по административно-хозяйственному вопросу и не документирует трудовые отношения с работником или группой работников, то он считается приказом по основной деятельности.

          Регламентация создания приказов

          Правила создания приказов на федеральном уровне описаны в документах:

        22. имеющих добровольный порядок применения:
          • ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
          • «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (далее – Методические рекомендации к ГОСТу Р 6.30-2003);
          • либо обязательных только для определенной категории организаций, в основном для госструктур, например:
            • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Рекомендации для органов исполнительной власти);
            • Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, утв. приказом ФТС от 18.10.2004 № 160 (далее – Инструкция ФТС).

          Однако никто не запрещает коммерческим компаниям пользоваться всеми этими документами, чтобы довести качество своих делопроизводственных процессов до должного уровня. На основе перечисленных документов рекомендуется составить собственные правила подготовки приказов и закрепить их в Инструкции по делопроизводству (см. Пример 1).

          В указанной нормативной базе содержится состав реквизитов приказа и правила их оформления. Рекомендации для органов исполнительной власти и Инструкция ФТС разъясняют также порядок подготовки совместных приказов.

          Фрагмент Инструкции по делопроизводству организации, посвященный созданию приказов

          5.1. Приказами оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым, административно-хозяйственным и другим вопросам внутренней работы ООО «Скала» (далее – Компания).

          5.2. Проекты приказов подготавливаются структурными подразделениями Компании как на основании указаний генерального директора, так и в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам подготавливает отдел кадров Компании на основании соответствующих представлений.

          5.3. Приказы подписываются генеральным директором Компании, а в его отсутствие – лицом, замещающим его. В случае инициативного представления проекта приказа он сопровождается справкой, которая содержит краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также информацию о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.

          5.4. Проекты приказов печатаются на бланках установленной формы (Приложение 1) в двух экземплярах.

          5.5. Приказ имеет следующие реквизиты: наименование организации; вид документа (ПРИКАЗ), дата, регистрационный номер, место составления (издания) документа, заголовок к тексту, текст, подпись должностного лица, визы согласования, отметка об исполнителе.

          5.5.1. Заголовок к тексту приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится.

          5.5.2. Текст приказа отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

          5.5.3. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

          В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.

          Преамбула отделяется от распорядительной части словом «приказываю», которое пишется с новой строки прописными буквами. После него ставится двоеточие.

          Распорядительная часть приказа содержит поручения с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения.

          Распорядительная часть приказа делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Один пункт должен соответствовать одному поручению. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения Компании или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части содержит сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль исполнения приказа.

          Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта начинается словами «Признать утратившим силу…».

          5.5.4. Визы включают должности визирующих лиц, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на обороте последнего листа приказа или на отдельном листе согласования (визирования).

          5.5.5. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия – от правой границы текстового поля.

          5.5.6. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и внутренний четырехзначный номер его телефона. Отметка об исполнителе располагается на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

          5.6. Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

          5.7. Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

          5.8. Приказ печатается шрифтом Times New Roman. Размер шрифта для всех реквизитов, кроме наименования организации и наименования вида документа, – 12. Наименования организации и вида документа набираются прописными буквами и выравниваются по центру; размер шрифта – 16, начертание – полужирное.

          5.9. На обороте последнего листа проекта приказа, представленного на согласование, проставляется виза исполнителя и руководителя структурного подразделения, которое разрабатывает данный проект.

          5.10. Все проекты приказов проходят юридическую (правовую) экспертизу в юридической службе Компании.

          5.11. Проекты приказов, затрагивающие финансовые правоотношения, подлежат согласованию с бухгалтерией Компании.

          5.12. Структурные подразделения рассматривают проекты приказов в течение двух рабочих дней, следующих за днем их поступления на правовую (юридическую) экспертизу или согласование.

          5.13. Возражения и замечания к проекту приказа излагаются на прилагаемой к проекту справке. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

          5.14. Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается.

          5.15. Ответственность за качественную подготовку проектов приказов, их правовую (юридическую) экспертизу и согласование несут руководители структурных подразделений Компании, которые разрабатывают проекты приказов.

          5.16. Контроль правильности оформления проектов приказов осуществляет канцелярия.

          5.17. Подписанные генеральным директором приказы направляются в канцелярию для регистрации. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, личному составу и административно-хозяйственным вопросам нумеруются отдельно с присвоением номерам буквенных индексов:

          ОД – приказы по основной деятельности,

          ЛС – приказы по личному составу,

          АХ – приказы по административно-хозяйственным вопросам.

          Буквенные индексы пишутся после порядкового номера приказа и отделяются от него косой чертой, например: 123/ОД.

          Датой приказа является дата его подписания.

          5.18. Один экземпляр приказа передается исполнителю. Второй остается в канцелярии и помещается в дело.

          5.19. Ответственность за составление указателя рассылки приказа всем заинтересованным лицам несет руководитель структурного подразделения, которое разработало проект приказа. Ответственность за ознакомление с приказом заинтересованных работников, согласно указателю рассылки, несет начальник канцелярии.

          Бланк и реквизиты приказа

          По расположению реквизитов бланк приказа может быть продольным или угловым (центрированным или флаговым). Подробно со всеми этими вариантами оформления мы разбирались в предыдущем номере журнала. А далее в этой статье будем придерживаться продольного расположения реквизитов, чтобы уделить больше внимания другим важным аспектам оформления.

          Варианты грамотного оформления различных видов бланков и правила работы с ними описаны в статье «Фирменный бланк организации по всем правилам делопроизводства»

          В Примере 2 показан бланк приказа, образец которого содержится в ГОСТе Р 6.30-2003 на рисунке Б.5.

          Бланк приказа по ГОСТу Р 6.30-2003

          В Примере 2 мы видим бланк приказа:

        23. в него входят следующие реквизиты:
          • наименование организации,
          • наименование вида документа,
          • место составления или издания документа;
          • здесь имеются отметки для проставления реквизитов «Дата документа» (слева) и «Регистрационный номер документа» (справа).
          • Кроме того, ни один приказ не обходится без следующих реквизитов:

          • заголовок к тексту;
          • текст документа;
          • подпись.
          • Реже в приказ вносятся:

          • эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
          • отметка о наличии приложения;
          • визы согласования документа;
          • отметка об исполнителе.
          • Наименование организации

            В бланке приказа указывается полное наименование организации (в т.ч. полностью организационно-правовая форма), а ниже в скобках – сокращенное наименование, если таковое имеется и закреплено в Уставе (в Примере 2 это аббревиатура «ВНИИДАД», в Примере 4 – ЗАО «СПК-Самара»).

            Если имеется вышестоящая организация (или приказ издается обособленным подразделением), то ее сокращенное (или полное, если нет сокращенного) наименование указывается над наименованием организации-автора (в Примере 2 это «РОСАРХИВ»). Желательно наименование вышестоящей организации и автора документа все-таки отделять друг от друга пустой строкой (как в Примере 4).

            При издании одного совместного приказа несколькими равнозначными организациями их наименования располагаются на одном уровне (Примеры 3 и 16). Если одна из организаций вышестоящая, то она указывается на приказе выше нижестоящей (Пример 17).

            Заполнение реквизита «Наименование организации» при издании совместного приказа равнозначными организациями

            Наименование вида документа

            Наименование вида документа (слово «ПРИКАЗ») принято писать по центру прописными буквами через 2–4 межстрочных интервала после наименования организации.

            Место составления документа

            Этот реквизит располагается ниже отметок для регистрационного номера и даты документа и используется в том случае, если в название организации не включено место ее расположения (сравните фрагменты, выделенные оранжевым в Примерах 4 и 5). Аналогичным образом данный реквизит опускается в письмах, т.к. место издания документа там детализируется в справочных данных организации (в виде ее полного адреса местонахождения, вплоть до дома или офиса).

            Буква «г.» перед названием города опускается только у Москвы и Санкт-Петербурга, т.к. они являются еще и субъектами РФ.

            Место составления документа следует из названия организации-автора

            Реквизит «Место составления документа» указывается самостоятельно

            Заголовок к тексту

            Заголовок к тексту документа должен отражать его содержание. Согласно Методическим рекомендациям к ГОСТу Р 6.30-2003 заголовок приказа отвечает на вопрос «о чем?» («о ком?»). В это короткое предложение следует уместить предмет приказа (тему, вопрос) и действие, которое следует произвести над ним. Образцы заголовков представлены выше, в Таблице 1.

            Заголовок набирается шрифтом того же размера, что и основной текст приказа, точка в конце не ставится.

            Что касается выравнивания заголовка, то мнения ГОСТа Р 6.30-2003 и Методических рекомендаций для органов исполнительной власти разошлись. Первый предлагает выравнивать заголовок по левому краю, второй, как и Инструкция ФТС, – по центру (при условии использования продольного бланка). Учитывая добровольный характер применения этих нормативных документов, организации вправе выбрать тот способ расположения заголовка, который им нравится (федеральных органов исполнительной власти, таможенной службы и учреждений, на которых распространяются правила делопроизводства в упомянутых органах, это не касается). По нашему мнению, краткие заголовки лучше смотрятся выровненными по левому краю, а длинные, занимающие несколько строк, – центрированными.

            Текст приказа

            Текст приказа принято делить на две части: констатирующую и распорядительную. В констатирующей части содержится обоснование к приказу либо описание причин его создания. Если приказ создается во исполнение нормативного документа, об этом необходимо упомянуть в констатирующей части:

            Образцы констатирующей части приказа

            «В целях оптимизации системы делопроизводства» или

            «Во исполнение п. 4.3.12 приказа Министерства транспорта от 01.11.2013 № 123-4»,

            «В целях приведения работы по приему, регистрации и направлению в работу обращений граждан в соответствие с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

            За констатирующей частью текста следует слово «ПРИКАЗЫВАЮ» («ПРИКАЗЫВАЕМ» в совместных распорядительных документах). Оно набирается прописными буквами («ПРИКАЗЫВАЮ») или же строчными вразрядку («п р и к а з ы в а ю») с новой строки. При этом запятая перед этим словом не ставится (если ее наличия не требует пунктуация констатирующей части текста), а после него следует двоеточие.

            Распорядительная часть приказа состоит из нескольких пунктов. Каждый их них содержит описание какого-либо действия в рамках достижения цели документа. Действия могут иметь форму поручения с указанием конкретного исполнителя и срока исполнения.

            Подчеркнем: в каждом пункте приказа должно содержаться одно задание, у которого должен быть только один исполнитель и только один срок. Если поручение дается группе работников (рабочей группе), ответственным назначается ее руководитель. Когда поручение носит регулярный характер, срок исполнения и ответственное лицо не указываются.

            В последнем пункте обязательно называется должностное лицо, которому поручается контроль исполнения приказа. Если приказ касается всей организации, контроль оставляет за собой подписант – генеральный директор (см. Примеры 15 и 16).

            Оформление приложений

            В отличие от деловых писем, в распорядительных документах ссылку на приложение принято помещать прямо в текст документа, например:

            Ссылка на приложение делается в приказе в распорядительной части его текста

            1. Утвердить и ввести в действие с 09.01.2014 Инструкцию по делопроизводству (Приложение № 1).

            Встречаются разные способы указания приложений в скобках прямо в тексте приказа, все они корректны. Просто стремясь к единообразию, лучше выбрать какой-то один вариант и придерживаться его в своих документах, закрепив, например, в Инструкции по делопроизводству:

          • (приложение 1),
          • (Приложение 1),
          • (Приложение № 1),
          • если у приказа есть только одно приложение, то после его упоминания в тексте можно написать «(прилагается)».
          • Что касается оформления самого приложения, то в правом верхнем углу первого листа ставится отметка «Приложение №», а далее указывается, к какому распорядительному документу оно относится. Если у приказа только одно приложение, то оно не нумеруется. Допускается набирать слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» прописными буквами, а отметку на прилагаемом документе центрировать относительно самой длинной строки (см. Пример 8).

            Способы оформления данных основного документа на приложении

            Если же приложение утверждается распорядительным документом, то, казалось бы, можно оформить в его «шапке» и гриф утверждения, но тогда появляется бессмысленное задвоение информации об утверждающем документе. Поэтому в данных случаях избавляются от отметки с номером приложения (показанной в Примере 8) и оставляют только гриф утверждения (показан в Примере 9).

            Гриф утверждения на приложении к приказу

            Отметка об исполнителе

            Нормативные документы не требуют размещения в приказах реквизита «Отметка об исполнителе». Практика, в свою очередь, показывает, что работникам организации зачастую нужно связаться именно с исполнителем, а не с подписантом распорядительного документа. В самом деле, топ-менеджерам крупных компаний для подписания приказов (особенно однотипных) достаточно наличия всех нужных виз согласования, а в суть вопроса они могут и не вникать. Рядовым же сотрудникам может потребоваться консультация именно того коллеги, кто работал над текстом. Для совместных приказов значение отметки об исполнителе еще более возрастает. Поэтому мы считаем оправданным введение организацией в свои приказы реквизита «Отметка об исполнителе» и предлагаем располагать его в нижнем левом углу оборотной стороны документа, набирая более мелким шрифтом относительно основного. Указать достаточно инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона (для приказов по организации достаточно и внутреннего) (см. Пример 15).

            Согласование приказа

            Зачастую перед подписанием генеральным директором распорядительный документ проходит процедуру согласования.

            В результате внешнего согласования на документе оформляют гриф согласования, а в результате внутреннего согласования у должностных лиц своей организации – визу. Виза содержит краткую должность (без указания организации), подпись с расшифровкой визирующего лица и дату (Пример 11); а гриф согласования – еще и слово «СОГЛАСОВАНО», должность в нем указывается полностью, включая наименование организации (Пример 10). Распорядительные документы обычно проходят внутреннее согласование.

            Визы и грифы согласования ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует оформлять ниже подписи на лицевой стороне приказа.

            Смотрите еще:

            • Приказом минобороны россии 235Приказ Министра обороны РФ от 16 июня 2005 г. N 235 «О мерах по реализации в Вооруженных Силах Российской Федерации постановления Правительства Российской Федерации от 31 декабря 2004 г. N 909» (с изменениями и дополнениями)
              Приказ […]
            • Закон города москвы no 22Закон г. Москвы от 11 июня 2008 г. N 22 «О такси в городе Москве»
              Статья 1. Основные понятия
              1. Такси — легковые автомобили, предназначенные для осуществления таксомоторных перевозок.
              2. Таксомоторные перевозки — перевозки пассажиров и их […]
            • Законодательство об залогеРеформа ГК РФ: залог по новым правилам
              Институт залога менялся уже три раза за последние пять лет. В 2009 году в связи с пиком финансового кризиса резко выросло количество должников по кредитам, и банки еще более активно начали обращаться […]
            • Приказ росстата от 19Приказ Росстата (Федеральная служба государственной статистики) от 21 июня 2017 г. №417
              В соответствии с подпунктом 5.5 Положения о Федеральной службе государственной статистики, утвержденного постановлением Правительства Российской […]
            • О залоге федеральный законЗакон РФ от 29 мая 1992 г. N 2872-I «О залоге» (с изменениями и дополнениями) (утратил силу)
              Закон РФ от 29 мая 1992 г. N 2872-I»О залоге»
              С изменениями и дополнениями от:
              26 июля 2006 г., 19 июля 2007 г., 30 декабря 2008 г., 21 ноября, 6 […]
            • Проект закона о контроле и надзореПроект нового закона о государственном надзоре и контроле прошел первое чтение

              21 февраля 2018 года Госдумой в первом чтении принят правительственный законопроект 1 , определяющий правовые и организационные основы системы […]

            • Минрегион приказ 44Приказ Минрегиона РФ от 11.04.2008 №44
              МИНИСТЕРСТВО РЕГИОНАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
              ПРИКАЗ от 11 апреля 2008 г. N 44
              ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА РАЗРАБОТКИ И УТВЕРЖДЕНИЯ НОРМАТИВОВ В ОБЛАСТИ СМЕТНОГО НОРМИРОВАНИЯ И ЦЕНООБРАЗОВАНИЯ […]
            • Форма приказа об изменении фамилииКак правильно оформить процедуру смены фамилии в учетных документах
              «Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2008, N 4
              Вопрос: Сотрудница отдела логистики вышла замуж и сменила фамилию (была Астахова, стала Рычкова). Как […]

    Приказы в организации: виды и особенности оформления

  • Кожанова Евгения | специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству
  • О бычно весь массив приказов организации принято разделять на два потока: по основной деятельности и по личному составу. За первые отвечает служба ДОУ, вторые, как зеницу ока, бережет отдел кадров. Помимо функционального назначения между этими видами приказов есть еще одно существенное различие, а именно – срок их хранения.

    Обратимся к Перечню типовых управленческих архивных документов (см. ниже по тексту его фрагмент со статьей 19; далее – Перечень 2010 года). И увидим, что приказы по основной деятельности хранятся постоянно, тогда как по личному составу, за редким исключением, 75 лет. И тут же обнаруживается, что Перечень выделяет третий вид приказов – по административно-хозяйственным вопросам, хранить которые предлагается в течение 5 лет.

    При этом ни один из российских нормативных актов по ДОУ не содержит информации, касающейся различий между приказами по основной деятельности и приказами по административно-хозяйственным вопросам. Приказы по личному составу тоже не всегда легко отделить от приказов по основной деятельности. У делопроизводителей возникает закономерный вопрос: к какой категории отнести тот или иной приказ? Ведь от этого зависят срок, место и условия хранения документа.

    Вновь обратимся к Перечню 2010 года. Его раздел 10 целиком посвящен административно-хозяйственным вопросам. Целесообразно определить круг тем соответствующих приказов на основе этого раздела.

  • соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;
  • эксплуатацию зданий, помещений;
  • транспортное обслуживание, внутреннюю связь;
  • обеспечение безопасности организации.
  • При этом не стоит забывать, что первый пункт данного списка тесно связан с трудовыми отношениями с работниками. Так, если решено привлечь работника к дисциплинарной ответственности за нарушение упомянутых правил, то приказ об этом уже будет относиться к категории «по личному составу».

    Задача приказов по личному составу – отразить решения руководителя, касающиеся кадровой политики организации. Все приказы по трудовым отношениям с работником (работниками), являются приказами по личному составу, они отражают прием, перемещение и увольнение, поощрения и наказания, персональные данные и т.п.

  • До 2013 года многие кадровые приказы составлялись по утвержденным Госкомстатом унифицированным формам (постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»). Если утвержденной формы не было, то такой приказ оформлялся в произвольной форме.
  • Но с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению (за малым исключением). В этой ситуации унифицированные формы кадровых документов подпали под общий порядок и более не действуют. Многие организации, понимая, что специалисты по кадровому делопроизводству привыкли к используемым ранее формам, просто утвердили их для дальнейшего применения в своих организациях. Таким образом, данные формы продолжили свою легальную жизнь, только поменяли утверждающий документ в своей «шапке». Мы всем рекомендуем поступить аналогичным образом!
  • См. статью «Как утвердить формы документов внутри организации?»

    А далее в статье речь пойдет только об оформлении приказов по общим правилам, сложившимся для организационно-распорядительных документов. По ней всегда составлялись приказы по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам. Эту форму в отношении кадровых приказов называли раньше «произвольной» (ведь часть из них и до 2013 года составлялась по ней).

    Перечислить тематику приказов по основной деятельности не представляется возможным: она слишком обширна и во многом зависит от специфики деятельности организации. Основные категории таких приказов и примеры к ним мы привели в Таблице 1.

    Основные категории приказов по основной деятельности и примеры к ним

    Таким образом, для определения вида приказа остается метод исключения: если документ составлен не по административно-хозяйственному вопросу и не документирует трудовые отношения с работником или группой работников, то он считается приказом по основной деятельности.

    Регламентация создания приказов

  • имеющих добровольный порядок применения:
    • ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
    • «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (далее – Методические рекомендации к ГОСТу Р 6.30-2003);
    • либо обязательных только для определенной категории организаций, в основном для госструктур, например:
      • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Рекомендации для органов исполнительной власти);
      • Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, утв. приказом ФТС от 18.10.2004 № 160 (далее – Инструкция ФТС).

    Однако никто не запрещает коммерческим компаниям пользоваться всеми этими документами, чтобы довести качество своих делопроизводственных процессов до должного уровня. На основе перечисленных документов рекомендуется составить собственные правила подготовки приказов и закрепить их в Инструкции по делопроизводству (см. Пример 1).

    В указанной нормативной базе содержится состав реквизитов приказа и правила их оформления. Рекомендации для органов исполнительной власти и Инструкция ФТС разъясняют также порядок подготовки совместных приказов.

    Фрагмент Инструкции по делопроизводству организации, посвященный созданию приказов

    5.1. Приказами оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым, административно-хозяйственным и другим вопросам внутренней работы ООО «Скала» (далее – Компания).

    5.2. Проекты приказов подготавливаются структурными подразделениями Компании как на основании указаний генерального директора, так и в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам подготавливает отдел кадров Компании на основании соответствующих представлений.

    5.3. Приказы подписываются генеральным директором Компании, а в его отсутствие – лицом, замещающим его. В случае инициативного представления проекта приказа он сопровождается справкой, которая содержит краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также информацию о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.

    5.4. Проекты приказов печатаются на бланках установленной формы (Приложение 1) в двух экземплярах.

    5.5. Приказ имеет следующие реквизиты: наименование организации; вид документа (ПРИКАЗ), дата, регистрационный номер, место составления (издания) документа, заголовок к тексту, текст, подпись должностного лица, визы согласования, отметка об исполнителе.

    5.5.1. Заголовок к тексту приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится.

    5.5.2. Текст приказа отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

    5.5.3. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

    В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.

    Преамбула отделяется от распорядительной части словом «приказываю», которое пишется с новой строки прописными буквами. После него ставится двоеточие.

    Распорядительная часть приказа содержит поручения с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения.

    Распорядительная часть приказа делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Один пункт должен соответствовать одному поручению. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения Компании или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части содержит сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль исполнения приказа.

    Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта начинается словами «Признать утратившим силу…».

    5.5.4. Визы включают должности визирующих лиц, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на обороте последнего листа приказа или на отдельном листе согласования (визирования).

    5.5.5. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия – от правой границы текстового поля.

    5.5.6. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и внутренний четырехзначный номер его телефона. Отметка об исполнителе располагается на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

    5.6. Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

    5.7. Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

    5.8. Приказ печатается шрифтом Times New Roman. Размер шрифта для всех реквизитов, кроме наименования организации и наименования вида документа, – 12. Наименования организации и вида документа набираются прописными буквами и выравниваются по центру; размер шрифта – 16, начертание – полужирное.

    5.9. На обороте последнего листа проекта приказа, представленного на согласование, проставляется виза исполнителя и руководителя структурного подразделения, которое разрабатывает данный проект.

    5.10. Все проекты приказов проходят юридическую (правовую) экспертизу в юридической службе Компании.

    5.11. Проекты приказов, затрагивающие финансовые правоотношения, подлежат согласованию с бухгалтерией Компании.

    5.12. Структурные подразделения рассматривают проекты приказов в течение двух рабочих дней, следующих за днем их поступления на правовую (юридическую) экспертизу или согласование.

    5.13. Возражения и замечания к проекту приказа излагаются на прилагаемой к проекту справке. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

    5.14. Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается.

    5.15. Ответственность за качественную подготовку проектов приказов, их правовую (юридическую) экспертизу и согласование несут руководители структурных подразделений Компании, которые разрабатывают проекты приказов.

    5.16. Контроль правильности оформления проектов приказов осуществляет канцелярия.

    5.17. Подписанные генеральным директором приказы направляются в канцелярию для регистрации. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, личному составу и административно-хозяйственным вопросам нумеруются отдельно с присвоением номерам буквенных индексов:

    ОД – приказы по основной деятельности,

    ЛС – приказы по личному составу,

    АХ – приказы по административно-хозяйственным вопросам.

    Буквенные индексы пишутся после порядкового номера приказа и отделяются от него косой чертой, например: 123/ОД.

    Датой приказа является дата его подписания.

    5.18. Один экземпляр приказа передается исполнителю. Второй остается в канцелярии и помещается в дело.

    5.19. Ответственность за составление указателя рассылки приказа всем заинтересованным лицам несет руководитель структурного подразделения, которое разработало проект приказа. Ответственность за ознакомление с приказом заинтересованных работников, согласно указателю рассылки, несет начальник канцелярии.

    Бланк и реквизиты приказа

    По расположению реквизитов бланк приказа может быть продольным или угловым (центрированным или флаговым). Подробно со всеми этими вариантами оформления мы разбирались в предыдущем номере журнала. А далее в этой статье будем придерживаться продольного расположения реквизитов, чтобы уделить больше внимания другим важным аспектам оформления.

    Варианты грамотного оформления различных видов бланков и правила работы с ними описаны в статье «Фирменный бланк организации по всем правилам делопроизводства»

    В Примере 2 показан бланк приказа, образец которого содержится в ГОСТе Р 6.30-2003 на рисунке Б.5.

    Бланк приказа по ГОСТу Р 6.30-2003

    В Примере 2 мы видим бланк приказа:

  • в него входят следующие реквизиты:
    • наименование организации,
    • наименование вида документа,
    • место составления или издания документа;
    • здесь имеются отметки для проставления реквизитов «Дата документа» (слева) и «Регистрационный номер документа» (справа).
    • Кроме того, ни один приказ не обходится без следующих реквизитов:

    • заголовок к тексту;
    • текст документа;
    • подпись.
    • Реже в приказ вносятся:

    • эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
    • отметка о наличии приложения;
    • визы согласования документа;
    • отметка об исполнителе.
    • Наименование организации

      В бланке приказа указывается полное наименование организации (в т.ч. полностью организационно-правовая форма), а ниже в скобках – сокращенное наименование, если таковое имеется и закреплено в Уставе (в Примере 2 это аббревиатура «ВНИИДАД», в Примере 4 – ЗАО «СПК-Самара»).

      Если имеется вышестоящая организация (или приказ издается обособленным подразделением), то ее сокращенное (или полное, если нет сокращенного) наименование указывается над наименованием организации-автора (в Примере 2 это «РОСАРХИВ»). Желательно наименование вышестоящей организации и автора документа все-таки отделять друг от друга пустой строкой (как в Примере 4).

      При издании одного совместного приказа несколькими равнозначными организациями их наименования располагаются на одном уровне (Примеры 3 и 16). Если одна из организаций вышестоящая, то она указывается на приказе выше нижестоящей (Пример 17).

      Заполнение реквизита «Наименование организации» при издании совместного приказа равнозначными организациями

      Наименование вида документа

      Наименование вида документа (слово «ПРИКАЗ») принято писать по центру прописными буквами через 2–4 межстрочных интервала после наименования организации.

      Место составления документа

      Этот реквизит располагается ниже отметок для регистрационного номера и даты документа и используется в том случае, если в название организации не включено место ее расположения (сравните фрагменты, выделенные оранжевым в Примерах 4 и 5). Аналогичным образом данный реквизит опускается в письмах, т.к. место издания документа там детализируется в справочных данных организации (в виде ее полного адреса местонахождения, вплоть до дома или офиса).

      Буква «г.» перед названием города опускается только у Москвы и Санкт-Петербурга, т.к. они являются еще и субъектами РФ.

      Место составления документа следует из названия организации-автора

      Реквизит «Место составления документа» указывается самостоятельно

      Заголовок к тексту

      Заголовок к тексту документа должен отражать его содержание. Согласно Методическим рекомендациям к ГОСТу Р 6.30-2003 заголовок приказа отвечает на вопрос «о чем?» («о ком?»). В это короткое предложение следует уместить предмет приказа (тему, вопрос) и действие, которое следует произвести над ним. Образцы заголовков представлены выше, в Таблице 1.

      Заголовок набирается шрифтом того же размера, что и основной текст приказа, точка в конце не ставится.

      Что касается выравнивания заголовка, то мнения ГОСТа Р 6.30-2003 и Методических рекомендаций для органов исполнительной власти разошлись. Первый предлагает выравнивать заголовок по левому краю, второй, как и Инструкция ФТС, – по центру (при условии использования продольного бланка). Учитывая добровольный характер применения этих нормативных документов, организации вправе выбрать тот способ расположения заголовка, который им нравится (федеральных органов исполнительной власти, таможенной службы и учреждений, на которых распространяются правила делопроизводства в упомянутых органах, это не касается). По нашему мнению, краткие заголовки лучше смотрятся выровненными по левому краю, а длинные, занимающие несколько строк, – центрированными.

      Текст приказа

      Текст приказа принято делить на две части: констатирующую и распорядительную. В констатирующей части содержится обоснование к приказу либо описание причин его создания. Если приказ создается во исполнение нормативного документа, об этом необходимо упомянуть в констатирующей части:

      Образцы констатирующей части приказа

      «В целях оптимизации системы делопроизводства» или

      «Во исполнение п. 4.3.12 приказа Министерства транспорта от 01.11.2013 № 123-4»,

      «В целях приведения работы по приему, регистрации и направлению в работу обращений граждан в соответствие с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

      За констатирующей частью текста следует слово «ПРИКАЗЫВАЮ» («ПРИКАЗЫВАЕМ» в совместных распорядительных документах). Оно набирается прописными буквами («ПРИКАЗЫВАЮ») или же строчными вразрядку («п р и к а з ы в а ю») с новой строки. При этом запятая перед этим словом не ставится (если ее наличия не требует пунктуация констатирующей части текста), а после него следует двоеточие.

      Распорядительная часть приказа состоит из нескольких пунктов. Каждый их них содержит описание какого-либо действия в рамках достижения цели документа. Действия могут иметь форму поручения с указанием конкретного исполнителя и срока исполнения.

      Подчеркнем: в каждом пункте приказа должно содержаться одно задание, у которого должен быть только один исполнитель и только один срок. Если поручение дается группе работников (рабочей группе), ответственным назначается ее руководитель. Когда поручение носит регулярный характер, срок исполнения и ответственное лицо не указываются.

      В последнем пункте обязательно называется должностное лицо, которому поручается контроль исполнения приказа. Если приказ касается всей организации, контроль оставляет за собой подписант – генеральный директор (см. Примеры 15 и 16).

      Оформление приложений

      В отличие от деловых писем, в распорядительных документах ссылку на приложение принято помещать прямо в текст документа, например:

      Ссылка на приложение делается в приказе в распорядительной части его текста

      1. Утвердить и ввести в действие с 09.01.2014 Инструкцию по делопроизводству (Приложение № 1).

      Встречаются разные способы указания приложений в скобках прямо в тексте приказа, все они корректны. Просто стремясь к единообразию, лучше выбрать какой-то один вариант и придерживаться его в своих документах, закрепив, например, в Инструкции по делопроизводству:

    • (приложение 1),
    • (Приложение 1),
    • (Приложение № 1),
    • если у приказа есть только одно приложение, то после его упоминания в тексте можно написать «(прилагается)».
    • Что касается оформления самого приложения, то в правом верхнем углу первого листа ставится отметка «Приложение №», а далее указывается, к какому распорядительному документу оно относится. Если у приказа только одно приложение, то оно не нумеруется. Допускается набирать слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» прописными буквами, а отметку на прилагаемом документе центрировать относительно самой длинной строки (см. Пример 8).

      Способы оформления данных основного документа на приложении

      Если же приложение утверждается распорядительным документом, то, казалось бы, можно оформить в его «шапке» и гриф утверждения, но тогда появляется бессмысленное задвоение информации об утверждающем документе. Поэтому в данных случаях избавляются от отметки с номером приложения (показанной в Примере 8) и оставляют только гриф утверждения (показан в Примере 9).

      Гриф утверждения на приложении к приказу

      Отметка об исполнителе

      Нормативные документы не требуют размещения в приказах реквизита «Отметка об исполнителе». Практика, в свою очередь, показывает, что работникам организации зачастую нужно связаться именно с исполнителем, а не с подписантом распорядительного документа. В самом деле, топ-менеджерам крупных компаний для подписания приказов (особенно однотипных) достаточно наличия всех нужных виз согласования, а в суть вопроса они могут и не вникать. Рядовым же сотрудникам может потребоваться консультация именно того коллеги, кто работал над текстом. Для совместных приказов значение отметки об исполнителе еще более возрастает. Поэтому мы считаем оправданным введение организацией в свои приказы реквизита «Отметка об исполнителе» и предлагаем располагать его в нижнем левом углу оборотной стороны документа, набирая более мелким шрифтом относительно основного. Указать достаточно инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона (для приказов по организации достаточно и внутреннего) (см. Пример 15).

      Согласование приказа

      Зачастую перед подписанием генеральным директором распорядительный документ проходит процедуру согласования.

      В результате внешнего согласования на документе оформляют гриф согласования, а в результате внутреннего согласования у должностных лиц своей организации – визу. Виза содержит краткую должность (без указания организации), подпись с расшифровкой визирующего лица и дату (Пример 11); а гриф согласования – еще и слово «СОГЛАСОВАНО», должность в нем указывается полностью, включая наименование организации (Пример 10). Распорядительные документы обычно проходят внутреннее согласование.

      Визы и грифы согласования ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует оформлять ниже подписи на лицевой стороне приказа.

      Смотрите еще:

      • Приказом минобороны россии 235Приказ Министра обороны РФ от 16 июня 2005 г. N 235 «О мерах по реализации в Вооруженных Силах Российской Федерации постановления Правительства Российской Федерации от 31 декабря 2004 г. N 909» (с изменениями и дополнениями)
        Приказ […]
      • Закон города москвы no 22Закон г. Москвы от 11 июня 2008 г. N 22 «О такси в городе Москве»
        Статья 1. Основные понятия
        1. Такси — легковые автомобили, предназначенные для осуществления таксомоторных перевозок.
        2. Таксомоторные перевозки — перевозки пассажиров и их […]
      • Законодательство об залогеРеформа ГК РФ: залог по новым правилам
        Институт залога менялся уже три раза за последние пять лет. В 2009 году в связи с пиком финансового кризиса резко выросло количество должников по кредитам, и банки еще более активно начали обращаться […]
      • Приказ росстата от 19Приказ Росстата (Федеральная служба государственной статистики) от 21 июня 2017 г. №417
        В соответствии с подпунктом 5.5 Положения о Федеральной службе государственной статистики, утвержденного постановлением Правительства Российской […]
      • О залоге федеральный законЗакон РФ от 29 мая 1992 г. N 2872-I «О залоге» (с изменениями и дополнениями) (утратил силу)
        Закон РФ от 29 мая 1992 г. N 2872-I»О залоге»
        С изменениями и дополнениями от:
        26 июля 2006 г., 19 июля 2007 г., 30 декабря 2008 г., 21 ноября, 6 […]
      • Проект закона о контроле и надзореПроект нового закона о государственном надзоре и контроле прошел первое чтение

        21 февраля 2018 года Госдумой в первом чтении принят правительственный законопроект 1 , определяющий правовые и организационные основы системы […]

      • Минрегион приказ 44Приказ Минрегиона РФ от 11.04.2008 №44
        МИНИСТЕРСТВО РЕГИОНАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
        ПРИКАЗ от 11 апреля 2008 г. N 44
        ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА РАЗРАБОТКИ И УТВЕРЖДЕНИЯ НОРМАТИВОВ В ОБЛАСТИ СМЕТНОГО НОРМИРОВАНИЯ И ЦЕНООБРАЗОВАНИЯ […]
      • Форма приказа об изменении фамилииКак правильно оформить процедуру смены фамилии в учетных документах
        «Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2008, N 4
        Вопрос: Сотрудница отдела логистики вышла замуж и сменила фамилию (была Астахова, стала Рычкова). Как […]
  • Как оформляется реквизит «подпись»

    По расположению реквизитов бланк приказа может быть продольным или угловым (центрированным или флаговым). Подробно со всеми этими вариантами оформления мы разбирались в предыдущем номере журнала. А далее в этой статье будем придерживаться продольного расположения реквизитов, чтобы уделить больше внимания другим важным аспектам оформления.

    Варианты грамотного оформления различных видов бланков и правила работы с ними описаны в статье «Фирменный бланк организации по всем правилам делопроизводства»

    В Примере 2 показан бланк приказа, образец которого содержится в ГОСТе Р 6.30-2003 на рисунке Б.5.

    Бланк приказа по ГОСТу Р 6.30-2003

    Элементы подписи

    Подпись как реквизит состоит из трех частей.

    1. Наименование должности должно быть указано в полной форме в соответствии со штатным расписанием. Если подпись будет стоять не на официальном бланке, то к названию должности надо обязательно присовокупить и название организации. Пишется с большой буквы. Этот элемент расположен по левому краю документа.
    2. Личная подпись – то, что принято в обиходе называть росписью. К ней особых требований нет: это может быть как росчерк, так и фамилия с одним или несколькими инициалами. По негласным правилам, из росчерка должны быть понятны минимум одна буква из имени и три из фамилии.
    3. Расшифровка подписи – инициалы и фамилия. Она должна полностью совпадать с паспортными данными, вплоть до точек в букве ё, если они присутствуют в удостоверении личности. Размещается на уровне последней строки подписи.

    Подпись неотделима от текста документа. Если текст заканчивается внизу страницы, то подпись не может быть перенесена на отдельный лист, если кроме нее другого текста на листе не будет. Принято переносить минимум последний абзац, при этом не забывать о правильной нумерации страниц.

    Если предусмотрено несколько подписей, то они располагаются одна под другой в порядке убывания номенклатурной значимости должностей.

    К СВЕДЕНИЮ! Если подписываются члены комиссии, то указывать нужно не их фактические должности, а их роль в составе комиссии («Председатель», «Член комиссии»). А вот располагать их требуется в порядке субординации.

    ИОФ или ФИО?

    Порядок размещения инициалов – перед или после фамилии – определен Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст и Унифицированной системой организационно-распорядительной документации «Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003».

    Согласно этим нормативным актам, инициалы после фамилии ставятся в следующих случаях:

    • при адресовании документа физическому лицу (например, Королевой А.П.);
    • при декларировании или накладывании резолюции при указании исполнителя (например, «Поручение возлагается на Романова И.И.»).

    Если подпись является реквизитом, то инициалы помещаются перед фамилией. После инициалов ставится точка, пробелом от фамилии они не отделяются.

    Печать на подписи

    Использование печати не является обязательным для некоторых форм предпринимательской деятельности, например, для ИП. Но для большинства документов наличие печати удостоверят их подлинность. Использование ее регламентируется обязательными требованиями, которые нужно соблюдать.

    1. Печать не может быть поставлена раньше подписи и тем более на пустом листе.
    2. Если документ составлен на специальном бланке, то печать ставится в предусмотренном для этого месте, отпеченном буквами М.П. («место печати»).
    3. В других случаях печать ставят рядом с подписью, разрешается (но это не обязательно) перекрывать краем печати часть личной подписи. Полностью росчерк перекрывать нельзя, так как подлинность его должна поддаваться удостоверению.
    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Юрист онлайн
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

    Adblock detector