Регламент приема передачи дел при увольнении образец

Как передать дела при увольнении

Приведем образец инструкции по подготовке и передаче документов в архив обычной негосударственной организации. После примера прокомментируем положения инструкции, касающиеся вопросов приема в архив документов с небольшими сроками хранения, а также хранения и уничтожения электронных документов.

Общество с ограниченной ответственностью

«Альтаир»

(ООО «Альтаир»)

ИНСТРУКЦИЯ

26.12.20141

Москва

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ООО «Альтаир»

Рыбаков Н.С. Рыбаков

26.12.2014

по подготовке и передаче документов в архив

  1. Общие положения
    1. Подготовка дел к передаче в архив ООО «Альтаир» (далее — Общество) включает в себя работу по проведению экспертизы ценности документов, оформлению дел, составлению сдаточных описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

    Инструкция по подготовке и передаче документов в архив

    1. Подготовка дел к передаче в архив выполняется в структурных подразделениях Общества.
    2. Ответственность за качество и своевременность подготовки и передачи дел в архив несет руководитель структурного подразделения.
    3. График передачи дел в архив составляется в начале года после проведения экспертизы ценности документов Общества и согласуется с начальником службы ДОУ.
    4. Работники архива при необходимости оказывают методическую помощь структурным подразделениям в подготовке и оформлении дел для передачи их в архив.
    5. Прием дел производится работником архива в присутствии сотрудника структурного подразделения, передающего документы в архив. Работники архива имеют право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные дела.
    6. При подготовке дел к передаче в архив Общества следует руководствоваться:
  • Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) (далее – Основные правила).
  • Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558).
  • Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182).
  • Номенклатурой дел Общества.
  • Положением об экспертной комиссии Общества (утв. генеральным директором 30.10.2014).
  • Инструкцией по делопроизводству Общества (утв. приказом от 17.01.2014 № 12).
  1. Состав документов подлежащих передаче в архив
    1. Архив Общества комплектуется делами временного, постоянного хранения, а также делами по личному составу.
    2. В архив Общества передаются дела временного хранения со сроками хранения от 5 лет. Дела со сроками хранения до 5 лет хранятся в структурных подразделениях Общества и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке (см. раздел 4 настоящей Инструкции).
  1. Экспертиза ценности документов
    1. Экспертиза ценности документов (далее ЭЦ) – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
    2. ЭЦ проводится в Обществе ежегодно.
    3. ЭЦ проводится на основании номенклатуры дел Общества.
    4. При проведении ЭЦ осуществляется:
      1. отбор документов для передачи в архив Общества;
      2. отбор и выделение из дел документов, не подлежащих архивному хранению (черновики, копии, документы не подлежащие передаче в архив в соответствии с разделом 2 настоящей Инструкции);
      3. выделение к уничтожению дел и документов, сроки хранения которых истекли.
    5. По результатам ЭЦ составляются:
      1. для документов, по которым принято решение о передаче в архив – сдаточные описи дел (приложение 1);
      2. для документов, срок хранения которых истек и которые признаны не имеющими научно-исторической ценности и утратившими практическое значение – акты о выделении к уничтожению дел и документов, срок хранения которых истек (приложение 2);
      3. для утерянных документов – акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение 3).
  1. Уничтожение документов
    1. Уничтожение документов – это процесс ликвидации документов без возможности восстановления.
    2. Акты о выделении к уничтожению дел и документов, срок хранения которых истек (приложение 2), утверждаются генеральным директором Общества.
    3. Уничтожение документов должно проводиться таким образом, чтобы сохранить конфиденциальность любой содержащейся в них информации.
    4. Электронные документы могут уничтожаться как путем физического уничтожения носителей, так и путем переформатирования или перезаписи носителей. При необходимости к процедуре уничтожения электронных документов привлекаются специалисты отдела информационных технологий Общества.
  1. Комплектование и оформление дел и документов для передачи в архив
    1. Комплектование архивного дела включает в себя следующие операции:
      1. сортировку документации с целью выделения из дел документов, срок хранения которых истек, дубликатов, копий и т.д.;
      2. проверку правильности систематизации документов внутри дел;
      3. проверку комплектности дел;
      4. проверку корректности оформления документов, содержащихся в деле (наличие всех необходимых реквизитов, подписей, виз).
    2. Если в деле содержится переписка, документы группируются по хронологии или по принципу «запрос-ответ». Если в деле содержится переписка по нескольким крупным вопросам, документы группируются по каждому из них отдельно, а группы отделяются друг от друга разделителями.
    3. Приложения подшиваются непосредственно после основных документов. Приложения-предметы (компакт-диски, флеш-карты и т.п.), или приложения, которые могут быть повреждены (фотографии, схемы), вкладываются в конверт, который подшивается после основного документа.
    4. Документы в деле располагаются таким образом, чтобы документы за январь находились в начале дела (тома), а документы за декабрь – в конце.
    5. В деле должно содержаться не более 250 листов. Если объем дела больше, оно подразделяется на тома.
    6. Если объем дела небольшой, допускается комплектовать его вместе с другими делами при условии, что у всех дел комплекта одинаковые сроки хранения. При сшивании подобных дел между ними вкладываются разделители, на которых указывается индекс и заголовок каждого из дел.
    7. Электронные документы хранятся на внешних носителях информации.
    8. Наименование файла электронного документа должно полностью соответствовать заголовку дела по номенклатуре.
    9. На один носитель информации помещаются файлы электронных документов, имеющих одинаковый срок хранения.
    10. Носитель информации с файлами электронных документов подшивается в конверт. На конверте указывается индекс и заголовок каждого из дел.
  1. Оформление дела для передачи на архивное хранение
    1. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела со сроками хранения 10 лет и более.
    2. Полное оформление дел предусматривает:
      1. Подшивку или переплет дела.

Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

  1. Нумерацию листов в деле.

Нумерация листов внутри дела производится в правом верхнем углу каждого листа простым карандашом арабскими цифрами. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке. Если дело состоит из нескольких томов, каждый из них нумеруется отдельно.

При наличии конверта с непрошитым приложением (схема, фотография) нумеруется только конверт независимо от количества листов приложения. Не нумеруются дела, содержащие документы одного вида, имеющие собственную валовую нумерацию (например, приказы). Внутренняя опись имеет отдельную нумерацию. Не нумеруются лист заверительной надписи и разделители внутри дела.

  1. Составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение 4).
Предлагаем ознакомиться:  Образец ходатайства об ознакомлении с материалами дела бесплатно

Внутренняя опись составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации, а также для учета дел, сформированных из документов, заголовки которых не раскрывают их конкретное содержание.

  1. Составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела (приложение 5).

В конце дела подшивается лист заверительной надписи. В листе-заверителе указывается количество листов дел и внутренней описи (при ее наличии), оговаривается состояние документации в деле. Заверительная надпись датируется и подписывается руководителем структурного подразделения, сдающего дело.

  1. Оформление реквизитов обложки дела (наименование структурного подразделения, индекс и заголовок дела, крайние даты документов в деле, количество листов).

Заголовок архивного дела должен строго соответствовать номенклатуре дел и отражать содержание документации, содержащейся в деле. Для дел, скомплектованных по тематическому принципу, целесообразно составлять развернутый заголовок (с перечислением вопросов, которым посвящена документация дела). Ограничение доступа к информации дела также отражается в заголовке. Заголовок оформляется на бланке и наклеивается на обложку файла.

Реквизиты заголовка:

  • наименование компании;
  • наименование структурного подразделения (управление, отдел);
  • индекс дела по номенклатуре;
  • номер дела (тома), если необходимо;
  • заголовок дела
  • аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);
  • крайние даты дела (тома);
  • количество листов архивного дела (тома);
  • срок хранения дела (тома).
    1. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
  1. Порядок передачи дел в архив
    1. Передача дел на архивное хранение производится по сдаточной описи (приложение 1).
    2. При заполнении описи в нее с обложки каждого дела переносятся следующие данные:

7.2.1. заголовок дела без сокращений;

Регламент приема передачи дел при увольнении образец

7.2.2. индекс дела по номенклатуре дел;

7.2.3. крайние даты дела;

7.2.4. количество листов дела.

  1. Если дело состоит из нескольких томов, каждый том заносится в опись под своим порядковым номером.
  2. Сдаточная опись на дела, подготовленные структурным подразделением для сдачи в архив, составляется в двух экземплярах и утверждается руководителем структурного подразделения. Оба экземпляра описи вместе с подготовленными для сдачи на архивное хранение делами передаются в архив.
  3. При приеме дел работник архива Общества сверяет передаваемые дела со сдаточной описью и делает запись о приеме, после чего один экземпляр сдаточной описи передается в структурное подразделение.

Приложение 1

к Инструкции по подготовке и передаче документов в архив

(утв. Генеральным директором ООО «Альтаир» 26.12.2014)

Общество с ограниченной ответственностью

«Альтаир»

(ООО «Альтаир»)

__________________________________________________________________________

(наименование подразделения)

СДАТОЧНАЯ ОПИСЬ

дел за ________________ год

«___»___________ 201__ г.                                                                                              №____

№ п/п

Индекс дела по номенклатуре

Заголовок дела по номенклатуре

Крайние даты

Срок хранения

Количество листов

Примечание

Дела в количестве ______________________________________ед. хр. на хранение сдал:

(цифрами и прописью)

(наименование должности работника структурного подразделения)

(подпись)

(расшифровка подписи)

«___» ______________ 20___ г.

Дела в количестве __________________________________________ед. хр. на хранение (цифрами и прописью)

принял:

(наименование должности работника службы ДОУ)

(подпись)

(расшифровка подписи)

«___» ______________ 20___ г.

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК от «____» _________20_____г.

№ _____________

(наименование должности работника структурного подразделения)

(подпись)

(расшифровка подписи)

«___» ______________ 20___ г.

Приложение 2

к Инструкции по подготовке и передаче документов в архив

(утв. Генеральным директором ООО «Альтаир» 26.12.2014)

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Альтаир»

_____________Н.С. Рыбаков

 «___» ______________ 20__ г.

АКТ

о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих дальнейшему хранению

«___»___________ 201__ г.                                                                                              №____

На основании номенклатуры дел ООО «Альтаир» отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившее практическое значение следующие документы ________________________________________ООО «Альтаир»:

                                                         (наименование структурного подразделения)

№ п/п

Заголовок дела

Крайние

даты

Номера описей

Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи

Кол-во

ед. хр.

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

Итого: _____________________________________ед. хр. за_____________________годы

                      (цифрами и прописью)

(наименование должности руководителя службы ДОУ)

(подпись)

(расшифровка подписи)

«___» ______________ 20___ г.

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК организации

от «___» ______________ 20___ г.

 № ____________

Документы в количестве: _____________________________________________________

(цифрами и прописью)

уничтожены путем _________________________________________, о чем составлен акт от «___» ______________ 20___ г. № ____________ (прилагается).

(наименование должности руководителя службы ДОУ)

(подпись)

(расшифровка подписи)

«___» ______________ 20___ г.

Приложение 4

к Инструкции по подготовке и передаче документов в архив

(утв. Генеральным директором ООО «Альтаир» 26.12.2014)

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела _______________________________________________________________

(наименование дела)

____________________________________________________________________________

(наименование подразделения)

за ________________ год

№ п/п

Индекс документа

Дата документа

Заголовок документа

Номера листов ед. хр.

Примечание

Итого: ___________________________________________________________ документов

(цифрами и прописью)

 Количество листов внутренней описи ____________________________ документов

(цифрами и прописью)

(наименование должности работника структурного подразделения)

(подпись)

(расшифровка подписи)

«___» ______________ 20___ г.

(наименование должности работника службы ДОУ)

(подпись)

(расшифровка подписи)

«___» ______________ 20___ г.

Приложение 5

к инструкции по подготовке и передаче документов в архив

(утв. Генеральным директором ООО «Альтаир» 26.12.2014)

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №________________

В дело подшито и пронумеровано ____________________________________________________________________________

(цифрами и прописью)

листов, в том числе:

литерные листы: _______________________

пропущенные номера: _______________________

листов внутренней описи: ________________________

Особенности физического состояния и формирования дела

Номера листов

1

2

(наименование должности работника структурного подразделения)

(подпись)

(расшифровка подписи)

«___» ______________ 20___ г.

(наименование должности работника службы ДОУ)

(подпись)

(расшифровка подписи)

«___» ______________ 20___ г.

Важно

Факт отказа не является причиной, достаточной для задержки выдачи трудовой книжки и окончательного расчета. Востребовать служебные документы руководитель может после увольнения через суд.

Инфо

Состояние бухгалтерской отчетности проверяет комиссия с участием директора, которая по итогам инвентаризации и сверки данных составляет акт приема передачи документов при увольнении. Его копия направляется в контролирующие органы. Увольнение кассира, завсклада и иных материально ответственных работников осуществляется по согласованию с главным бухгалтером.

Важно

Вам понадобится

  • — бланк акта приема-передачи дел;
  • — бланк уведомления;
  • — бланк акта инвентаризации;
  • — акты взаиморасчетов с контрагентами;
  • — приказа о назначении главного бухгалтера;
  • — документы предприятия.

Инструкция 1 На главном бухгалтере лежит ответственность за бухгалтерскую, налоговую, статистическую отчетность. При смене должностного лица обязательно составьте акт приема-передачи дел.

Инфо

Основными нормативными актами, регламентирующими порядок оформления кадровых документов, являются: — ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Учимся принимать дела и документы

Он также обязан предварительно обеспечить все условия, чтобы обеспечить максимально эффективное проведение данного процесса. Приказ о передаче дел при увольнении Документальным основанием для формирования такого акта и собственно проведения процесса передачи является соответствующий приказ. Он может быть как общим по предприятию, так и локальным – в отдельном филиале или структурном подразделении.

Проходить этот процесс должен не позднее той даты, с которой сотрудник увольняется.

  • точно так же приказом создать комиссию по приёму дел;
  • проверить наличие документов;
  • составить вышеприведённые акты.
Предлагаем ознакомиться:  Передача дел главным бухгалтером при увольнении

Только в этом случае передавать документы будет не уволившийся кадровик, а другой член комиссии, например, бухгалтер. внимание! Важно: после подписания актов обязательно нужно издать приказ, что вы несёте ответственность с момента принятия дел. В таком случае, если вдруг нагрянет ГИТ с проверкой, от ответственности вы освобождаетесь.

Но порядок в делах всё же нужно будет навести. Заключение Описанная выше процедура может применяться и в том случае, когда увольняется не единственный кадровик фирмы, а один из работников отдела кадров. Тогда учитывать нужно не все документы ОК, а только те, которые передаются.

За два-три дня до начала отпуска надо разобрать все скопившиеся документы, ответить на все письма и тщательно подчистить «хвосты». Бумаги, которые в ближайшее время не нужны, лучше убрать подальше, чтобы не потерялись. Перед отъездом оставьте начальству и коллегам координаты, по которым с вами можно будет связаться в случае аврала или неразрешимых неприятностей.

Дегтярь Оксана

Оксана Дегтярь

юрист, специалист по управлению персоналом и сервисом, кадровому делопроизводству

Передачу дел перед отпуском осуществляют либо руководителю структурного подразделения, в рамках которого эти дела и документы передаются, либо назначенному сотруднику. Дела передаются под опись. Нормативными правовыми актами вопрос приема-передачи дел и документов не регулируется, но есть Методические рекомендации по делопроизводству, которые можно использовать для включения подобных положений во внутренние локально-нормативные акты.

Образец акта приема-передачи дел главного бухгалтера

Извлечение

из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти

(утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

III. СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

3.1. Общие положения

[…] при уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя подразделения, при увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.

Однако несмотря на отсутствие в законодательных нормах правил приема-передачи дел, организация может самостоятельно установить их в локальных нормативных актах, учитывая специфику деятельности, численный состав работников, их обязанности, ответственность, а также другие факторы, влияющие на необходимость приема-передачи дел и документов во избежание их утери и утраты.

Положения о приеме и передаче дел и документов могут быть включены в инструкцию по делопроизводству:

  • положение о персонале;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение о конкретном структурном подразделении и др.

Если же в организации отсутствует хоть какое-нибудь упоминание о необходимости приема-передачи дел в локальных нормативных актах, то в конкретных случаях можно предусмотреть это в приказе (например, на отпуск).

  • Этап 1: проверка дел и документов.
    Важно: Принимаемые дела и документы по своей форме и содержанию должны соответствовать нормам действующего законодательства, в том числе в области делопроизводства и документооборота.
  • Этап 2: подготовка дел и документов к передаче.
  • Этап 3: оформление приема-передачи дел и документов.

Если в отпуск уходит не рядовой сотрудник, а сотрудник с широком кругом обязанностей, полномочий, то рационально назначить ответственного работника, и передачу дел нужно производить одновременно с вводом в курс дела, передачей текущего состояния дел, телефонов контрагентов и пр..

Основное, на чем стоит сосредоточиться – готовьтесь к уходу в отпуск постепенно, передавая дела и сокращая авральную деятельность по максимуму ко времени отъезда. Просидев в последнюю ночь перед полетом на курорт за важным отчетом, вы рискуете так и не отвлечься от рутинных обязанностей, и весь отпуск мысленно пребывать с коллегами вместо того, чтобы расслабиться. Помните: ваш успешный отпуск в ваших руках.

  • регистрации приказа, изданного для передачи дел;
  • полной инвентаризации обязательств, активов и форм строгой отчетности;
  • проверки ведения учета;
  • выполнения непосредствено передачи дел;
  • составления и подписания акта.

Если процедура передачи дел не отражена в документах организации, то по каждому отдельному случаю издается приказ.

В каких случаях при увольнении составляется акт приема передачи дел?

Когда замена увольняющемуся сотруднику не найдена, все дела принимает другой работник либо директор предприятия, возлагая при этом на себя дополнительные полномочия.

Если на освободившееся место найден новый специалист, он принимает все обязанности. Если функции уволенного временно исполнял другой специалист, то передача дел происходит в день вступления в должность нового сотрудника.

Наниматель организовывает процедуру передачи для того, чтобы:

  • обеспечить беспрерывный рабочий процесс;
  • оценить объем работы для нового специалиста, принимающего дела;
  • разделить зоны ответственности;
  • стимулировать качественное исполнение должностных обязанностей работниками.

Регламент приема передачи дел при увольнении образец

Если увольняется главный бухгалтер, он по закону обязан отчитаться о своей деятельности перед нанимателем, а иногда и вышестоящими органами. Состояние бухгалтерской отчетности проверяет комиссия с участием директора, которая по итогам инвентаризации и сверки данных составляет акт приема передачи документов при увольнении. Его копия направляется в контролирующие органы.

Увольнение кассира, завсклада и иных материально ответственных работников осуществляется по согласованию с главным бухгалтером. Прежде чем уйти, они обязаны передать в сохранном виде вверенные товарно-материальные ценности или возместить ущерб, причиненный работодателю.

Обычно форма такого акта и требования к его содержанию закрепляются в приказе или ином внутрифирменном локальном документе.

К числу таких требований можно отнести следующие:

  • акт при смене главного бухгалтера оформляется только после завершения текущих учетных процессов, проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности (в том числе посредством привлечения независимых специалистов), а также после оформления отчетности (если дата их представления совпадает с периодом передачи дел и оформлением рассматриваемого акта);
  • до оформления акта проводится инвентаризация (как минимум имущества и денежных средств [в кассе и на расчетном счете] и иных существенных статей баланса), проводится сверка расчетов с налоговиками и внебюджетными фондами (ПФР, ФСС);
  • сроки (дата) передачи дел и составления акта, а также состав присутствующих при передаче дел лиц определяются в приказе руководителя фирмы (или ином локальном акте).

Как может выглядеть акт приема-передачи дел главного бухгалтера, расскажем в следующем разделе.

  • общеорганизационные (реквизиты действующей учетной политики с описанием общей характеристики бухучета фирмы и организации бухгалтерской службы);
  • описание технических учетных нюансов (применяемые для учета программные средства, установленный на фирме порядок хранения баз данных, электронной и бумажной первички и др.);
  • указание на наличие специфической нормативки, применение которой для данной фирмы обязательно;
  • порядок доступа к учетной системе (пароли, электронные ключи и др.);
  • наличие (отсутствие) расхождений в учетных регистрах и отчетности с указанием причин их возникновения, а также иные учетные нюансы;
  • факт передачи ценностей, находящихся на ответственном хранении у главного бухгалтера (фирменные штампы и печати, ключи от сейфов, электронные ключи и сертификаты спецоператоров связи и др.);
  • общеоформительские реквизиты (подписи ответственных лиц, дата составления акта и др.).
Предлагаем ознакомиться:  По формированию личных дел

В качестве приложений к рассматриваемому акту выступают результаты инвентаризации, описи передаваемых документов и иные документы.

Кроме того, в акте необходимо отразить выявленные в ходе передачи дел учетные и отчетные ошибки и расхождения, а также иные пояснения и замечания (если принимающая или передающая сторона не согласна с отраженной в акте информацией).

Образец акта приема-передачи дел главного бухгалтера вы можете посмотреть на нашем сайте.

  • разработать и утвердить внутрифирменный локальный акт, детально регламентирующий процедуры передачи дел при смене главного бухгалтера;
  • в должностной инструкции главного бухгалтера и его трудовом договоре предусмотреть в качестве обязательного элемента проведение мероприятий по передаче дел новому главбуху (или назначенному руководителем лицу);
  • организовать структуру бухгалтерии таким образом, чтобы за отдельные учетные области отвечали конкретные специалисты бухгалтерии, — полномочия каждого из них в момент передачи дел при смене главного бухгалтера также можно предусмотреть во внутрифирменном локальном акте, их должностных инструкциях или закрепить за ними учетные участки в отдельном приказе;
  • обеспечить регулярное подтверждение достоверности отчетности и соответствие ведения бухучета нормативным требованиям независимыми (аудиторами, налоговыми консультантами, иными экспертами) или внутренними контролерами (ревизорами, внутренними аудиторами и др.);
  • другие мероприятия, учитывающие специфику работы компании, масштабы ее деятельности, структурную разветвленность и др.  

Обратите внимание! Проверке трудовых книжек нужно уделить особое внимание, поскольку они являются основными документами о трудовом стаже и деятельности работников.

Внимание

Новый руководитель Замена руководства обычно начинается с проведения общего собрания учредителей. Принятое на нем решение оформляется в виде протокола или приказа.

Эти сведения сразу же передаются в налоговую инспекцию, и только после этого начинается основная процедура, результатом которой станет акт приема-передачи дел. При смене директора он будет более объемным. Такой документ, как правило, состоит их 3 частей:

  1. Вводная. В ней содержится информация о месте и времени проведения, а также данные о представителе от общего собрания.
  2. Описательная. Она включает в себя полный перечень документов, которые передаются новому директору.

    Список этот получается очень длинным. Сюда входят, в первую очередь, учредительные документы, свидетельства и данные постановки на учет. Затем идут договора с банками и все дополнительные соглашения к ним.

При этом оформляются два акта передачи дел, один от старого работника его руководителю, не позднее дня увольнения работника, второй от руководителя новому работнику, он может быть оформлен в любое время, но лучше это делать как можно быстрее после приема на работу, так как до передачи ответственность за дела будет на руководителе. 2.

Прием нового сотрудника на другую смежную вакантную должность (например, если в штатном расписании имеется еще одна аналогичная должность, или помощником, ассистентом, или руководителем) и перевод после увольнения старого сотрудника на его должность. При этом оформляется только один акт передачи дел между старым сотрудником и новым.

Внимание

Маслова 03 мая 2012 года В какой момент следует передавать дела и документы? Иногда случается, что дела и документы новый работник принимает у своего предшественника еще до выхода на работу. Заметим, что это довольно рискованно, поскольку новый работник, приняв дела, может по каким бы то ни было причинам не выйти на работу.

  • ФИО работника;
  • серия и номер книжки (и вкладыша);
  • наличие записи о работе.

Можно включить в акт сведения:

  • о невостребованных трудовых;
  • о наличии бланков книжек и вкладышей.

Пример акта можете взять здесь. Если документы передать некому Допустим, вы устраиваетесь кадровиком, а приём передача дел никем не оформлена.

Акт. В акте обязательно указывается:

  • наименование компании;
  • вид и название документа;
  • дата и место составления;
  • регистрационный номер;
  • перечень приложенных документов.

Составленный акт подписывают все члены комиссии, работник, который уволился, и принятый на его место сотрудник. Если дела принимает руководитель, он отдельно проверяет и подписывает все бумаги. Нюанс! Будущий работник, еще не оформленный на освобождаемую должность, участвовать в процессе и принимать дела не обязан. Рекомендуется заранее заключить с ним трудовой договор и в должностных обязанностях зафиксировать необходимость участвовать в этой процедуре.

  • прием, экспедиционная обработка входящей корреспонденции, поступающей по различным каналам связи, проверка документов на бумажных носителях на предмет правильности доставки, целостности вложений; регистрация входящих документов в электронном журнале установленной формы, направление их на рассмотрение руководства и в структурные подразделения организации;
  • прием от работников организации исходящих документов, проверка правильности их оформления, наличия и комплектности приложений, регистрация в электронном журнале установленной формы;
  • формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности.

Содержание статьи

  • 1 Приём передача кадровой документации
  • 2 Создаём комиссию
  • 3 Начинаем проверку документов
  • 4 Акт приёма передачи кадровой документации
  • 5 Акт приёма передачи трудовых книжек
  • 6 Если документы передать некому
  • 7 Заключение

Как передать кадровые документы новому кадровику

Следовательно, данная процедура должна осуществляться в рабочий день и в рабочее время как для передающего дела и документы, так и для принимающего их. Чем регламентируется прием-передача дел? Как уже было отмечено выше, нормативными правовыми актами вопрос приема-передачи дел и документов не регулируется.

Это не удивительно, поскольку единую процедуру приема-передачи дел прописать невозможно, ведь в разных организациях требования к документообороту различны исходя из множества факторов.

Мысли юристов вслух

И уж совсем маловероятно, что кто-то сможет составить его самостоятельно. Основные причины На любом предприятии дела обычно принимаются по нескольким причинам:

  1. Закрепление за каждым определенной зоны ответственности.
  2. Оценка общего объема работы, которую предстоит выполнять вновь принятому работнику.
  3. Временное исполнение обязанностей за отсутствующего на данный момент работника.
  4. Организации непрерывной работы.

А вот поводом для передачи их от одного сотрудника к другому может быть:

  • длительная командировка;
  • продолжительное нахождение на больничном;
  • декретный отпуск;
  • переход на другую работу;
  • увольнение сотрудника.

В этих случаях обязанности выбывающего работника берет на себя один из его сослуживцев, при этом обязательно составляется акт приема-передачи дел.

Акт приема-передачи дел главного бухгалтера: форма и требования

Смена работника, отвечающего за кадровое делопроизводство в учреждении, на практике всегда сопровождается передачей трудовых книжек и иных документов по личному составу — приказов, личных дел и пр. Отметим, что обязанность проводить такую процедуру законодательно не установлена. Более того, некоторые кадровики при увольнении просто отказываются подписывать акт приема-передачи документов.

Между тем оформление передачи кадровых документов необходимо в первую очередь для того, чтобы ничего не пропало, ну а во вторую — чтобы своевременно выявить, устранить или исправить ошибки, неточности в документах. О том, как провести такую процедуру, когда, нужно ли создавать комиссию и как оформить передачу кадровых документов, расскажем в статье.

После них остается только переписка с государственными и контролирующими органами, а напоследок – журнал движения трудовых книжек.

  • Заключительная. Здесь перечисляются все присутствующие лица, которые ставят свои подписи.
  • Последней точкой будет круглая печать предприятия.
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юрист онлайн
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector