Исправляем бухгалтерскую первичку

Исправляем договор

В зависимости от характера неточности, внести исправления
в бумажный договор можно несколькими способами:

  • составить новый документ, уничтожив предыдущую версию договора;
  • внести исправления в текст договора от руки;
  • составить дополнительное соглашение к договору;
  • составить протокол разногласий.

Все перечисленные варианты работают не зависимо от того,
подписали вы документ со своей стороны или нет, и, тем более, они не зависят от
способа доставки: почта или курьер.

https://www.youtube.com/watch{q}v=ytadvertiseru

В отличие от бумаги, обмен электронными договорами имеет
ряд особенностей.

Предположим, вы составили электронный договор, подписали
его электронной подписью и отправили контрагенту по электронной почте.
Но контрагент выразил несогласие по некоторым пунктам договора, что можно
сделать{q}! Как и раньше, просто выбрать один из возможных вариантов:

  1. Составить новый оригинал документа в электронном виде, аннулировав предыдущую версию, подписать документ электронной подписью и повторно отправить контрагенту по электронке.
  2. Составить дополнительное соглашение к договору в электронном виде.
  3. Составить электронный протокол разногласий и подписать договор с учетом данного протокола.

Поправить документ «от руки», т.е. просто внести изменения
в имеющийся и отправить его повторно, не получится, так как документ был
подписан электронной подписью, основной задачей которой является гарантия
целостности и неизменности документа.

Рассмотрим другой кейс. Вы составили электронный договор,
подписали электронной подписью и отправили через оператора электронного
документооборота. В этом случае выбор варианта исправления договора
будет ограничен возможностями сервиса, которым вы пользуетесь. Если все три
варианта вам доступны, то выбор остается за вами.

Узнайте подробнее о функциональности сервиса у вашего
оператора.

Какой способ доставки выбрать, электронную почту или
сервис обмена оператора электронного документооборота также зависит от ваших
предпочтений, никаких законодательных ограничений тут нет.

Напоминаем, возможность составления договора в электронном
виде закреплена в Гражданском кодексе России (ст. 160 и 434).

Классический способ исправления ошибок в первичке

Заключается он в следующемч. 7 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; пп. 4.2, 4.3 Положения, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105:

  • неправильные данные (реквизиты, показатели и т. д.) зачеркиваются одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное;
  • делается надпись «Исправлено»;
  • указываются верные данные. Старое советское Положение о документах и документообороте говорит о том, что писать исправленный текст надо над зачеркнутымп. 4.2 Положения, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105, однако в Законе о бухучете подобные тонкости уже не указаны. Поэтому когда нет возможности надписать новый текст прямо над зачеркнутым (из-за того что там нет места), исправления можно сделать рядом или снизу. Главное — должно быть понятно, что исправляется и каким образом;
  • указывается дата внесения исправления;
  • исправление заверяется подписью лиц, составивших документ, с указанием ф. и. о. Если же изменения вносят другие работники (к примеру, те, кто составлял изначальный документ, временно отсутствуют на работе или вообще уволились), лучше подстраховаться и заверить исправления подписью руководителя или иного лица, которому выдана доверенность на право подписи документов и их исправление (им может быть в числе прочих и главный бухгалтер).

Если документ был составлен в нескольких экземплярах, то исправления надо внести в каждый из них (ведь все они равнозначны и должны быть одинаковыми).

К примеру, обнаружилась ошибка в товарной накладной, по которой партия товара уже отгружена покупателю. Чтобы внести исправления в экземпляр покупателя, нужно его запросить, сделать исправления и должным образом их заверить, а затем вернуть.

Предлагаем ознакомиться:  Обмен или возврат товаров надлежащего качества

Исправляем бухгалтерскую первичку

В таких случаях некоторые организации во избежание недоразумений просят представителя контрагента под исправлениями (если представитель ранее уже заверял документ) поставить свою подпись с указанием ф. и. о. и должности — эта подпись свидетельствует о том, что контрагент видел эти исправления и с ними согласен.

Понятно, что если исправления вносятся в документ, который еще не был подписан контрагентом, то ставить подпись его представителю под исправлениями не нужно.

/ условие / ООО «Прима» по товарной накладной отгрузило ООО «Фест» 12 апреля 2016 г. телевизор и вентилятор.

На следующий день (13.04.2016) бухгалтер ООО «Прима» обнаружила в накладной ошибку в наименовании и марке вентилятора: вместо «VITEK 1933-TR» было указано «VITREK 1933-T».

/ решение / В оба экземпляра накладной внесены исправления и заверены подписями лиц как со стороны продавца — ООО «Прима», так и со стороны покупателя — ООО «Фест». Сделано это следующим образом.

Номер доку­мента Дата состав­ления

ТОВАРНАЯНАКЛАДНАЯ

88 12.04.2016

Директор ООО «Прима»
Предусмотрительный П.А.

Главный бухгалтер
Лимончикова М.И.

С исправлениями согласен:

генеральныйдиректорООО «Фест»

13.04.2016

Как видно, вносить изменения должна та организация, которая допустила ошибки. Так что если вы нашли недочеты в документах, полученных от вашего контрагента, сами их не исправляйте — об обнаруженных существенных ошибках сообщите контрагенту и попросите их устранить. Толку от ваших исправлений не будет.

Исправляем первичный документ

Исправление первичного документа – отдельная
противоречивая история. Порядок исправления ошибок в бумажных первичных
документах установлен в Положении о документах
и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР
29.07.1983 N 105 и действующем на сегодняшний
момент в части, не противоречащей Федеральному
закону от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском
учете».

Вместе с этим Минфин России считает, что в первичные
учетные документы (за исключением кассовых и банковских документов) вносить
изменения можно только по согласованию с участниками хозяйственной операции,
что должно быть подтверждено их подписями с указанием даты внесения исправлений
(Письмо от 25.01.2012 № 07‑02‑06/9).

Многие эксперты считают иначе. Для уточнения данных в
первичке к ней необходимо составить акт по форме N ТОРГ-2
(или N ТОРГ-3), а затем в первоначальной накладной
сделать отметку об актировании.

Предлагаем ознакомиться:  Договор предоставления аренды рабочего места

Вновь, отталкиваясь от того, что применимо на бумаге,
имеем несколько вариантов исправления электронной первички:

  1. Составление нового электронного оригинала с параллельным аннулированием неправильного варианта.
  2. Составление акта об установленном расхождении в любой удобной для вас форме.
  3. Составление дополнительных первичных документов, например, в случае избыточной поставки товаров.

Учитывая, нюансы транспорта для обмена электронными документами, описанные в части про договоры, выбираем электронную почту или сервис оператора.

«Счет-фактурное» исправление первички

Заключается такой способ исправления в том, что выставляется новый — исправленный (скорректированный) — документ, в том же порядке, в каком продавец выставляет покупателю исправленный счет-фактуруп. 7 Правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Кстати, такой способ вполне безопасен, ведь Минфин одобряет его использование для исправления первичных документовПисьмо Минфина от 22.01.2016 № 07-01-09/2235.

При этом важно обратить внимание на то, что в исправленном документе должны быть указаны специальные реквизиты: порядковый номер внесенного исправления и его дата. То есть в применяемой форме первичного документа надо предусмотреть строку, аналогичную строке 1а «ИСПРАВЛЕНИЕ № ___ от “__”___________» счета-фактуры (напомним, что она заполняется только при составлении исправленного счета-фактуры).

Такие реквизиты, как дата и номер исправления, уже предусмотрены в новых электронных форматах акта и товарной накладной, которые утверждены ФНС в конце 2015 г.таблица 5.8 Приказа ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@; таблица 5.9 Приказа ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@

В остальном же в документе надо правильно заполнить все его реквизиты и показатели. При этом дата и номер исправленного документа должны соответствовать дате и номеру первоначального. Исправленный документ нужно составлять в том же количестве экземпляров, что и первоначальный. И другие владельцы ошибочного документа (к примеру, это могут быть покупатели или посредники) также должны получить исправленный экземпляр.

Подписывают новые экземпляры документа те же лица, которые подписали первоначальный. К примеру, руководитель или иное уполномоченное лицо.

/ условие / Воспользуемся условиями предыдущего примера.

/ решение / Ошибку решено исправить путем составления исправленной накладной в двух экземплярах (один экземпляр — продавца, другой — покупателя). Сделано это следующим образом.

Номер доку­мента Дата состав­ления

ТОВАРНАЯНАКЛАДНАЯ

88 12.04.2016

Исправление № 1от 13.04.2016

Кстати, изначальный (ошибочный) первичный документ также придется хранить в течение срока, установленного для соответствующего вида документа. Причем даже в том случае, если на исправленном документе проставлен полный комплект подписей (подписи не только продавца, но и представителей контрагента). Сопоставив первоначальный и исправленный варианты, можно понять, какая именно ошибка была допущена.

ВЫВОД

Каким именно способом исправлять ошибки в первичке — решать вам. Методику внесения исправлений организация может разработать самостоятельно и закрепить ее в учетной политикеПисьмо Минфина от 22.01.2016 № 07-01-09/2235. Некоторые предпочитают прописать определенные способы внесения исправлений для конкретных документов. Но лучше себя не ограничивать и закрепить в учетной политике оба рассмотренных нами способа. И в каждом конкретном случае применять тот, который представляется более удобным.

Предлагаем ознакомиться:  Образец договоры мены квартир с доплатой разницы в стоимости

Исправляем бухгалтерскую первичку

Есть ошибки, которые вообще не нужно исправлять. Это несущественные ошибки, которые не препятствуют налоговым органам при проведении проверки идентифицировать:

  • продавца;
  • покупателя товаров, работ, услуг, имущественных прав;
  • наименование самих товаров, работ, услуг, имущественных прав;
  • их стоимость;
  • другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, влияющие на налогообложение.

И Минфин, и налоговая служба солидарны в том, что такие ошибки не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение базы по налогу на прибыльПисьма Минфина от 04.02.2015 № 03-03-10/4547; ФНС от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104@. Примером подобных несущественных ошибок могут быть различного рода опечатки, описки — в частности, в фамилиях лиц, подписавших документ, а также неправильное указание паспортных данных или неверное написание должности (не полностью соответствующее штатному расписанию).

Но помните: если в документе нет хотя бы одного из обязательных реквизитов, предусмотренных Законом о бухучетеч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, это уже грубая ошибка, и налоговики могут счесть, что подобные документы не подтверждают налоговые расходы или право на НДС-вычет. Так что если в первичке не хватает обязательного реквизита, такую ошибку игнорировать нельзя.

Исправляем счет-фактуру

На основании п. 1.3. разд. I
Порядка обмена электронными счетами-фактурами, утвержденного Приказом Минфина
РФ N 50н, выставить и получить электронный
счет-фактуру можно исключительно через оператора электронного документооборота.
Все крупные сервисы, в том числе и Synerdocs, позволяют
беспрепятственно работать как с корректировками, так и исправлениями.

Когда исправление важно

Не всегда уничтожение бумажного или аннулирование
электронного документа закрывает все потребности в ситуациях внесения
исправлений в документацию. Например, в случае подписания многостороннего
договора гораздо быстрее будет составить и подписать протокол разногласий,
нежели каждый раз формировать новый документ и отправлять его на согласование
всем участникам сделки.

Часто в бизнес отношениях требуется иметь под рукой всю
историю изменения документации, в этом случае внесение поправок с соблюдением
всех требований законодательства будет очень кстати.

Еще один кейс – это исправление фактур. Электронный
счет-фактуру нельзя выставить задним числом, а это значит, что, отправив
документ в течение установленного пятидневного срока, успеть обнаружить в нем
неточности и сформировать новый, аннулировав при этом старый, можно просто не успеть.
В этом случае однозначно следует воспользоваться корректировками и
исправлениями.

С появлением различных сервисов трудно сказать, что процессы
исправления документов стали значительно проще. Быстрее – да, а вот с простотой
трудно согласиться. Скорее всего, связано это с тем, что внешний электронный
документооборот еще не стал нашей полезной привычкой, и мы продолжаем
пользоваться правилами работы с бумагой.

https://www.youtube.com/watch{q}v=ytcreatorsru

Карина Кассис, аналитик Synerdocs

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юрист онлайн
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector