Кадровая работа с филиалами

— не являются юридическими лицами;- наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом;- должны быть указаны в учредительных документах создавшего их юридического лица;- действуют на основании утвержденных положений;- регистрируются в налоговом органе по месту их нахождения.Как должно осуществляться кадровое делопроизводство в организациях, имеющих обособленные подразделения, законодателем специально не регулируется.

Поэтому право выбрать, кто должен осуществлять прием и увольнение работников филиалов, кто издает приказы, связанные с трудовой деятельностью, кем оформляются и где хранятся трудовые книжки, составлять ли отдельное штатное расписание для филиала и т.п., предоставляется работодателю.Если обособленных подразделений в организации немного и штат работников в них небольшой, кадровое делопроизводство, как правило, осуществляется централизованно.

При такой организации документооборота:- все кадровые документы (приказы, распоряжения, акты, трудовые договоры и т.д.) подписываются руководителем организации;- все документы, в том числе трудовые книжки, хранятся в головной организации (по месту ее нахождения);- ведение кадровой документации и передачу ее в головную организацию обычно осуществляет один из работников обособленного подразделения.

Примечание. Организации могут создавать филиалы и представительства за пределами РФ в соответствии с законодательством иностранных государств, если иное не предусмотрено международными договорами.———————————<1> >Статья 5 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах», ст.

5 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью». Но если у организации много обособленных подразделений, находящихся в разных регионах РФ (либо за границей РФ), централизованный документооборот не только создает неудобства, но и не позволяет соблюдать сроки, установленные Трудовым кодексом. Поэтому очень часто полномочия по решению кадровых вопросов передаются непосредственно подразделениям.

Как организовать кадровый учет в обособленном подразделении

Обособленное подразделение (ОП) в соответствии с п. 2 ст. 11 Налогового кодекса Российской Федерации определяется как любое территориально обособленное от организации подразделение. Согласно указанному документу, основанием для признания статуса ОП является наличие оборудованных стационарных (созданных на срок более одного месяца) рабочих мест по месту его расположения.

Содержание сведений об ОП в учредительных документах компании и возложенные на него полномочия при этом значения не имеют. Открытие обособленного подразделения сопровождается изданием соответствующего приказа. При необходимости издается приказ, обособленное подразделение по которому передается под руководство лица, назначенного главой организации.

Законодательные акты, действующие в отношении ОП, не регламентируют способ ведения кадрового делопроизводства. На практике чаще всего имеют место две формы кадрового документооборота:

  • централизованная (оформление и хранение кадровой документации в головном офисе);
  • децентрализованная (оформление и хранение кадровой документации в ОП).

Выбор той или иной схемы документооборота зависит от специфики предприятия. Централизованный способ удобен, когда речь идет о небольшой численности сотрудников и нахождении головной организации и ОП в одном городе. Децентрализованный способ подходит для организаций, имеющих ОП в других городах. В этом случае на руководителя ОП оформляется доверенность, дающая ему право подписи трудовых договоров, приказов, прочих кадровых документов, а также внесения записи в трудовые книжки работников.

Перед проведением аудита в филиале головная организация должна издать соответствующий приказ о проведении кадрового аудита, в котором необходимо указать точные наименование и адрес филиала, определить перечень документов, подлежащих проверке, и сроки проведения аудита. Также необходимо закрепить полномочия лиц на проведение проверки в филиале от имени руководителя организации. Законодательство РФ не устанавливает единого перечня документов, которые обязательно должны иметься в организации или ее филиале.

Это надо знать. Кадровый аудит филиала — это проверка ведения кадрового делопроизводства в обособленном структурном подразделении с точки зрения его соответствия трудовому законодательству, подзаконным актам (содержащим нормы трудового права) и локальным актам организации.

В филиале должен быть полный комплект обязательной кадровой документации, но ряд локальных нормативных актов присылается из головной организации:

  • штатное расписание, которое для головной организации и филиала должно быть одно. Штатное расписание юридического лица утверждается приказом его первого руководителя (директора, генерального директора). После утверждения из штатного расписания делается выписка, относящаяся к деятельности филиала, или его копия, которая заверяется и передается в филиал компании;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение о защите персональных данных;
  • положение об оплате труда;
  • положение о стимулирующих надбавках;
  • положение о командировках.

Также в филиал должны высылаться копии приказов, действующих по всей организации. Сотрудники головного офиса знакомятся с оригиналом документа, а работники филиала — с копией, хранящейся в филиале. Обратите внимание, что правом заверки копий обязательных документов может обладать начальник отдела кадров компании, а директор филиала может не иметь такого права.

Результаты проведения кадрового аудита филиала оформляются актом. Акт подписывают все лица, которые принимали участие в проведении аудита кадровой документации филиала.

Кадровая документация филиала может проверяться местным подразделением Федеральной инспекции труда. Но ответственность за деятельность филиала как структурного подразделения несет головная организация, поэтому если сотрудник филиала обратится в суд для защиты своих интересов, ответчиком будет именно она.

Как правильно действовать службе документационного обеспечения управления (ДОУ), если организация ликвидирует свой филиал?

Первоначально службе ДОУ необходимо принять от директора филиала или председателя ликвидационной комиссии по акту те документы и предметы, которые обеспечивали деятельность филиала как обособленного или территориально удаленного подразделения организации:

  • печать филиала;
  • документы о закрытии счета и карточку с образцами подписей и оттиском печати филиала;
  • все свидетельства и лицензии на право осуществления отдельных видов деятельности, если они реализовывались филиалом;
  • генеральную доверенность на директора филиала, специальные доверенности на сотрудников филиала и журнал регистрации доверенностей;
  • акты сверки расчетов с налоговыми органами, внебюджетными фондами, документы об отсутствии задолженности или сроках ее погашения (их нужно передать в бухгалтерию);
  • штампы и журнал учета выдачи печатей и штампов (изымается совместно с подразделением безопасности);
  • бланки всех видов и журналы учета выдачи этих бланков;
  • документы, доказывающие передачу филиалу в момент его открытия недвижимости, транспортных средств, основных средств, которые возвращаются на баланс головной организации (документы передаются в бухгалтерию);
  • номенклатуру дел и все документы постоянного срока хранения по номенклатуре;
  • описи дел и акты о выделении документов и дел к уничтожению и по описям — архивные документы постоянного срока хранения.
Предлагаем ознакомиться:  Сдельная заработная плата рабочих - система начисления и примеры расчета по формуле

Кадровая работа с филиалами

Затем следует подготовить проект приказа руководителя организации об утверждении плана мероприятий (с указанием сроков, ответственных и пр.) по передаче документального и архивного фондов филиала в состав документального и архивного фондов головной организации.

При этом компания сама решает, оставлять ли документы по личному составу в территориальном архивном учреждении или передать их в архивный фонд головной организации, а также как принять документы, которые существуют в электронном виде, как организовать уничтожение документов, не подлежащих хранению, и т.п.

Поскольку все процессы ликвидации, реструктуризации, слияния и поглощения предусматривают большие организационные мероприятия по работе с документами, уже при наличии плана мероприятий служба делопроизводства организует все работы по архивно-технической обработке документов, передаче в архивное учреждение, перевозке в головную организацию и т.п.

Как правильно перевести работника из филиала в другой филиал: уволить в порядке перевода в другой филиал или издать приказ о переводе на другую постоянную работу? Кто должен издавать приказ о переводе: директор нашего филиала или директор того филиала, в который сотрудник просит его перевести <1>?

Определение полномочий руководителя филиала

Поскольку наиболее часто коммерческие организации открывают обособленные подразделения в виде филиалов, рассмотрим, как правильно организовать кадровое делопроизводство в филиале.

Наличие филиала должно быть отражено в первую очередь в учредительных документах организации. При открытии филиала в процессе деятельности в учредительные документы вносятся изменения, которые регистрируются в налоговом органе в установленном законодательством порядке.

Напомним, что решение об открытии филиала в обществах с ограниченной ответственностью принимается собранием участников (учредителей) общества, в акционерных обществах — советом директоров.Свою деятельность филиал осуществляет на основании положения о филиале.Так как филиалы не являются юридическими лицами, их руководители назначаются приказом руководителя организации и действуют на основании доверенности (абз. 2 п. 3 ст. 55 ГК РФ).

Обратите внимание! В учредительных документах организации и положении о филиале не должно быть ограничений или запретов по вопросам передачи полномочий по управлению обособленным подразделением.

Составляя доверенность на имя руководителя филиала, кроме полномочий представлять интересы организации в различных органах, осуществлять руководство филиалом (представительством), заключать сделки и подписывать договоры, необходимо прописать право на:

  • принятие и увольнение работников подразделения;
  • подписание трудовых договоров;
  • издание приказов, внесение записей в трудовые книжки;
  • применение дисциплинарных взысканий и поощрений;
  • заключение договоров о материальной ответственности и др.
  • Данные обязанности можно указать и в трудовом договоре с руководителем филиала

Кроме того, что определенными полномочиями в области кадрового делопроизводства наделяется руководитель филиала, в каждом подразделении существует работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства (например, инспектор по кадрам, секретарь, менеджер по персоналу или даже бухгалтер). А в больших филиалах создается отдельное подразделение — отдел кадров, отдел по работе с персоналом и др.

«Общество с ограниченной ответственностью «Ритм» в лице директора Ивановского филиала ООО «Ритм» Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании доверенности N… от… именуемое в дальнейшем «Работодатель».В соответствии со ст. 57 ТК РФ при приеме на работу в филиал в договор должно быть включено условие о месте работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения.

— правилами внутреннего распорядка;- коллективным договором (если таковой имеется);- иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).После подписания трудового договора обеими сторонами руководитель филиала издает приказ о приеме работника на работу по форме N Т-1, утвержденной Постановлением N 1.

Приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.Согласно ст. 66 ТК РФ, п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.

Кадровая работа с филиалами

2003 N 225 (далее — Постановление N 225), работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

Итак, на основании приказа уполномоченный сотрудник производит запись в трудовую книжку принятого работника. При этом в трудовой книжке отмечают место работы с указанием обособленного структурного подразделения. Запись выглядит следующим образом: заголовок — «Общество с ограниченной ответственностью «Ритм», ниже — «ООО «Ритм», под заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 — дата приема на работу в соответствии с приказом, в графе 3 делается запись «Принят на работу в Ивановский филиал в отдел закупок на должность менеджера», в графе 4 проставляется — номер и дата приказа.

Увольнение работников филиала осуществляется в порядке, установленном Трудовым кодексом. Но при оформлении документов могут возникнуть некоторые затруднения, например, не совсем ясно, на чье имя работник должен писать заявление об увольнении по собственному желанию. Поскольку работодателем является юридическое лицо, создавшее филиал, заявление об увольнении (а также все заявления, связанные с трудовой деятельностью) работник пишет на имя руководителя организации, а подписывать его и издавать приказ будет уже руководитель филиала.

Что касается записи в трудовой книжке, вопросов не возникает: запись производит сотрудник кадровой службы филиала. Но проблема в том, что запись должна заверяться оттиском печати организации, печать филиала для этих целей использовать категорически нельзя. Согласно Постановлению N 225 и Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.

Предлагаем ознакомиться:  Недействительность сделок: основания и последствия

2003 N 69, запись в трудовой книжке заверяется только печатью организации.Напомним, что в соответствии с законодательством печать организации должна содержать полное наименование юридического лица на русском языке и указание на место нахождения юридического лица. Печать обособленного структурного подразделения также должна содержать наименование обособленного подразделения и, соответственно, его местонахождение.

Таким образом, если прием работника в филиал, его перевод, предоставление отпуска и т.п. могут осуществляться непосредственно в филиалах, то с увольнением работника не так все просто. И если передача трудовых книжек в головную организацию создает определенные проблемы, выход только один — изготовить печати организации по количеству филиалов и передать их на основании приказа руководителя организации ответственным в филиалах лицам.Подведем итог.

Если вы открываете филиал, в первую очередь решите, каким образом будут осуществляться трудовые отношения с работниками этого филиала — централизованно или на месте. В том и другом случае есть свои плюсы и минусы, выбор остается за работодателем. Если трудовые отношения регулируются централизованно, то нужно продумать и закрепить в локальном нормативном акте процедуру и сроки передачи кадровой документации, учитывая при этом сроки, установленные ТК РФ (трехдневный срок подписания приказа о приеме на работу, трехдневный срок выдачи документов, связанных с работой, срок выдачи трудовой книжки в связи с увольнением и т.д.).

Кадровая работа с филиалами

Если же принимается решение о передаче полномочий по регулированию трудовых отношений непосредственно филиалу, необходимо правильно оформлять соответствующие документы: доверенность на руководителя филиала, положение о филиале, приказ о назначении лица, ответственного за ведение и хранение трудовых книжек, хранение печати, и др.

Так как филиалы не являются юридическими лицами, их руководители назначаются головной организацией и действуют на основании доверенности (ст. 55 ГК РФ). Чтобы руководитель филиала обладал правом приема и увольнения работников, необходимо закрепить эти полномочия в трудовом договоре или доверенности.

3.3.1. Директор филиала вправе заключать и расторгать трудовые договоры с работниками филиала.

3.3.2. Директор филиала вправе утверждать должностные инструкции работников филиала, положения об отделах филиала.

3.3.3. Директор филиала вправе поощрять работников или налагать на них дисциплинарные взыскания.

Кадровая работа с филиалами

3.3.4. Директор филиала обеспечивает соблюдение работниками филиала правил внутреннего трудового распорядка, норм охраны труда.

3.3.5. Директор филиала обеспечивает создание условий для повышения квалификации работников филиала и содействует их профессиональному росту.

  1. Права и обязанности Работодателя.

4.5. Работодатель имеет право проводить аудит любой документации, включая кадровую, филиала ООО с предупреждением об этом Директора филиала за 2 (два) рабочих дня.

  • принимать и увольнять работников филиала, заключать трудовые договоры с принимаемыми в филиал работниками, выступать в отношениях с работниками филиала полномочным представителем ООО как работодателя.

Филиалы — головная боль специалистов отдела персонала основной организации, поскольку возникает много вопросов, связанных с работой кадровых служб на местах.

Оформление документов, связанных с увольнением работника ОП, происходит в зависимости от способа кадрового учета. В случае децентрализованного делопроизводства увольняющийся сотрудник подписывает необходимые документы и получает трудовую книжку непосредственно в ОП. При централизованном кадровом делопроизводстве указанная процедура проводится в головном офисе.

Как известно, в ситуации увольнения крайне важно соблюдение сроков в отношении расчета сотрудника, подписания им приказа об увольнении и получении трудовой книжки. Этот момент необходимо учитывать, если ОП и головной офис находятся в разных городах. В таком случае допускается отправка документов почтой или курьерской службой при наличии письменного согласия на то работника.

Обязательные документы для филиалов

  1. Положение о филиале: поскольку филиалы не являются самостоятельными юридическими лицами, основной документ, которым регламентируется их деятельность и который в обязательном порядке должен быть в наличии, — это положение о филиале.
  2. Копии учредительных документов и локальных нормативных актов  организации: правилами внутреннего трудового распорядка, инструкциями по охране труда, по кадровому делопроизводству, положениями о заработной плате, о командировках и др., которые утверждаются руководителем организацииОбратите внимание! Для филиалов могут быть составлены отдельные локальные нормативные акты, утвержденные руководителем филиала (если ему предоставлены такие полномочия), которые должны быть согласованы с руководителем организации.
  3. Штатное расписание

Законодательством данный вопрос не урегулирован. Напомним, что штатное расписание — это локальный нормативный акт, который отражает структуру организации, содержит перечень структурных подразделений (в том числе обособленных), наименований должностей, сведения о количестве штатных единиц, размерах должностных окладов, надбавок и месячном фонде заработной платы.

Для него применяется унифицированная форма N Т-3, которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1). С одной стороны, поскольку штатным расписанием оформляются структура и штатный состав всей организации, а филиал является ее структурным подразделением, штатное расписание должно быть одно на всю организацию и утверждаться руководителем организации.

С другой стороны, филиалы «могут осуществлять все функции юридического лица», и, если руководителю филиала будет предоставлено право утверждения штатного расписания филиала, противоречить законодательству это не будет. Но в этом случае расписание должно быть согласовано с руководителем организации.

Предлагаем ознакомиться:  Ученический договор без отрыва от работы

Прием на работу

Прием в штат нового сотрудника, независимо от того, будет он работать в головном или обособленном подразделении, требует соблюдения четкой процедуры работы с документами. Работник должен подписать не только трудовой договор и приказ о приеме на работу, но и такие документы, как личная карточка, соглашение о персональных данных, журнал ознакомления с локальными нормативными актами и пр.

Отдельной задачей при приеме на работу является вводный инструктаж по охране труда, также требующий подписания работником соответствующих документов. Если трудоустройство осуществляется в ОП с централизованным документооборотом, то экземпляры выше указанных документов подписываются и хранятся на территории головного офиса.

Изменение организационных условий филиала

Рассмотрим, какие действия необходимо произвести и как оформить документы в случаях, когда филиал ликвидируется, переименовывается или когда работника переводят из одного филиала в другой.Ликвидация филиала. Если работодатель принял решение закрыть филиал, но организация при этом продолжает свою деятельность, расторжение трудовых договоров с работниками производится по правилам, предусмотренным для случаев ликвидации организации (ч. 4 ст. 81 ТК РФ).

Кадровая работа с филиалами

Обратите внимание! Данное правило распространяется только при прекращении деятельности структурного подразделения, расположенного в другой местности. Если же филиал и головная организация находятся в пределах одного населенного пункта, то увольнять по данному основанию нельзя. В этом случае следует увольнять в связи с сокращением штата или численности предприятия.

При ликвидации филиала работодатель не обязан предлагать работнику вакантные должности (если иное не закреплено в трудовом или в коллективном договоре).О предстоящем увольнении в связи с ликвидацией филиала работники предупреждаются персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения.

Трудовые договоры могут быть расторгнуты и ранее двух месяцев, но при этом работнику выплачивается дополнительная компенсация в размере его среднего заработка, исчисленного пропорционально времени, оставшемуся до истечения срока предупреждения об увольнении (ст. 180 ТК РФ).При расторжении трудового договора в связи с ликвидацией филиала работнику выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка, а также за ним сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия).

«Трудовой договор расторгнут в связи с прекращением деятельности Ивановского филиала в г. Иваново, пункт 1 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».Сокращение численности или штата сотрудников филиала. Оно осуществляется в том же порядке, что и сокращение численности или штата сотрудников организации, согласно ТК РФ.

Но у работодателей часто возникает вопрос: надо ли предлагать сокращаемым сотрудникам филиала имеющиеся вакансии в головной организации или других обособленных подразделениях? В силу ст. 81 ТК РФ увольнение по сокращению численности или штата допускается, если невозможно перевести работника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации, так и вакантную нижестоящую должность или ниже оплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья.

При этом работодатель обязан предлагать все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности.Руководствуясь данной статьей, можно сделать вывод, что работодатель обязан предлагать имеющиеся у него вакансии в головной организации или других филиалах, если все они находятся в одной местности.

Если сокращение численности или штата происходит в филиале г. Калуги, а головная организация находится в г. Москве, вакансии, существующие в Москве, работодатель предлагать не обязан, если только это не предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.Изменение наименования или места нахождения филиала.

Кадровая работа с филиалами

«Ивановский филиал переименован в «Филиал г. Иваново». Если же филиал изменил свое место нахождения, которое является обязательным условием трудового договора, следует руководствоваться ст. 72 ТК РФ (изменение определенных сторонами условий трудового договора по соглашению сторон) и в письменном виде заключить с работниками дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении определенных сторонами условий трудового договора.

Перевод работника. В силу ст. 72.1 ТК РФ перевод на другую работу — постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем.

Перевод оформляется путем заключения дополнительного соглашения и издания приказа по унифицированной форме N Т-5, утвержденной Постановлением N 1, после чего запись о переводе вносится в трудовую книжку и личную карточку работника.При переводе работника в другую местность ему предоставляются определенные гарантии.

Если согласие на перевод получено, по предварительной договоренности с работником работодатель обязан возместить расходы на переезд самого работника, членов его семьи и провоз имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения) и на обустройство на новом месте жительства.

Конкретные размеры возмещения расходов определяются соглашением сторон трудового договора (ст. 169 ТК РФ).Если же работник отказывается от перевода в другую местность, трудовой договор с ним прекращается по основанию, предусмотренному п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, — отказ от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора (ч. 4 ст. 74 ТК РФ).

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юрист онлайн
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector