Табель учета рабочего времени: на что бухгалтерии обратить внимание, чтобы оправдать расходы на оплату труда

Учитываем нюансы организации

Специальная форма табеля была утверждена еще в 2004 году Госкомстатом. Ведение табелей учета рабочего времени в организациях осуществляется работниками кадровой службы или бухгалтерского отдела.

На основании данной формы руководство предприятия может выполнять разные действия:

  • учитывать все отработанное время каждым сотрудником предприятия;
  • контролировать соблюдение дисциплины на рабочем месте;
  • отражать все явки и неявки сотрудников на работу;
  • фиксировать факт опоздания каждого специалиста;
  • обладать сведениями, позволяющими определить, насколько полно была выполнена работа специалистом в компании;
  • пользоваться этой информацией для грамотного начисления зарплаты;
  • вносить данные в статистические формы.

Наиболее часто используется этот документ сотрудниками бухгалтерского отдела, когда они рассчитывают оптимальную зарплату, премии и надбавки другим работникам предприятия. Ведение табеля учета рабочего времени сотрудников для кадровой службы позволяет контролировать явки и опоздания. Если выявляются нарушения, то привлекаются соответствующие сотрудники предприятия к ответственности, а также могут применяться разные виды дисциплинарного взыскания.

В НК содержится информация о том, что каждый человек, официально работающий в какой-либо компании, может при увольнении запрашивать табель учета совместно с другими документами, к которым относится и трудовая книжка. Эти сведения указываются в ст. 84.1 НК.

С 2013 года руководители предприятия при ведении табеля учета рабочего времени работников могут не пользоваться унифицированными формами, так как они были отменены. Но обычно специалисты предприятия пользуются именно этими документами. Образец ведения табеля учета рабочего времени располагается ниже.

Допускается, чтобы специалисты бухгалтерского отдела или кадровой службы самостоятельно вносили в этот документ разные изменения. Они зависят от специфики работы всего предприятия и имеющегося количества сотрудников в штате.

Бланк, введенный Госкомстатом, считается удобным, поэтому его можно легко обрабатывать и изменять. Нередко он используется без каких-либо изменений.

Заполнить данный документ на самом деле достаточно просто. Для этого надо только разобраться в предназначении каждой ячейки. Ответственные лица, наделенные полномочиями заполнения документации, должны хорошо изучить состав документа. К особенностям процесса заполнения относятся:

  • допускается увеличивать количество граф;
  • вверху отражаются коды затрат часов, а снизу указывается, сколько фактически было отработано специалистом в конкретный день;
  • у каждого работника организации должен иметься личный номер в табеле, который применяется для расчета зарплаты и совершения других действий;
  • за совместителями закрепляется два номера;
  • указывать требуется как отработанные дни, так и количество часов, которые были фактически отработаны специалистом каждый день;
  • в конце каждого месяца табель передается в кадровую службу, причем специалисты данного отдела проверяют правильность составления документа, а также следует убедиться, что пропущенные работниками рабочие часы не являются прогулами;
  • если увольняется какой-либо специалист, то со следующего месяца его номер не используется при заполнении табеля;
  • указывать требуется данные о прогулах, выходных днях, а также об отгулах, отпусках, командировках или других причинах, по которым отсутствует специалист на рабочем месте.

Если длительность рабочего дня указывается в часах, то не нужно фиксировать неполные часы.

Согласно Трудовому кодексу рабочее время сотрудников делится на категории в зависимости от продолжительности и режима.

Сверхурочная работа. Таковой признается работа, выполняемая сотрудником по инициативе работодателя за пределами установленной для него продолжительности рабочего времени (смены), а при суммированном учете рабочего времени — сверх нормального числа рабочих часов за учетный период (ч. 1 ст. 99 ТК РФ).

Для учета сверхурочного времени в табеле на одного сотрудника отводят две позиции. В первой отражают время, отработанное в пределах нормы, с соответствующей кодировкой. А во второй — сверхурочные часы.

В верхней строке второй позиции проставляется код С или 04, а в нижней указывается продолжительность рабочего времени. На основании этих данных первые два часа работы нужно оплатить не менее чем в полуторном размере, а последующие часы — не менее чем в двойном (ст. 152 ТК РФ).

Примечание. Для учета времени, отработанного сверхурочно, в табеле на одного сотрудника отводят две позиции. В первой отражают время, отработанное в пределах нормы, а во второй — сверхурочное.

Табель учета рабочего времени: на что бухгалтерии обратить внимание, чтобы оправдать расходы на оплату труда

Работа в предпраздничные и праздничные или выходные дни. Согласно ст. 95 ТК РФ продолжительность рабочего дня или смены непосредственно перед нерабочим праздничным днем уменьшается на один час. Если в организации из-за особенностей производства невозможно уменьшить продолжительность работы (смены), то дополнительно отработанные часы считаются сверхурочными. При этом в табель можно ввести дополнительную позицию, указать в ней код С (04) и время, отработанное сверх установленной нормы.

Примечание. Если в организации из-за особенностей производства невозможно уменьшить продолжительность рабочего дня или смены в предпраздничные дни, то дополнительно отработанные часы считаются сверхурочными.

Работа в праздничный или выходной день оплачивается не менее чем в двойном размере и отражается кодом РВ или 03. В нижней строке указывается фактически отработанное время. По желанию сотрудника ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае рабочий выходной или праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит (ст. 153 ТК РФ). День, когда сотрудник взял отгул, обозначается в табеле кодом НВ или 28. При этом строка об отработанном времени остается незаполненной.

Сменная работа, включая ночную смену. Работа в две, три или четыре смены вводится, если длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы (ст. 103 ТК РФ). В этом случае сотрудники выходят на работу в соответствии с графиком сменности.

Если рабочая смена полностью приходится на дневное время, в табеле указывается код Я или 01. При работе в ночное время (с 22.00 до 6.00) в табеле ставится код Н (02). Если смена затрагивает дневное и ночное время, рабочее время такого сотрудника целесообразно учитывать отдельно по двум позициям с указанием соответствующих кодов Я (01) и Н (02). Помимо кодов, в табеле отражается время, фактически отработанное днем и ночью.

Ненормированный рабочий день. Для некоторых сотрудников работодатель имеет право устанавливать ненормированный рабочий день. Это особый режим работы, в соответствии с которым отдельные сотрудники могут по распоряжению работодателя эпизодически привлекаться к выполнению трудовых функций за пределами установленной для них продолжительности рабочего дня.

Отличительная черта данного режима работы в том, что часы, отработанные сотрудником сверх установленных для данной должности при обычном режиме работы, не считаются сверхурочными и дополнительно не оплачиваются.

Примечание. Отличительная черта ненормированного рабочего дня в том, что часы, отработанные сотрудником сверх установленных, не считаются сверхурочными.

Компенсация сотруднику за работу в режиме ненормированного рабочего дня предоставляется в виде дополнительного оплачиваемого отпуска. Его продолжительность определяется коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка, но не может составлять менее трех календарных дней (ст. 119 ТК РФ).

Как отразить в табеле рабочее время сотрудника с ненормированным рабочим днем? В Указаниях этот вопрос не разъясняется. Учитывая, что в табеле должно отражаться реальное отработанное время, он, по мнению автора, должен заполняться следующим образом. В верхней строке необходимо поставить код Я или 01, в нижней строке — фактически отработанные часы.

При предоставлении работнику с ненормированным рабочим днем дополнительного отпуска в табеле указывается код ОД или 10.

Работа совместителя. Сотрудник может выполнять дополнительную работу как по месту основной работы (внутренний совместитель), так и у других работодателей (внешний совместитель).

Если работник является внутренним совместителем, то в табеле сведения по нему должны отражаться два раза. При этом и в первом, и во втором случае табельный номер будет одинаковый, а должности будут отличаться. Как основная работа, так и работа по совместительству обозначается кодом Я или 01. Кроме того, в соответствующих ячейках ставится фактически отработанное время.

Напомним, согласно ст. 284 ТК РФ в течение дня совместитель может работать не более четырех часов. При этом в дни, когда по основному месту работы сотрудник свободен от исполнения трудовых обязанностей, он вправе работать по совместительству полный рабочий день или смену.

Предлагаем ознакомиться:  Договор аренды квартиры физическому лицу образец скачать

В то же время в течение одного месяца (другого учетного периода) продолжительность рабочего времени при работе по совместительству не должна превышать половины месячной нормы рабочего времени (нормы рабочего времени за другой учетный период), установленной для соответствующей категории работников.

Если внутреннего совместителя направили по основной должности в командировку, то на этот период данному работнику нужно оформить отпуск без сохранения зарплаты. В этом случае по основной должности в табеле проставляется код ДО или 16.

Примечание. Сотрудник, принятый на работу в организацию, включается в табель в месяце приема на работу. Работник, уволенный из организации, исключается из табеля в месяце, следующем за месяцем увольнения.

Неполное рабочее время. Под ним понимается частичная занятость сотрудника в течение рабочего дня или недели. Например, сотрудник может работать шесть часов в день вместо положенных по норме восьми либо трудиться три дня в неделю вместо положенных пяти дней.

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком. На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.

В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.

Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.

Специально в компании должен назначаться конкретный ответственный за ведение табеля учета рабочего времени. Обычно для этого выбирается работник кадровой службы или бухгалтерии. Для этого должен изначально издаваться приказ, на основании которого специалисту передаются соответствующие полномочия.

На самом табеле должны ставить подписи ответственный за ведение табеля учета рабочего времени и руководитель отдела кадров. Не требуется в компании отдельно выделять должность для такого сотрудника, так как справиться с задачей может каждый человек, наделяемый руководством предприятия соответствующими полномочиями.

В трудовой договор выбранного специалиста надо внести отдельный пункт. В нем указывается, что гражданин наделяется конкретными полномочиями. Если данный процесс не будет выполнен, то специалист может отказаться от дополнительной работы.

Человек, выбранный для ведения табеля учета рабочего времени, должен вносить сведения в течение всего месяца, после чего документация передается руководителю отдела кадров. Директор отдела сверяет информацию с другими источниками, после чего подписывает форму. Она далее передается в бухгалтерию для расчета зарплаты каждому сотруднику предприятия.

Достаточно часто предприятия пользуются сдельной оплатой труда, что приводит к сложностям при заполнении табеля. Инструкция по ведению табеля учета рабочего времени для сдельщиков заключается в следующем:

  • оплата труда зависит от объема выполненной работы специалистом;
  • в документе должна учитываться выработка по каждому работнику предприятия;
  • допускается измерять труд в часах, например, это требуется в школах или других образовательных учреждениях, поэтому в табеле следует прописывать время работы;
  • в остальных ситуациях используется код Я01, поэтому не требуется заполнять последнюю строку этой документации;
  • отдельно оплачивается работа в праздничные дни, причем размер оплаты зависит от информации, содержащейся в коллективном договоре.

Таким образом, даже при наличии сдельной формы оплаты труда заполнить табель достаточно просто.

Форма Т-13. Особенности формы

Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.

Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.

Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.

Табель учета рабочего времени: на что бухгалтерии обратить внимание, чтобы оправдать расходы на оплату труда

Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.

Какие формы являются удобными?

Существует три формы документа, которые считаются простыми в использовании. В них без труда можно внести разные корректировки. Выбор зависит от направления деятельности предприятия и количества должностей в компании.

Ведение табеля учета рабочего времени может осуществляться с использованием в качестве основы трех форм:

  • Т-13. Обычно используется этот бланк компаниями, в которых устанавливается на входе турникет или другое оборудование, на основании которого в автоматическом режиме фиксируется, когда именно приходит на работу тот или иной специалист. Заполняется документация как ручным методом, так и с применением разных компьютерных программ.
  • Т-12. Этот вариант представлен универсальным бланком. Он обычно заполняется специалистами предприятия вручную. В нем имеется дополнительный раздел, в который могут вноситься сведения о размере оплаты за выполненную работу.
  • 0504421. Этот бланк считается специфическим, так как применяется только бюджетными организациями. Наиболее актуален среди учителей или преподавателей, работающих в разных образовательных учреждениях.

Каждый документ имеет свои особенности, поэтому заполняется специфическим образом.

Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13

В отличие от произвольных таблиц схожего содержания, Т-13 содержит данные о предприятии, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа проставляется в соответствии с внутренними требованиями к ведению табелей.

Табель учета рабочего времени: на что бухгалтерии обратить внимание, чтобы оправдать расходы на оплату труда

В верхней части также указано название отдела. Нужно помнить, что руководителю этого отдела (даже если заполнять табель — не входит в его или ее обязанности) следует расписаться на заполненной форме.

Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).

Я — (явка) рабочий день,В — выходной,ОТ — отпуск,РП — явка в выходной день (отработка),К — командировка,ПК — повышение квалификации,У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,Б — больничный с больничным листом,Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.

Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.

Табель учета рабочего времени: на что бухгалтерии обратить внимание, чтобы оправдать расходы на оплату труда

Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.

Т-13 для ноября

По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.

В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:

  • 2000 — обычный рабочий день,
  • 2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
  • 2012 — отпуск.

Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:

  • Я — рабочий день,
  • Н — неотработанный день.

Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.

Частные случаи

  1. Как заполнять Т-13 для сотрудников, участвующих в конференциях и других учебных мероприятиях?
  2. Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.

  3. Может ли код Я иметь значение более 8 часов?
  4. Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.

  5. В чем различие табелей Т-12 и Т-13?

Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.

Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени

Эта часть табеля включает в себя используемые для заполнения необходимых сведений по работникам буквенные и числовые шифры, а также их расшифровку. Их необходимо вписывать в основной части табеля для того, чтобы коротко и понятно отражать количество фактически проведенного тем или иным сотрудников времени на рабочем месте, а также причины его неявки на работу.

Предлагаем ознакомиться:  Тинькофф подал в суд как ответить на исковое заявление || Что делать если тинькофф подал в суд

Правила заполнения

Сотрудник предприятия, получающий полномочия по заполнению этого документа, должен разобраться в нюансах процесса внесения сведений. Правила ведения табеля учета рабочего времени считаются простыми и понятыми. Желательно изначально в них хорошо разобраться, что позволит удобно и легко работать с отчетом.

К основным правилам заполнения документа относится следующее:

  • изначально правильно выбирается актуальная форма ведения табеля учета рабочего времени;
  • заполняется документ только в одном экземпляре;
  • допускается для этого вручную вносить данные или пользоваться компьютером;
  • у сотрудника, занимающегося данным процессом, должны иметься соответствующие полномочия, для чего предварительно работодателем издается приказ;
  • подготавливать табель надо в начале нового месяца;
  • в титульный лист вносятся сведения о названии компании и имеющихся подразделениях;
  • указывается дата начала учета;
  • в конце месяца прописывается дата окончания ведения отчета;
  • основной лист табеля представлен таблицей, в которую вносятся данные о каждом работнике организации, причем важно вносить правильно все фамилии, чтобы не допустить путаницы или ошибок;
  • обязательно о каждом сотруднике должна иметься достоверная информация, а также прописывается присвоенный специалисту номер, который можно взять в личном деле;
  • столбцы табеля представлены конкретными днями месяца;
  • напротив фамилий имеются ячейки, в которые вносятся сведения обо всех отработанных часах или сменах;
  • если имеются выходные или праздники, то надо указывать данную информацию специальными отметками;
  • сведения ответственным лицом должны вноситься ежедневно, для чего ориентируется специалист на официальные документы, к которым относятся разные приказы, заявления, больничные листы или распоряжения руководства компании;
  • если фиксируются опоздания или прогулы, то они закрепляются специальными кодами, состоящими из цифр и букв.

Скрепляется документ подписью руководителя предприятия. Без этой подписи он не будет считаться действительным. Порядок ведения табеля учета рабочего времени считается простым, поэтому справиться с этим процессом может каждый работник кадровой службы. Если выявляются ошибки или нарушения, то именно назначенный специалист несет ответственность за эти сведения.

Табель учета рабочего времени составляется в одном экземпляре и ведется отдельно по каждому подразделению. Данные о работнике (Ф.И.О., должность) указываются на основании приказа о приеме на работу, увольнении и других документов по учету кадров. Каждому сотруднику должен присваиваться табельный номер, который сохраняется за ним на все время работы в компании (о том, сколько времени нужно хранить табель, см. врезку).

Справка. Сколько хранить табели учета рабочего времени

Налоговый кодекс требует, чтобы первичные документы, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов (включая документы, подтверждающие получение доходов и осуществление расходов), хранились четыре года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). В то же время Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ установлен пятилетний срок хранения первичных учетных документов.

Кроме того, как документы по кадрам и оплате труда табели учета рабочего времени должны храниться не менее пяти лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда — не менее 75 лет (Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558). Таким образом, в общем случае табели следует хранить не менее пяти лет.

В табель не включаются лица, работающие в организации по гражданско-правовым договорам. Ведь нормы трудового права, в том числе касающиеся рабочего времени, на них не распространяются (ч. 8 ст. 11 ТК РФ). Табель можно вести одним из двух способов, который организация выбирает самостоятельно:

  • сплошным способом, то есть регистрировать явки и неявки на работу;
  • способом учета отклонений, то есть регистрировать только отклонения (неявка на работу, опоздание, сверхурочные часы и т.д.).

По окончании месяца табель подписывается ответственным лицом и руководителем структурного подразделения (работником кадровой службы) и передается в бухгалтерию для начисления зарплаты и других выплат.

Если в организации зарплата за первую половину месяца (аванс) начисляется за фактически отработанное время, табель может составляться отдельно за первую и вторую половину месяца.

Учитываем нюансы организации

При работе в условиях неполного рабочего времени труд оплачивается пропорционально отработанному времени или в зависимости от выполненного объема работ (ч. 2 ст. 93 ТК РФ).

Командировка. При направлении работника в командировку в табеле отражаются только дни (включая выходные и нерабочие праздничные), приходящиеся на время командировки. Они обозначаются буквенным кодом К либо цифровым 06. В соответствующей графе количество отработанных часов отражать не нужно, она остается незаполненной.

За дни командировки, которые являются рабочими в соответствии с графиком, сотруднику выплачивается средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Если сотрудник, находясь в командировке, по распоряжению компании работал в выходной или праздничный день, то в табеле он должен быть отмечен кодом РВ или 03. Этот день оплачивается работнику в повышенном размере в соответствии со ст. 153 ТК РФ.

За дни болезни в командировке работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности. Поэтому при наличии больничного листа соответствующие дни должны быть помечены кодом Б или 19.

Вопрос о выходе сотрудника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с организацией. Обычно это оговаривается в приказе руководителя о направлении в командировку.

Если, например, по решению руководителя работник должен в день отбытия в командировку выйти на работу (в частности, при отбытии в командировку после окончания рабочего дня), то этот день будет считаться рабочим и соответственно в табеле будет проставлен код Я или 01. За этот день работнику должна быть начислена заработная плата в обычном порядке.

Примечание. Вопрос о выходе сотрудника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем. Обычно это оговаривается в приказе о направлении в командировку.

Табель учета рабочего времени: на что бухгалтерии обратить внимание, чтобы оправдать расходы на оплату труда

Временная нетрудоспособность. Дни болезни работника в табеле помечаются кодом Б или 19. Эти же коды указываются, если дни болезни приходятся на выходные, поскольку пособие по временной нетрудоспособности выплачивается за календарные дни болезни (п. 8 ст. 6 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ). Кроме того, названные коды следует проставить в табеле работника, который заболел, находясь в отпуске.

Отпуск. Пребывание работника в отпуске как в рабочие, так и в выходные дни отмечается в табеле кодом ОТ или 09. Основание — оплачиваемый отпуск предоставляется в календарных днях.

Если на период отпуска приходятся праздничные дни, то их необходимо отмечать в табеле кодом В или 26, поскольку они не входят в календарные дни отпуска (ч. 1 ст. 120 ТК РФ).

Дни, на которые отпуск продлевается, отражаются кодом ОТ или 09. В аналогичном порядке заполняется табель при болезни работника. При этом вместо кода В или 26 указывается код Б или 19.

Отсутствие по невыясненным причинам. Иногда сотрудника нет на работе, но в табеле невозможно проставить тот или иной код, поскольку неизвестна причина, по которой он отсутствует. Например, такое возможно, когда сотрудник заболел, но вовремя не сообщил об этом.

Если на момент сдачи табеля в бухгалтерию оправдательные документы не представлены либо причина не выяснена, то табель сдается с отметкой о неявке по невыясненным причинам. Такая отметка делается в виде кода НН или 30.

Табель учета рабочего времени: на что бухгалтерии обратить внимание, чтобы оправдать расходы на оплату труда

После представления оправдательных документов (например, больничного листа) либо выяснения причин отсутствия сотрудника на рабочем месте код НН (30) должен быть заменен на другой код (Б или 19, ПР или 24 и др.). Необходимый код указывается в дополнительном листе, который прилагается к основному табелю.

Пример. В ООО «Парус» установлена пятидневная рабочая неделя. Табель учета рабочего времени ведется сплошным способом. Рассмотрим, как должен быть заполнен табель за вторую половину июля 2011 г. в отношении следующих работников:

  • менеджер по продажам А.А. Иванов находился в служебной командировке с 20 по 27 июля 2011 г. День направления в командировку — 20 июля — сотрудник отработал полностью, а в день возвращения — 27 июля — на работу не выходил. Остальные дни в июле он отработал полностью. Продолжительность его рабочего дня — 8 часов;
  • А.С. Воронин работает заведующим хозяйственной частью. Продолжительность его рабочего дня — 8 часов. Кроме того, он является внутренним совместителем и выполняет обязанности электрика по следующему графику: понедельник и четверг по 2 часа. Рабочее время как при выполнении основных обязанностей, так и обязанностей по совместительству отработано полностью;
  • Н.М. Смирнова работает помощником бухгалтера. Она трудится 35 часов в неделю (7 часов в день), так как ей нет еще 18 лет. С 15 по 21 июля Н.М. Смирнова болела и за эти дни представила больничный лист;
  • А.В. Гришин трудится водителем. Ему установлен ненормированный рабочий день. Он работал по 8 часов все дни, кроме 19 июля, а в этот день — 10 часов;
  • И.С. Никитин работает механиком. Продолжительность его рабочего дня 8 часов (с 9.00 до 18.00). С 27 июля он согласился на сверхурочную работу и в этот день дополнительно отработал 3 часа (с 18.00 до 21.00);
  • Л.А. Демина — секретарь-референт. Во второй половине июля она находилась в очередном ежегодном отпуске, из которого должна была выйти на работу 25 июля. Однако за период с 16 по 20 июля сотрудница представила в организацию больничный лист. По соглашению с руководителем отпуск ей продлен на пять дней.
Предлагаем ознакомиться:  Если у виновника ДТП нет страховки ОСАГО – что делать и как взыскать ущерб? Право-в.РФ

Образец фрагмента заполненного табеля по форме N Т-13 представлен на рисунке.

Предприятия, являющиеся бюджетными, пользуются во время работы другой формой. Она называется №0504421. В этом бланке имеются определенные отличия от стандартной формы Т-12 или Т-13. Это обусловлено тем, что в нем отражаются все нюансы работы именно бюджетной организации. В таблицу можно ввести разные коды, которые указывают на выходной при обучении или учебные отпуска.

К основным нюансам ведения табеля учета рабочего времени работников в бюджетной сфере относится следующее:

  • в титульный лист важно вписывать не только наименование данного учреждения, но и присвоенный цифровой код;
  • если требуется внести определенные изменения в документ, то прописывается код корректировки;
  • существуют графы, куда надо вносить сведения о промежуточных итогах.

Не требуется при использовании данного бланка прописывать дополнительные расчеты. При заполнении документа используются стандартные правила.

Теория – это прекрасно, но практика обычно сильно от нее отличается. Какие шаги предпринять, чтобы добиться результата – своевременного предоставления табелей от всех подразделений?

  1. Совещание. Неважно, будет ли это общее совещание всех начальников или просто деловая беседа с директором – без этого шага не обойтись. Нужно убедительно доказать, почему предоставление данных о рабочем времени – это важно. Приведите примеры ошибок в начислениях зарплаты из-за отсутствия информации, несвоевременного информирования о прогулах или больничных. Главное – заручиться поддержкой руководства и бухгалтерии.

  2. Положение о табельном учете. Найти абсолютно адаптированный под вашу организацию документ вряд ли получится, придется потрудиться самим. Определите важные моменты:

    1. кто должен присылать вам табель, в каком виде и в какие даты. Как правило, это 2-3 дня до дат выплат аванса и зарплаты;

    2. обязанности ответственных лиц – контроль явок на работу, опозданий, иных отклонений от стандартного графика;

    3. порядок информирования отдела кадров о случаях работы в праздники, сверхурочных часах и т.д.

  3. Приказ об утверждении Положения и обязанности его исполнять. С ним, как и с Положением, нужно ознакомить всех задействованных лиц. Иногда в крупных филиалах, обособленных подразделениях ведение табеля возлагают на секретаря, помощника и т.д. Если так и есть, знакомим их тоже.

  4. Образцы табеля по отделам со списком фамилий. Список вносить, конечно, не обязательно, но так вы окажете помощь руководителям, и поможете никого не «потерять». Разошлите образцы по электронной почте, напишите о вашей готовности ответить на вопросы.

  5. Контроль исполнения. В первые месяцы придется заниматься постоянными напоминаниями о табеле, но постепенно все войдет в привычное русло. Сделайте пометки в календаре в контрольные даты и отправьте всем напоминание.

  6. Меры воздействия. Часто начальники ссылаются на занятость или попросту забывают вести табельный учет. Если напоминания не помогают, отправьте всем не сдавшим сообщение наподобие «уведомляю вас о том, что фамилии руководителей, не исполняющих Положение о табельном учете, будут переданы генеральному директору в случае не предоставления информации 1 числа месяца». Это, конечно, крайняя мера, так как личным расположением и хорошим отношением можно добиться намного больших результатов, чем давлением и запугиванием.

  • Требуется ли бумажная форма документа?
  • Будете ли вы на основании полученных данных формировать один, общий табель или их будет несколько?
  • Нужна ли фактическая информация о рабочих часах, не влияющая на размер зарплаты?
  • Как обозначить переработки, работу в выходные дни и праздники?
  • В какие даты должны передаваться заявления на отпуск?
  • Нужна ли вам информация о больничных листах сразу после их открытия?
  • В какие сроки вы хотите получить закрытые больничные листы?

инструкция по ведению табеля учета рабочего времени

Нюансов может быть сколько угодно, иногда они выявляются в процессе ведения учета.

Какие применяются кодовые обозначения?

При заполнении этого документа требуется обладать сведениями о том, какие именно коды должны вноситься. Они состоят из цифр и букв. На титульном листе этого отчета имеется расшифровка всех кодов. Нередко требуется ввести дополнительные коды, для чего выпускается руководителем предприятия специальное положение о ведении табеля учета рабочего времени.

К основным кодам, используемым при заполнении этого табеля, относятся:

  • продолжительность дневной смены – Я01;
  • ночная работа – Н02;
  • деятельность, которую приходится вести работникам в выходные или праздничные дни, – РВ03;
  • выполнение сверхурочных заданий – С04;
  • отправка специалиста в командировку – К06;
  • оформление обязательного оплачиваемого отпуска – ОТ9;
  • предоставление специалисту дополнительного оплачиваемого отпуска – ОД10;
  • нахождение человека на больничном – Б19;
  • оформление временной нетрудоспособности без оплаты – Т20.

Обычно стандартных кодов, введенных законодательно, хватает для грамотного заполнения документа.

Какие часто совершаются ошибки?

Существуют некоторые распространенные нарушения, которые приводят к появлению значимых ошибок в документе. К ним относятся:

  • указываются только инициалы работников, а при этом отсутствует информация о занимаемой ими должности;
  • праздники прописываются как рабочие дни;
  • в предпраздничный день не отмечается, что сокращается рабочая смена на один час.

Если в компании работает гражданин по совместительству, то требуется много внимания уделять точной продолжительности его рабочего дня. Нередко специалисты отправляются в командировку, а при таких условиях просто используется код К06, поэтому не требуется указывать, какое количество часов работает сотрудник в день.

Конкретный специалист компании наделяется полномочиями вести табель, для чего работодатель издает соответствующий приказ. Он должен хорошо разобраться в том, как правильно заполнять таблицу. Для упрощения процесса часто используется специальная программа для ведения табеля учета рабочего времени. В нее достаточно вносить в нужные строки актуальные данные, после чего документ распечатывается и подписывается. При необходимости достаточно просто внести разные изменения.

Если будут выявляться ошибки в этом документе надзорными государственными органами, то компания будет привлекаться к ответственности. Наиболее часто инспектор выявляет, что имеются расхождения в сведениях, указанных в табеле, с теми данными, которые содержатся в первичных документах. Нередко сведения о зарплате отличаются от данных в расчетной документации.

Если устанавливается факт наличия нарушений, то компания привлекается к административной ответственности, поэтому уплачивает штраф в размере 5 тыс. руб. При выявлении полного отсутствия данного документа увеличивается штраф до 50 тыс. руб., причем взимается он с руководителя предприятия на основании положений ст. 5.27 КоАП. Для предотвращения данной ситуации руководство компании должно следить за правильностью и своевременностью составления табеля.

Заключение

Таким образом, ведение табеля учета рабочего времени работников является обязательным для каждой организации. Данный процесс выполняется ответственным специалистом, наделяемым соответствующими полномочиями с помощью издания специального приказа руководителем предприятия.

Важно разобраться в правилах заполнения всех ячеек данного документа. Если в нем имеются ошибки или он вовсе отсутствует в компании, то надзорные органы могут привлечь компанию к административной ответственности. На основании сведений из табеля производится расчет оплаты труда специалистов. Оптимально для ведения документа пользоваться специальными компьютерными программами, упрощающими данный процесс.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юрист онлайн
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector