Как заверять копии документов для налоговой

Требования инспекции при проверке

Камеральная проверка – вид налоговой проверки, проводимой по местонахождению налоговой инспекции на основе налоговых деклараций (расчетов) и документов, представленных организацией, а также других документов о ее деятельности, имеющихся у налоговой инспекции (п. 1 ст. 88 НК РФ).

Камеральная налоговая проверка начинается после того, как организация подаст в инспекцию декларацию (расчет). Ее проводят сотрудники налоговой инспекции, уполномоченные на это своими должностными обязанностями. Специального разрешения от руководителя налоговой инспекции на проведение камеральной проверки им не требуется. Об этом говорится в пункте 2 статьи 88 Налогового кодекса РФ.

Налоговая инспекция проводит камеральную проверку на основе:

  • налоговых деклараций (расчетов) и дополнительных документов, представленных организацией вместе с отчетностью;
  • других документов о деятельности проверяемой организации, которые имеются у налоговой инспекции.

1) у проверяемой организации:

  • представить документы;
  • представить письменные пояснения о выявленных ошибках (противоречиях) или устранить их;
  • представить устные пояснения;

2) у контрагентов проверяемой организации и иных лиц (например, банков) — представить документы (сведения) о проверяемой организации.

к меню ↑

В каком виде представлять документы

При проведении мероприятий налогового контроля налогоплательщики обязаны представлять необходимые документы. Это можно ­сделать следующими способами (абз. 1 п. 1 ст. 93 и абз. 3 п. 5 ст. 93.1 НК РФ):

  • лично или через представителя;
  • по почте заказным письмом;
  • в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика.

Как заверять копии документов для налоговой

Способ представления определяется организацией самостоятельно (письмо ФНС России от 25.11.2014 № ЕД-4-2/24315).

Способ представления определяется организацией самостоятельно (Письмо ФНС России от 25.11.2014 N ЕД-4-2/24315).

Бумажные экземпляры

Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий (абз. 2 п. 1 ст. 93 НК РФ).

К сведению. Копия документа – это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа (п. 23 ГОСТ Р 7.0.8-2013 “Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” утвержден Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст (далее – ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Выписка из документа – это копия части документа, заверенная в установленном порядке (п. 26 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Имейте в виду, что в случае необходимости налоговый орган вправе ознакомиться с подлинниками документов (абз. 5 п. 2 ст. 93 НК РФ). Такая необходимость может возникнуть, в частности, в случае обнаружения несоответствия представленных сведений сведениям, содержащимся у налоговой, а также в случае сверки копий документов с их подлинниками (Письмо Минфина России от 11.01.2009 N 03-02-07/1-1).

Заверительная надпись, которая проставляется на вытребованных ИФНС копиях, состоит из:

  • Фразы «копия верна», «с оригиналом совпадает» или «верно» (проставляется с целью засвидетельствования действительности предоставляемой бумаги).
  • Подпись лица (должностного лица), заверившего копии.
  • Расшифровка подписи с указанием фамилии и инициалов лица, подписавшего документы.
  • Дата заверения копий документов в установленном формате, пример: 01.01.2018.
  • Оттиск печати предприятия (организации) или частного предпринимателя.
Как заверять копии документов для налоговой

Как правило, на крупных предприятиях надпись проставляется в виде штампа, а не пишется от руки

Важно! Если физическое лицо-предприниматель не имеет собственной печати, подача копий без ее проставления допускается и не приведет к признанию заверения «ненадлежащим».

Когда в налоговую инспекцию подается один документ, вся заверительная надпись оформляется прямо на самой копии. Если же документ на нескольких листах, он сшивается. Сшивать пакет необходимо большой иглой, дырки проделывать шилом или дыроколом, дырки не должны задевать текст, и после скрепления должен остаться свободный доступ к полному развороту листов и снятия с них копий, для этого делается две-три дырки с левой стороны на вертикально расположенном листе А4. Сшивать нужно прочными нитками (шелковые нити или ленточки). Концы нитей выводятся на заднюю сторону папки, завязывается прочный узел.

Из белой бумаги необходимо сделать прямоугольник размером 6 на 4 сантиметра и приклеить его к прошитой папке так, чтобы узел нитей оказался по центру приклеенного прямоугольника. Концы веревки должны составлять немного больше двух сантиметров.

Заверительная надпись проставляется непосредственно на приклеенном прямоугольнике, на котором также указывается надпись о количестве прошитых и пронумерованных листов (как правило, организации имеют бланки таких заверительных листов).

Важно! Все документы в сшитой папке пронумеровываются. Номеровать необходимо листы, а не страницы, поскольку двусторонняя копия при предъявлении в налоговую не допускается.

Ненадлежащее заверение копий предоставленных в налоговую документов может повлечь за собой наложение штрафа

Если прошивается несколько документов, то также в папку вкладывается опись с указанием количества экземпляров, названий документов и страниц в папке, на которых они расположены.

Также имеет значение расположение на заверительном листе указанных надписей. Так, печать должна задевать подпись, расшифровку подписи и часть фразы о подлинности копии.

ФНС разработала бланк и электронный формат уведомления, которое налогоплательщик должен отправить в ИФНС в ответ на требование о представлении документов (информации) в случае, когда исполнить это требование в установленный срок он не может.

Примечание: Приказ ФНС от 25.01.2017 № ММВ-7-2/34@

Если в ходе проверки налоговики направили требование о представлении документации, то по общему правилу у проверяемого есть 10 рабочих дней с даты получения такого требования на то, чтобы передать в ИФНС истребуемые документы (п.3 ст. 93 НК).

В случае, когда по каким-либо причинам сделать это вовремя невозможно, налогоплательщик в течение дня, следующего за днем получения требования, должен письменно уведомить инспекцию согласно разработанной форме о невозможности исполнения требования в срок с указанием причин и сроков, когда документы (информация) могут быть представлены.

Уведомление может быть подано в налоговый орган лично, через представителя, передано в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или через «Личный кабинет налогоплательщика». Лица, на которые в соответствии с п. 3 ст. 80 Налогового кодекса РФ не возложена обязанность представлять налоговую декларацию в электронной форме, могут направить уведомление по почте заказным письмом.

к меню ↑

Если налоговики запросили оригинал первичного документа, который изначально был оформлен на бумаге, то именно этот «бумажный» оригинал и нужно представить в инспекцию. Замена подлинника электронным скан-образом, файл с которым подписан усиленной квалифицированной подписью, не допускается. Такая позиция выражена в письме ФНС России от 17.05.16 № АС-4-15/8657@.

В ходе контрольных мероприятий налоговая инспекция вправе истребовать у налогоплательщика оригиналы (подлинники) первичных документов. А подлинником документа является первый или единичный его экземпляр. Об этом сказано в пункте 3.1 Национального стандарта РФ «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17.10.13 № 1185-ст).

Исходя из этого, авторы письма делают вывод: если первичный документ оформлен на бумажном носителе, то именно такой экземпляр с собственноручными подписями лиц, ответственных за оформление операции, является подлинником. Представить вместо него электронный скан-образ нельзя даже в том случае, если соответствующий файл будет подписан усиленной квалифицированной подписью.

Замена подлинника его электронным скан-образом, пусть даже заверенным сторонами сделки при помощи усиленных квалифицированных электронных подписей, в данной ситуации не допускается, и соответственно, приравнивается к непредставлению затребованной документации, что грозит штрафом в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ.

Даже если затребованная инспекцией документация изначально была составлена на бумажном носителе, тратить время и/или деньги на копирование этих документов необязательно. Их можно отсканировать и отправить в ИФНС в электронном виде по установленным форматам.

Налогоплательщик может избежать затрат на копирование и другим путем: договориться с проверяющими, что вместо копий истребуемых документов он представит в инспекцию для ознакомления их оригиналы.

Примечание: Обратная замена (налоговики затребовали бумажные оригиналы, а компания представила скан-копии) невозможна

к меню ↑

к меню ↑

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ по теме
  1. Подача Жалобы, образец, ПОРЯДОК Обжалования на Решения Налоговой
    Часто возникает необходимость знать порядок обжалования действий налоговиков. Как правильно составить апелляционную жалобу и не пропустить сроки обжалования ?

Как заверить документы для налоговой по требованию?

  • воспользовавшись услугами почтовой связи заказным письмом;
  • передать в налоговую инспекцию лично или через доверенное лицо;
  • по телекоммуникационным каналам в электронном виде;

Налогоплательщик вправе выбрать способ передачи необходимых документов по своему усмотрению (письмо ФНС от 25.11.2014г. № ЕД-4-2/24315).

Предоставлять требуемые сотрудниками налоговой инспекции копии документов необходимо заверенными, то есть подтверждать их полное сходство с оригиналами. Документы в виде заверенных копий определяют их юридическую значимость.

В 2019 году появились новые требования по оформлению документов, передаваемых в налоговую инспекцию в бумажном виде (приложение № 18 приказ ФНС от 07.11.2018г. № ММВ-7-2/628@).

С течением времени правила, по которым необходимо заверять многочисленных копий оригиналов документов, направляемых в налоговую инспекцию, несколько упростились. Ранее требовалось заверять копию каждого документа в единой сшивке. В соответствии с письмом Министерства финансов РФ стало допустимым при передаче в налоговую инспекцию стопки копий документов, сформированных и прошитых по 150 листов, заверять единожды весь прошитый том документов, а не каждую копию в отдельности, как это было ранее (Письмо Министерства финансов РФ от 29.10.2015г. № 03-02-РЗ/62336).

Требования по оформлению документов, передаваемых в налоговую в 2019 году не вступают в противоречие с содержанием письма Министерства финансов РФ, приведенного выше. Согласно новых требований в 2019 году все затребованные копии документов следует сгруппировать в тома, содержащие не более 150 страниц в каждом из них (приложение № 18 приказ ФНС от 07.11.2018г. № ММВ-7-2/628@).

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа)
куплено > 8000 книг

         Исключением являются документы, состоящие из большого количества страниц с единой тематикой. Такие документы разделять на отдельные блоки не следует, возможно сформировать и прошить их в одной книге.

Какие дальнейшие действия необходимо предпринять для правильного оформления запрашиваемых документов после группировки их копий на тома и /или книги

Предлагаем ознакомиться:  Когда работодатель передает сведения в налоговую

1) Все страницы необходимо пронумеровать, начиная с единицы, используя арабские цифры.

2) Копии документов прошить, концы прочной нити оставить на оборотной стороне последнего по нумерации листа и связать их.

3) В том месте, где скреплены концы нити на обратной стороне последнего документа, наклеить бумагу и уже на этой бумаге заверить весь прошитый том.

  • Копии документов, предоставляемые на получение налогового вычета, могут быть заверены нотариально.
  • Копии документов, предоставляемые на получение налогового вычета, могут быть заверены самим гражданином в следующем порядке:
  • каждая страничка- копия должна быть подписана в отдельности;
  • подтверждение подлинности копии оформляется словами «копия верна», которые располагаются внизу страницы. Здесь же ставится подпись, ее расшифровка и дата.

Документы, направляемые в ФНС от частного лица для получения налогового вычета сопровождаются описью, где указываются все передаваемые копии документов.

Для отправки копий документов в налоговую инспекцию сотрудники налоговой инспекции разработали специальный формат, который утвердили приказом (Приказ ФНС от 18.01.2017г. № ММВ-7-6/16@).

Также возможно предоставить документы в отсканированном виде, в соответствии с требованиями ФНС, утвержденных приказом (Приказ ФНС от 17.02.2011г. № ММВ-7-2/168@).

После отправки в электронном виде запрашиваемых документов в налоговую, налогоплательщик на следующий рабочий день получает:

  • электронный документ, подтверждающий получение или информацию об отказе в приеме;
  • подтверждение отправки документов в электронном виде.

Бумажные экземпляры

Офис сшивка

Документы, которые были истребованы в ходе налоговой проверки, представляются в течение 10 рабочих дней (20 дней – при проверке консолидированной группы налогоплательщиков) со дня получения соответствующего требования (п. 3 ст. 93 и п. 6 ст. 6.1 НК РФ).

Пример 4. ООО “Ромашка” 30.10.2015 получило требование о представлении документов на камеральную проверку.В данном случае крайний срок представления документов – 16.11.2015. Дело в том, что в подсчет берутся только рабочие дни: 2, 3, 5, 6, 9, 10, 11, 12, 13, 16 ноября.

Если организация не имеет возможности представить требуемые документы в течение установленного срока, то можно попросить отсрочку (пример 5). Сделать это надо в течение дня, следующего за днем получения требования. В уведомлении указывают причины, по которым документы не могут быть представлены вовремя, и новый срок представления документов (п. 3 ст. 93 НК РФ).

В течение двух дней со дня получения такого уведомления руководитель (заместитель руководителя) инспекции вправе продлить сроки представления документов или отказать, о чем выносится отдельное решение (п. 3 ст. 93 НК РФ).

Отметим, что арбитры не раз говорили, что законодательство не допускает немотивированного, произвольного отказа налоговиков в продлении срока представления документов при наличии соответствующего ходатайства налогоплательщика.

Судебная практика. НК РФ предусматривает наряду с правом налогового органа продлить срок представления документов право налогоплательщика обратиться с ходатайством о продлении такого срока в случае, если требуемые документы не могут быть представлены в указанный срок (Постановление ФАС Поволжского округа от 22.01.2009 по делу N А55-8517/2008).

Как заверять копии документов для налоговой

Налоговый орган в случае отказа в продлении срока для представления документов обязан мотивировать такой отказ (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 12.11.2010 по делу N А44-152/2010).

При продлении срока представления документов налоговики учитывают указанные налогоплательщиком причины, объем документов, наличие факта частичного представления документов, сроки, в которые проверяемое лицо по его уведомлению может представить документы. Таким образом, ИФНС самостоятельно определяет, на какой период возможно продлить срок подачи документов (Письмо Минфина России от 05.08.2008 N 03-02-07/1-336).

К сведению. В случае направления требования налоговым органом по почте заказным письмом датой его получения считается 6-й рабочий день со дня отправки письма (п. 6 ст. 6.1, абз. 3 п. 4 ст. 31 НК РФ). При этом указанный срок не ставится в зависимость от фактической даты получения налогоплательщиком данного требования (Письмо Минфина России от 06.05.2011 N 03-02-07/1-159).

Встречные проверки

Требование о представлении документов в случае встречных проверок следует исполнить в течение 5 рабочих дней со дня получения. Второй вариант – в тот же срок налогоплательщик сообщает, что не располагает указанными документами (п. 5 ст. 93.1 и п. 6 ст. 6.1 НК РФ). Образец уведомления для такой ситуации см. в примере 7 ниже.

Пример 6. ООО “Василек” 02.11.2015 получило требование о представлении документов по встречной проверке. В данном случае крайний срок представления документов – 10.11.2015, поскольку в подсчет берутся только рабочие дни – 3, 5, 6, 9, 10 ноября.

Срок представления документов также может быть увеличен по ходатайству лица, у которого истребованы документы (п. 5 ст. 93.1 НК РФ).

Как заверять копии документов для налоговой

Во время налогового контроля налогоплательщик обязан представить все требуемые документы. Существует несколько способов:

  • лично, представителем;
  • заказным письмом;
  • в электронном виде через личный кабинет в ФНС или при помощи телекоммуникационных каналов связи.

Способ представления организация выбирает сама. Бумажные экземпляры сдают в виде заверенных копий. Налоговый орган всегда может потребовать оригиналы для ознакомления. Это возникает при обнаружении несоответствия сведений.

Заверенные копии сшивают определенным образом.

Истребованные налоговыми органами документы во время камерных и выездных проверок предоставляют в десятидневный срок (20 дней для консолидированной группы). Если такой возможности нет, то просят отсрочку. Делают это на следующий день после получения требования. Обязательно указывают причины и новые сроки.

При встречной проверке срок сокращают до 5 дней. Но его так же можно продлить при предъявлении ходатайства.

На сегодняшний день нет одной инструкции по сшиванию документов. Однако в нормативных документах существует описание оформления для различных учреждений:

  • Приказ Росархива №76. Методические рекомендации по делопроизводству в исполнительной власти, федеральных органах.
  • ГОСТ Р51141-98. Методические рекомендации по разработке инструкций делопроизводства.
  • Требования №110 26.02.2004. Нормы при регистрации предприятия.
  • Методические разъяснения по заполнению документов при регистрации юрлица (третий абзац первой статьи).
  • Типовая инструкция делопроизводства. Правила и нормы оформления бумаг.
  • Инструкция ЦБ. Основные нормы оформления делопроизводства в ЦБ.
  • Методические разъяснения по заполнению отдельных форм.

Налоговая служба является серьезным органом, требующим регулярных отчетов. Она имеет право самостоятельно проверить всю предоставленную документацию на правильность оформления и оригинальность. Налоговый инспектор будет требовать только заверенные документы. Все копии обязаны быть точными дубликатами оригинала и содержать заверяющие реквизиты, имеющие силу в юридическом аспекте. Копии прошивают аналогично оригиналам.

Число страниц в одном сшитом документе не должно превышать 150 листов. Нумерации начинается с первого листа и идет непрерывно по всему документу. Прошивают в 2 или 4 слоя. Связанные нитки прикрепляют листком на заднюю часть документа, который закрывает узел и место прошивки. Наклейка должна быть небольшой – до 5х5 см. На ней обязательно ставят заверительную подпись, объем страниц, ФИО руководителя и печать организации.

В каком случае на «бумажных» документах, сдаваемых в ИФНС, не ставится печать

Если у организации отсутствует печать, налоговые инспекторы не могут требовать проставлять ее оттиск в декларациях, а также на копиях документов, запрошенных в ходе контрольных мероприятий. Такой вывод следует из письма Минфина России от 30.08.18 № 03-01-10/61983.

Специалисты ведомства отметили, что поддерживают свою позицию, изложенную в письме от 06.08.15 № 03-01-10/45390. А в этом письме было разъяснено следующее. С апреля 2015 года организации (ООО и АО) вправе, но не обязаны использовать круглые печати, в которых указаны наименование и местонахождение компании (за исключением случаев, когда такая обязанность предусмотрена федеральным законом).

Как следует заверять копии документов, направляемых в налоговую инспекцию в электронном формате

Реализация установления налогов, их выплата и поступление в государственную казну представляет собой сложную многоуровневую систему, включающую группы элементов (субъекты и объекты), имеющих непосредственное отношение к процессу налогообложения.

Налоговая система РФ представляет собой сложную многоуровневую структуру

Налоговая система РФ включает:

  • Все уровни установления налоговых платежей — федеральный, региональный и местный.
  • Все виды налоговых платежей — налоги (НДС, транспортный, подоходный и др.), страховые платежи и сборы.
  • Принципы, лежащие в основании установления налогообложения — обязательность к выполнению, всеохватывающий характер, стабильность и т.д.
  • Нормативно-правовые акты, которые устанавливают круг налогоплательщиков и объектов обложения — законы, постановления и распоряжения, издаваемые органами исполнительной ветви власти, решения, принимаемые местными советами и пр.
  • Государственные органы и учреждения, принимающие участие в отправлении налоговых платежей — Министерство финансов, ФНС (на всех уровнях), органы местного управления, уполномоченные принимать подзаконные акты с закреплением в них обложения налоговыми платежами определенных родов деятельности и объектов собственности и пр.
  • Субъекты, на которых возложена обязанность выплаты налогов, сборов и страховых платежей — физические лица, юридические лица, предприниматели.
  • Объекты, которые являются предметами налогообложения — человек, деньги, земельные меры.
  • Способы установления представленных платежей — пропорционально, в процентном соотношении и т. п.
  • Льготы, предоставляемые налогоплательщикам — например, льготный период, предоставляемый гражданам, занимающимся сельским хозяйством, для начала ведения собственного хозяйства, который не облагается налогом с нулевой ставкой — от одного года.
  • Средства, из которых субъекты производят вычет обязательных сумм — например, доходы, заработная плата.
  • Перспективы будущего развития.

Только при наличии всех выше представленных пунктов, являющихся объектами налоговой системы, возможна слаженная работа налоговых органов и реализация государством стратегических функций в экономическом развитии.

Наиболее распространенным способом проверки является требование о предоставлении копий (например, ежемесячной отчетности, вторых экземпляров деклараций и пр.).

Важно! Простого предъявления в налоговый орган копий недостаточно. Чтобы инспектор принял пакет с документаций, она должна быть оформлена надлежащим образом, иметь сопроводительный лист и заверение подлинности предоставленных копий.

Порядок прошивки в 3 дырки

Если к сопроводительному листу существенных требований со стороны законодателя не закреплено, то и нарекания со стороны инспектора, принимающего документацию, возникают редко. Что же касается заверения копий предоставленных документов, то надлежащая виза может послужить не только возврату официальных бумаг, но и наложению штрафа на налогоплательщика.

При подозрении нарушения налогового законодательства инспектор может потребовать предоставить копии необходимых для проверки документов.

Внимание! При требовании представления на проверку копий у налогоплательщика инспектор указывает в письме, как необходимо заверить копии документов для налоговой (образец можно найти на сайте ИФНС) — простое заверение (предпринимателем или руководителем организации) либо же нотариальное.

Когда необходимо заверение у нотариуса, ошибок в заверении быть не должно, поскольку нотариат — официальный орган, уполномоченный на законном уровне подтверждать подлинность документов. Если же требуется простое заверение, во избежание наложения санкций необходимо уделить этой процедуре больше внимания, чтоб предоставить в ИФНС правильно подготовленные бумаги.

Предлагаем ознакомиться:  Не плачу по договору

Если один документ содержит несколько листов, есть два варианта его заверения:

  • проставление заверительной надписи на каждом листе;
  • проставление одной заверительной надписи на прошитом документе.

Каждый предоставленный инспектору пакет не должен содержать более 150 листов и иметь опись всех бумаг, которые находятся в папке. Если же документации больше, она подается в нескольких папках или на каждый документ заводится отдельная папка, которая сшивается, пронумеровывается, заверяется.

Важно! Если налогоплательщик подает по требованию дубликат какого-либо документа, заверять его не нужно, поскольку он имеет равную юридическую силу с оригиналом.

При этом копия документа подготавливается, распечатывается, визируется, сканируется с заверительными надписями, и только после этого ее можно сдавать инспектору, который готовит соответствующую проверку.

При требовании налоговой инспекции предоставить копии документов необходимо уделить должное внимание их заверению и подготовить пакет должным образом. При многократной подаче документации в налоговую налогоплательщик может сделать заверительный штамп, который сэкономит время и обезопасит от ненадлежащего заверения в виде отсутствия на заверительной надписи какой-либо необходимой информации.

– полное название должности сотрудника, который подтверждает подлинность копий предоставляемых документов (здесь также может быть запись о том, что заверяет ИП либо же какое-либо ответственное лицо);

– подпись заверяющего документы, с расшифровкой (указание Фамилии и инициалов);

– указание на число прошитых листов  (прописью и цифрами);

– дату, когда были заверены копии документов,

Печать не является обязательным атрибутом при скреплении документов, так как существует немало предприятий, которые обходятся без нее, т.е. если печать есть у предприятия – она ставиться, а при ее отсутствии – нет, и это не будет нарушением требований по оформлению копий документов для сотрудников налоговой инспекции.

Требования Министерства финансов гораздо жестче в отношении оформления, в частности, они прописывают длину концов нитей, которые остаются после прошивки копий документов, размер наклейки из бумаги на последней странице, обязательное подтверждение печатью (Письмо Министерства финансов РФ № 03-02-РЗ/6233).

Новые требования ФНС по оформлению документов, предоставляемых по их запросу таких нюансов не содержат.

Прошнуровано и пронумеровано 35 (тридцать пять) листов

ИП Таганов С.Н.

Можно использовать специальную наклейку

24.06.2019г.

         Как соотносятся требования действующих ГОСТов РФ в отношении порядка заверения документов и налоговой инспекции при предоставлении им запрашиваемых копий документов

         Слово «верно», требуемое при заверении прошитых документов в соответствии с действующим ГОСТом РФ (ГОСТ Р7.0.97-2016), представители налоговой службы не рассматривают, в связи с чем, можно смело предположить, что его отсутствие при передаче документов в ФНС не будет нарушением порядка.

При передаче копий документов в ФНС нет необходимости упоминать о том, где хранятся оригиналы запрашиваемых документов

Прошивать копии документов следует таким образом, чтобы весь том (книга) при работе с ними, не распадался и все, что отображено на каждой странице должно хорошо прочитываться, и при необходимости, ее можно было скопировать.

Все что содержат оригиналы документов – визы, надписи, резолюции и т.д. должны быть хорошо видны на прошитых копиях документов.

Копии документов, сформированные в тома, направляются в налоговую инспекцию с сопроводительным письмом, которое содержит информацию об основании, на котором были подготовлены данные документы, как правило, это требование ФНС. Ссылаясь на требование,  необходимо указать  его реквизиты (номер и дату).

Правильная простановка печати

В случае, если необходимо предоставить в налоговую инспекцию копии документы, имеющие личный характер, то порядок их заверения несколько иной. Так, для получения частным лицом причитающихся ему вычетов, социального или имущественного, к заявлению необходимо приложить копии документов. Порядок их заверения рассмотрим.

Следует помнить! Для получения налогового вычета необходимо предоставить в налоговую инспекцию не только копии документов, но также и оригиналы, таких документов, как:

  • справка по форме 2-НДФЛ;
  • декларация 3-НДФЛ;
  • подтверждение обучение;
  • заявление на возврат налога;
  • другие.

Копии каких документов включаются в пакет документов на получение налогового вычета

  • паспорта;
  • платежных поручений;
  • выписок;
  • свидетельств;
  • иные.

Бумажные экземпляры

Заверенная копия документа – это копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п. 25 ГОСТ Р 7.0.8-2013).При заверении соответствия копии документа ниже реквизита “Подпись” проставляют (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 “Государственный стандарт Российской Федерации.

  • заверительную надпись “Верно”;
  • должность лица, заверившего копию;
  • личную подпись;
  • расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
  • дату заверения.

Обратите внимание: налоговики не могут требовать нотариальное удостоверение копий документов (абз. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ).

Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий (абз. 2 п. 1 ст. 93 НК РФ).

Копия документа – это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа (п. 23 ГОСТ Р 7.0.8-20131).

Выписка из документа – это копия части документа, заверенная в установленном порядке (п. 26 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Имейте в виду, что в случае необходимости налоговый орган вправе ознакомиться с подлинниками документов (абз. 5 п. 2 ст. 93 НК РФ). Такая необходимость может возникнуть, в частности, в случае обнаружения несоответствия предоставленных сведений и сведений, содержащихся у налоговой, а также в случае сверки копий документов с их ­подлинниками (письмо Минфина РФ от 11.01.2009 № 03-02-07/1-1).

Заверяем копии

Заверенная копия документа – это копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п. 25 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Многостраничные документы

Подписаться на получение новых материалов с сайта

Чиновники в Письмах ФНС России от 13.09.2012 N АС-4-2/15309@ и Минфина России от 07.08.2014 N 03-02-РЗ/39142 (направлено Письмом ФНС России от 29.08.2014 N АС-4-2/17341) разъяснили порядок заверения многостраничных документов. В данном случае возможно как заверение каждого отдельного листа копии документа, так и прошитие многостраничного документа и заверение его в целом.

При прошивке многостраничного документа необходимо:

  • обеспечить возможность свободного чтения текста каждого документа;
  • исключить возможность механического расшития подшивки;
  • обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа;
  • осуществить последовательную нумерацию всех листов в подшивке и при заверении указать общее количество листов в подшивке (кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись).

На оборотной стороне последнего листа (либо на отдельном листе) должны быть проставлены следующие реквизиты:

  • заверительная надпись “Верно”;
  • должность лица, заверившего копию;
  • личная подпись;
  • расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
  • дата заверения;
  • надпись “Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью __ листов” (количество листов указывается словами).

Подшивка документов

НК РФ не предусмотрено представление в инспекцию подшивки документов, заверенной на обороте последнего листа последнего документа. Чиновники считают, что заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов. Данный вывод прозвучал в Письмах ФНС России от 02.10.2012 N АС-4-2/16459 и Минфина России от 29.10.2014 N 03-02-07/1/54849, от 11.05.2012 N 03-02-07/1-122, от 24.10.2011 N 03-02-07/1-374.

Арбитражная практика по данному вопросу противоречива. Часть судей считает, что заверенная подшивка документов правомерна.

Судебная практика. Арбитры пришли к выводу о том, что своевременное представление обществом копий истребованных инспекцией документов, оформленных в виде подшивки, содержащей удостоверительную надпись уполномоченного лица, не является отказом от их представления и не может быть расценено как непредставление документов вообще.

В то же время мы нашли судебные акты, где сказано, что заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов.

Судебная практика. Судом установлено, что заявителем в ИФНС представлена подшивка документов, содержащая на оборотной стороне одного из документов следующую запись: “Всего пронумеровано и прошнуровано, скреплено печатью 270 (двести семьдесят) листов. Копия. Верно. Представитель ООО “Тривиум-XXI” экономист Лазуткина Е.Г. 05.08.2008″.

Наличие оттиска печати

Как правило, копия документа заверяется печатью организации. Между тем с 07.04.2015 общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества не обязаны иметь печать (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ “Об обществах с ограниченной ответственностью” и п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.

Несмотря на это, фискалы выпустили Письмо, в котором пояснили, что документы, представляемые в налоговую инспекцию, принимаются вне зависимости от наличия (отсутствия) печати в них до внесения соответствующих изменений в приказы ФНС России (Письмо ФНС России от 05.08.2015 N БС-4-17/13706@).

Мнение. Мария Смольянинова, главный редактор издательства ООО “Бизнес-Арсенал”

Немногие знают, что ГОСТ Р 6.30-2003 – не единственный документ, который устанавливает состав заверительной надписи на копии документа обычной организации. Есть нормативный правовой акт, который был принят еще в 1983 г. и до сих пор официально не отменен, – Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.

1983 N 9779-X “О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан” (далее – Указ N 9779-X). Несмотря на столь солидный возраст, данный документ применяется в обязательном (а не рекомендательном) порядке по сей день; подтверждается это также и тем, что 08.12.2003 в него были внесены изменения Федеральным законом N 169-ФЗ.

В отличие от ГОСТ Р 6.30-2003, в нем нет прямого указания на то, что заверительная надпись включает в себя слово “Верно” (так, на практике часто используют фразу “Копия верна”), отсутствуют и пояснения о том, что входит в реквизит “Подпись” лица, свидетельствующего верность копии. Например, исходя из текста Указа N 9779-X можно сделать вывод, что указание инициалов и фамилии ставящего личную подпись должностного лица не является обязательным.

Последовательность расположения реквизитов заверения копии документа в Указе N 9779-Х не зафиксирована. Зато выделен ряд дополнительных моментов.

1. Заверить копию документа могут только руководитель или иное уполномоченное на то должностное лицо (то есть лишь те работники, которые являются должностными лицами – состоят в штате организации). Иными словами, даже выдача доверенности с правом удостоверять верность копий документов организации стороннему лицу (адвокату, сотруднику юридической фирмы, специалисту компании-аутсорсера и др.) формально не позволяет последнему ставить свою подпись при заверении копии документа от имени компании.

Полномочия на заверение работником организации, не являющимся ее руководителем, копий документов следует установить:

  • во внутреннем документе предприятия (таком, как отдельный приказ или инструкция по делопроизводству и т.п.);
  • и в доверенности (она нужна для представления интересов организации во взаимоотношениях с третьими лицами);
  • а также в трудовом договоре с соответствующим должностным лицом (или в изменении к нему, а при наличии должностной инструкции как отдельного локального нормативного акта – и в ее новой редакции), поскольку заверение копий документов от имени организации – это не только право ставить свою подпись и оттиск печати компании, но и должностная обязанность данного работника, которую следует выполнять надлежащим образом.
Предлагаем ознакомиться:  Куда сообщить о налоговом преступлении

Руководитель же вправе удостоверять верность копий на основании закона (соответствующие положения есть в Гражданском кодексе РФ и законах об отдельных видах юридических лиц) и в силу устава (или иного учредительного документа) организации.

2. Следует делать отметку о месте нахождения подлинника документа в той организации, в которой заверяется его копия. Обратите внимание: Указ N 9779-Х исходит из того, что организация может заверять копии своих документов. Копии же чужих могут ею заверяться, только если подлинники (например, письмо, полученное от контрагента) находятся в этой же организации.

3. Наконец, в Указе N 9779-Х четко обозначено, что верность копии свидетельствуется не только подписью уполномоченного лица, но и печатью организации. Однако сейчас, как было верно замечено выше, печать требуется только в том случае, если она имеется на предприятии.

Таким образом, отметка о заверении копии согласно Указу N 9779-Х должна выглядеть следующим образом:Верно.Подлинник находится в ООО “Зевс”Главный бухгалтер <подпись> И.И. Иванова12.11.2015<оттиск печати ООО “Зевс”>

Электронные документы

Если истребуемые документы составлены в электронной форме по установленным форматам, то налогоплательщик вправе направить их в инспекцию в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) (абз. 3 п. 2 ст. 93 НК РФ).

Порядок направления требования о представлении документов (информации) и порядок представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам утвержден приказом ФНС РФ от 17.02.2011 № ­ММВ-7-2/168@ (далее – Порядок).

Налогоплательщик получает в течение следующего рабочего дня после отправки истребуемого документа в электронном виде (п. 21 Порядка):
1) подтверждение даты отправки;
2) квитанцию о приеме или уведомление об отказе в приеме.

При получении от инспекции квитанции о приеме документа в электронном виде исчезает необходимость представлять данный документ в инспекцию на бумажном носителе (п. 5 Порядка). Если вы не получили квитанцию, то истребуемый документ нужно направить в инспекцию на бумажном носителе в установленный срок (п. 24 Порядка).

Порядок направления требования о представлении документов (информации) и представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам утвержден Приказом ФНС России от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@ (далее – Порядок).

Налогоплательщик получает в течение следующего рабочего дня после отправки истребуемого документа в электронном виде (п. 21 Порядка)

  • 1) подтверждение даты отправки;
  • 2) квитанцию о приеме или уведомление об отказе в приеме.

Документы из требования ИФНС можно отправить в электронном виде:

  • в формате xml-файлов;
  • в виде скан-образов.

При отправке документов составьте их электронную опись (формат утв. приказом ФНС от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16). Этот Приказ ФНС позволяет включать в опись любые документы в формате xml-файлов или в виде сканированных копий.

Xml-формат можно применять только в отношении документов, которые включены в Классификатор налоговой документации (КНД) и имеют соответствующий код. Сканировать и включать в опись можно даже те документы, у которых нет кода по КНД. Главное, чтобы файл имел расширение tif, jpg, pdf или png.

Cкан-образы должны иметь черно-белое изображение с разрешением не менее 150 и не более 300 точек на дюйм с использованием 256 градаций серого цвета. Такой порядок следует из таблиц 4.9 и 4.10 приложения к приказу ФНС от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16.

Электронные документы должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью организации или ее представителя (п. 2 ст. 93 НК).

Переслать электронные файлы на проверку инспекторам можно:

  • по телекоммуникационным каналам связи;
  • через личный кабинет налогоплательщика.

Порядок представления документов в электронном виде по ТКС утвержден приказом ФНС от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168, порядок представления документов через личный кабинет налогоплательщика – приказом ФНС от 22.08.2017 № ММВ-7-17/617.

Документы считаются поступившими в налоговую инспекцию в момент, когда организация получит от нее электронную квитанцию о приеме (п. 12–13 Порядка, утв. приказом ФНС от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168).

Приказом ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@ утвержден формат описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по ТКС. Из него следует, что передать в инспекцию по ТКС можно:

  • документы, которые составлены в электронном виде по установленному формату (в виде xml-файла) и переданы контрагентам через систему электронного документооборота (например, «Диадок»). Среди таких документов — счет-фактура, акт приемки-сдачи работ (услуг), ТОРГ-12.
  • документы, которые изначально были составлены на бумаге либо в электронном виде, но в произвольном формате (в виде скан-образов). К ним относятся ГТД, ТОРГ-12, ТТН, акт приемки-сдачи работ (услуг), договор, спецификация и т д.

Это означает, что через интернет можно направить в инспекцию и те документы, которые изначально были составлены на бумаге. При этом важно понимать, что для отправки запрошенных инспекцией документов (как электронных, так и сканов бумажных) используется система для сдачи отчетности (например, «Контур.Экстерн»), а не система электронного документооборота с контрагентами («Диадок»).

к меню ↑

С 01.07.2016 года начнут действовать более строгие правила для компаний, обязанных представлять налоговые декларации (расчеты) по ТКС. Для них установлен срок, в течение которого они обязаны наладить электронный документооборот с инспекцией.

Примечание: Федеральный закон от 01.05.2016 № 130-ФЗ

На это дается не более 10 дней со дня возникновения обязанности по сдаче отчетности в электронном виде. За это время нужно успеть заключить договор с оператором и получить квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи. А в ситуации, когда за онлайн-взаимодействие компании и ИФНС отвечает уполномоченный представитель организации, еще и представить в инспекцию документ, подтверждающий его полномочия. Иначе налоговики могут заблокировать счет нерасторопного налогоплательщика.

к меню ↑

С 01.07.2016 года при проверках, проводимых, в т.ч. инспекциями и фондами, компаниям и ИП больше не нужно будет представлять документы, которые уже находятся в распоряжении других госорганов, в т.ч. в электронном виде.

Примечание: Федеральный закон от 03.11.2015 № 306-ФЗ

Вместо этого проверяющие будут запрашивать нужную информацию самостоятельно в соответствующем ведомстве. Правительство РФ утвердило перечень документов и сведений, которыми контролирующие органы будут обмениваться между собой, а не требовать их у бизнесменов. Среди прочего в этот список попали:

  • сведения из бухгалтерской (финансовой) отчетности;
  • выписки из ЕГРЮЛ и ЕГРИП;
  • данные о наличии (отсутствии) задолженности по уплате налогов, сборов, пеней и штрафов;
  • сведения о среднесписочной численности;
  • сведения о задолженности по страховым взносам и т.д.

Примечание: Распоряжение Правительства РФ от 19.04.2016 № 724-р.

Кроме того, с 01.01.2017 года (п. 5.1 статьи 23 НК РФ) при проведении камеральной проверки декларации по НДС, сданной в электронном виде по ТКС, подавать пояснения также нужно будет по электронке. Пояснения на бумаге будут считаться не представленными.

Соответственно, в случае отправки бумажных пояснений вместо электронных проверяемому будет грозить штраф за несообщение (несвоевременное сообщение) запрашиваемых сведений: 5 тыс. рублей за первое нарушение, и 20 тыс. рублей за повторный проступок, совершенный в течение календарного года.

Кроме того, теперь законодательно прописано, что в случае, когда налоговая инспекция требует представить отксерокопированную документацию, документы должны быть переданы в виде пронумерованного сшива. Требования к прошивке документов будут отдельно разработаны ФНС. Напомним, что в настоящий момент оформлять направляемые в инспекцию копии документов следует согласно рекомендациям Минфина.

к меню ↑

Опись документов

Налоговики не вправе требовать у проверяемого лица документы, ранее представленные в инспекцию при проведении камеральных или выездных проверок. Правда, указанное ограничение не распространяется на случаи, когда документы ранее представлялись в инспекцию в виде подлинников, которые впоследствии были возвращены, а также на ситуации, когда документы были утрачены вследствие непреодолимой силы (п. 5 ст. 93 НК РФ).

Для того чтобы соблюсти ограничение на повторное истребование документов, чиновники рекомендуют налогоплательщикам представлять документы с сопроводительным письмом и описью (письмо Минфина России от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142).

Если они направляются в бумажном виде, то опись составляют в свободной форме (Пример 3).

Для ценных почтовых отправлений можно выбрать услугу – опись вложения. К письму в этом случае прикладывается юридически значимое описание содержимого. Письмо с описью представляется в почтовое отделение в открытом виде и с заполненным в двух экземплярах бланком описи по форме 1075. Заполнить бланк можно на официальном сайте ­Почты России6.

Если документы отправлены в электронной форме по ТКС, то и опись составляется в электронном формате. Приказом ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@ утвержден формат описи документов, направляемых в инспекцию в электронном виде по ТКС, который включает и форматы документов, указанных в описи и представленных в виде скан-образов.

Для того чтобы соблюсти ограничение на повторное истребование документов, чиновники рекомендуют налогоплательщикам представлять документы с сопроводительным письмом и описью (Письмо Минфина России от 07.08.2014 N 03-02-РЗ/39142).Если они направляются в бумажном виде, то опись составляют в свободной форме .

Для ценных почтовых отправлений можно выбрать услугу “опись вложения”. К письму в этом случае прикладывается юридически значимое описание содержимого. Письмо с описью представляется в почтовое отделение в открытом виде и с заполненным в двух экземплярах бланком описи по форме 107 Приложение N 1 к Порядку приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений, утвержденному Приказом ФГУП Почта России от 17.05.2012 N 114-п.. Заполнить бланк можно на официальном сайте Почты России.

Если документы отправлены в электронной форме по ТКС, то и опись составляется в электронном формате. Приказом ФНС России от 29.06.2012 N ММВ-7-6/465@ утвержден Формат описи документов, направляемых в инспекцию в электронном виде по ТКС, который включает и форматы документов, указанных в описи и представленных в виде скан-образов.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юрист онлайн
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector