Организация хранения документов в организации

Сроки хранения документов по личному составу

в частях 1 и 2 статьи 22.1 Закона № 125-ФЗ;

в Перечнях из приказов Минкультуры от 25 августа 2010 г. № 558 и от 31 июля 2007 г. № 1182.

75 лет — если они закончены делопроизводством до 1 января 2003 года;

50 лет — после 1 января 2003 года

Сроки хранения считайте с 1 января года, который следует за годом окончания их делопроизводства (ч. 2 ст. 21.1 Закона № 125-ФЗ). Но эти сроки не применяйте к кадровым документам, в отношении которых перечнями из приказов Минкультуры установлены другие сроки (табл. ниже). Это следует из пункта 4 статьи 22.1 Закона № 125-ФЗ.

Дoкумент

Срок хранeния

Штатное расписание

Постоянно

Приказ об изменении штатного расписания

Коллективный договор

Соглашения генеральные, межрегиональные, региональные, отраслевые (межотраслевые), территориальные и прочие

Положение о защите персональных данных

Положение об оплате труда

Трудовая книжка

До востребования

Приказы по личному составу: о приеме на работу, переводе, совмещении, увольнении, о введении режима неполного рабочего времени, об отпусках без сохранения зарплаты и другие

50 или 75

Трудовой договор

Дополнительное соглашение к трудовому договору

Личная карточка

Личное дело

Лицевые счета

Заявления работника о согласии на обработку персональных данных

Уведомление работника, если хранится в личном деле

Материалы по специальной оценке условий труда на рабочих местах:

45

50 или 75

Табель учета рабочего времени:

  • нормальные условия труда
  • тяжелые, вредные и опасные условия труда

5

50 или 75

Приказы: о предоставлении очередных, дополнительных и учебных отпусков, о направлении в командировку

5

Ведомости по начислению зарплаты

Справка с места работы другого родителя о неполучении пособия

Журнал учета бланков трудовых книжек

Записка-расчет

Авансовый отчет

Журнал учета бланков трудовых книжек

Журнал учета работников, прибывших к месту командировки

Журнал учета работников, выбывающих в командировки

Переписка по вопросам трудоустройства (письменное приглашение на работу и другое)

Документы при совмещении профессий (акты, протоколы, справки, докладные записки)

Журналы учета отпусков, выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы

3

График отпусков

1

Правила внутреннего трудового распорядка

1

после замены новыми

Предлагаем ознакомиться:  Какие бывают правоустанавливающие документы на объекты недвижимости что к ним относится

в личном деле работника — их надо хранить 50 или 75 лет;

с приказом —  их надо хранить столько же, сколько приказ;

отдельно — их надо хранить пять лет.

Организация хранения документов в организации

правилами из приказа Минкультуры от 31 марта 2015 г. № 526 (далее — Правила хранения документов);

основными правилами работы архивов организаций, которые одобрены Решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года (далее — Правила работы архивов).

Текущее хранение документов по кадрам осуществляйте в кадровой службе. Бумагам, которые содержат персональные данные работников, обеспечьте защиту от неправомерного использования или утраты (ст. 87 ТК РФ). Если они составлены на бумажных носителях, храните их в запирающихся шкафах или сейфах. Дела располагайте на полках по номенклатуре дел.

Какие задачи входят в функции ответственного за архив работника

Прежде всего, работник, отвечающий за архив, должен фиксировать все документы, в него поступающие. Они подлежат обязательной подробной описи (название, количество листов и т.п.). Также он должен формировать дела и раскладывать их по папкам в определенном порядке, который устанавливается администрацией компании.

Подготовка к хранению документов по окончании делопроизводства

По окончании делопроизводства проведите экспертизу ценности документов. В делопроизводстве она проводится при составлении номенклатуры дел компании и при подготовке дел к передаче в архив. А в архиве — при подготовке дел к передаче на постоянное хранение (п. 4.10 Правил хранения документов).

Справка

Для проведения экспертизы создайте экспертную комиссию. Она проведет экспертизу с учетом законодательства, типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых номенклатур дел (п. 4.7–4.8 Правил хранения документов и п. 2.2.1 Правил работы архивов). По результатам экспертизы сделайте описи дел (п. 2.4.1 Правил работы архивов):

  1. постоянного срока хранения (образец ниже);
  2. временного срока хранения свыше 10 лет;
  3. временного срока хранения до 10 лет включительно.

К передаче в архив подготовьте законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу. Подготовьте их к передаче в архив после окончания календарного года, в котором они были заведены. Оформите дела и опишите (п. 4.19 Правил хранения документов и п. 3.6.3 Правил работы архивов).

На обложке дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения (образец ниже) заполните все необходимые реквизиты. Номер дела (тома, части) укажите по годовому разделу сводной описи дел (п. 4.25 Правил хранения документов и п. 3.6.18 Правил работы архивов).

Предлагаем ознакомиться:  Можно ли отказаться от наследства в пользу других лиц

Когда будете заполнять на обложке дела реквизит «крайние даты», учтите следующее. Крайними датами личного дела будут даты, когда подписаны приказы о приеме и увольнении работника, на которого заведено это дело. Укажите количество листов в деле и сроки его хранения. На делах постоянного хранения напишите: «Хранить постоянно» (п. 4.29 Правил хранения документов и п. 3.6.18 Правил работы архивов).

Организация хранения документов в организации

Документы временных сроков хранения свыше 10 лет, в том числе по личному составу передавайте в архив в определенные сроки. Не раньше чем через год и не позднее чем через три года после того, как они закончены делопроизводством.

Электронные документы постоянного хранения передавайте в архив по описи (образец ниже). Проверьте физическое состояние носителей и качество записи. А также, есть ли на единицах хранения архивные шифры по описи электронных документов (п. 4.19 Правил  хранения документов и п. 2.3.5 Правил работы архивов).

Дела временных сроков хранения до 10 лет в архив не передавайте. Только в исключительных случаях по решению директора, по описям или по номенклатуре дел. Храните документы временных сроков хранения до 10 лет в кадровой службе. А по истечении сроков хранения уничтожьте (п. 2.3, 4.2 Правил  хранения документов и п. 3.3.2 Правил работы архивов).

Справка

Организация хранения документов в архиве организации

Храните документы систематизировано. Группируйте их по одному признаку — структурному (по подразделению), хронологическому (по периодам или датам), тематическому или другим. Составьте описи, так вы быстрее найдете нужный документ (п. 2.9-2.11 Правил  хранения документов).

Обеспечьте сохранность документов. Архив компании должен быть оснащен специальным оборудованием, а также средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией. В архиве должна поддерживаться определенная температура и влажность, световой режим. Архивные документы надо хранить в темноте (п. 2.14, 2.15 и 2.24 Правил  хранения документов).

Ежегодно экспертная комиссия проводит экспертизу ценности документов (п. 4.5, 4.9, 4.11 Правил хранения документов). Комиссия выделяет к уничтожению дела за предыдущие годы, у которых истекли сроки хранения. Составляет «Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению». Форма акта приведена в приложении № 21 к приказу Минкультуры от 25 августа 2010 г. № 558 (образец ниже).

Комиссия включает в акт все дела компании, у которых истек срок хранения к 1 января года составления акта (п.  4.8 и 4.11 Правил хранения документов). Например, дела с трехлетним сроком хранения, которые закончены делопроизводством в 2013 году, комиссия включит в акт не раньше 1 января 2017 года. Акты на уничтожение утверждает директор.

Дела на бумажном носителе передают на уничтожение по приемо-сдаточной накладной. В ней указывают дату передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Электронные дела уничтожают физически или программно-техническими средствами (п. 4.11 Правил хранения документов и п. 2.4.7 Правил работы архивов). О чем делают отметку в акте о выделении документов к уничтожению (образец выше).

Предлагаем ознакомиться:  Кассационная жалоба по уголовному делу

Образец приказа о назначении ответственного за архив

Если перед вами поставлена задача по составлению приказа о назначении ответственного за архив сотрудника, а вы никогда прежде не сталкивались с таким документом, воспользуйтесь приведенными ниже советами. Посмотрите и пример — с его учетом вам без особых сложностей удастся создать собственный бланк.

Прежде чем дать детальное представление об этом конкретном приказе, расскажем о некоторых общих сведениях, которые имеют касательство ко всем таким распорядительным актам.

По своей структуре и содержанию приказ о назначении ответственного за архив сотрудника не так уж и сложен, поэтому особых трудностей при его формировании возникнуть не должно.

  1. В начале документа пишется наименование компании, а также название самого документа.
  2. Далее приказу присваивается номер, указывается дата и место его составления.
  3. После этого идет основная часть бланка. Первым делом сюда вписывается основание и обоснование, отмечается, в каких целях назначается ответственное лицо. Далее указывается, на кого именно возлагается данная миссия: обозначается должность, ФИО работника, дата, с которой ответственность за архив переходит к нему. Затем следует указать, какими документами, нормативными актами и статьями закона сотрудник должен руководствоваться в своей деятельности. И наконец, назначается работник предприятия, который отвечает за исполнение настоящего распоряжения (это может быть сам директор, кто-либо из его заместителей или, к примеру, начальник отдела кадров).
  4. Документ подписывается руководителем организации и его подчиненным, на которого возложена ответственность за архив (своей подписью последний удостоверяет то, что ознакомлен с приказом и ничего не имеет против выполнения новых функций).
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юрист онлайн
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector