- Сроки хранения документов по личному составу
- Организация хранения документов в организации
- Какие задачи входят в функции ответственного за архив работника
- Подготовка к хранению документов по окончании делопроизводства
- Для проведения экспертизы создайте экспертную комиссию. Она проведет экспертизу с учетом законодательства, типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых номенклатур дел (п. 4.7–4.8 Правил хранения документов и п. 2.2.1 Правил работы архивов). По результатам экспертизы сделайте описи дел (п. 2.4.1 Правил работы архивов):
- Организация хранения документов в архиве организации
- Образец приказа о назначении ответственного за архив
Сроки хранения документов по личному составу
в частях 1 и 2 статьи 22.1 Закона № 125-ФЗ;
в Перечнях из приказов Минкультуры от 25 августа 2010 г. № 558 и от 31 июля 2007 г. № 1182.
75 лет — если они закончены делопроизводством до 1 января 2003 года;
50 лет — после 1 января 2003 года
Сроки хранения считайте с 1 января года, который следует за годом окончания их делопроизводства (ч. 2 ст. 21.1 Закона № 125-ФЗ). Но эти сроки не применяйте к кадровым документам, в отношении которых перечнями из приказов Минкультуры установлены другие сроки (табл. ниже). Это следует из пункта 4 статьи 22.1 Закона № 125-ФЗ.
| Дoкумент | Срок хранeния |
| Штатное расписание | Постоянно |
| Приказ об изменении штатного расписания | |
| Коллективный договор | |
| Соглашения генеральные, межрегиональные, региональные, отраслевые (межотраслевые), территориальные и прочие | |
| Положение о защите персональных данных | |
| Положение об оплате труда | |
| Трудовая книжка | До востребования |
| Приказы по личному составу: о приеме на работу, переводе, совмещении, увольнении, о введении режима неполного рабочего времени, об отпусках без сохранения зарплаты и другие | 50 или 75 |
| Трудовой договор | |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору | |
| Личная карточка | |
| Личное дело | |
| Лицевые счета | |
| Заявления работника о согласии на обработку персональных данных | |
| Уведомление работника, если хранится в личном деле | |
| Материалы по специальной оценке условий труда на рабочих местах: | 45 50 или 75 |
| Табель учета рабочего времени:
| 5 50 или 75 |
| Приказы: о предоставлении очередных, дополнительных и учебных отпусков, о направлении в командировку | 5 |
| Ведомости по начислению зарплаты | |
| Справка с места работы другого родителя о неполучении пособия | |
| Журнал учета бланков трудовых книжек | |
| Записка-расчет | |
| Авансовый отчет | |
| Журнал учета бланков трудовых книжек | |
| Журнал учета работников, прибывших к месту командировки | |
| Журнал учета работников, выбывающих в командировки | |
| Переписка по вопросам трудоустройства (письменное приглашение на работу и другое) | |
| Документы при совмещении профессий (акты, протоколы, справки, докладные записки) | |
| Журналы учета отпусков, выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы | 3 |
| График отпусков | 1 |
| Правила внутреннего трудового распорядка | 1 после замены новыми |
в личном деле работника — их надо хранить 50 или 75 лет;
с приказом — их надо хранить столько же, сколько приказ;
отдельно — их надо хранить пять лет.
Организация хранения документов в организации
правилами из приказа Минкультуры от 31 марта 2015 г. № 526 (далее — Правила хранения документов);
основными правилами работы архивов организаций, которые одобрены Решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года (далее — Правила работы архивов).
Текущее хранение документов по кадрам осуществляйте в кадровой службе. Бумагам, которые содержат персональные данные работников, обеспечьте защиту от неправомерного использования или утраты (ст. 87 ТК РФ). Если они составлены на бумажных носителях, храните их в запирающихся шкафах или сейфах. Дела располагайте на полках по номенклатуре дел.
Какие задачи входят в функции ответственного за архив работника
Прежде всего, работник, отвечающий за архив, должен фиксировать все документы, в него поступающие. Они подлежат обязательной подробной описи (название, количество листов и т.п.). Также он должен формировать дела и раскладывать их по папкам в определенном порядке, который устанавливается администрацией компании.
Подготовка к хранению документов по окончании делопроизводства
По окончании делопроизводства проведите экспертизу ценности документов. В делопроизводстве она проводится при составлении номенклатуры дел компании и при подготовке дел к передаче в архив. А в архиве — при подготовке дел к передаче на постоянное хранение (п. 4.10 Правил хранения документов).
Справка
Для проведения экспертизы создайте экспертную комиссию. Она проведет экспертизу с учетом законодательства, типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых номенклатур дел (п. 4.7–4.8 Правил хранения документов и п. 2.2.1 Правил работы архивов). По результатам экспертизы сделайте описи дел (п. 2.4.1 Правил работы архивов):
- постоянного срока хранения (образец ниже);
- временного срока хранения свыше 10 лет;
- временного срока хранения до 10 лет включительно.
К передаче в архив подготовьте законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу. Подготовьте их к передаче в архив после окончания календарного года, в котором они были заведены. Оформите дела и опишите (п. 4.19 Правил хранения документов и п. 3.6.3 Правил работы архивов).
На обложке дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения (образец ниже) заполните все необходимые реквизиты. Номер дела (тома, части) укажите по годовому разделу сводной описи дел (п. 4.25 Правил хранения документов и п. 3.6.18 Правил работы архивов).
Когда будете заполнять на обложке дела реквизит «крайние даты», учтите следующее. Крайними датами личного дела будут даты, когда подписаны приказы о приеме и увольнении работника, на которого заведено это дело. Укажите количество листов в деле и сроки его хранения. На делах постоянного хранения напишите: «Хранить постоянно» (п. 4.29 Правил хранения документов и п. 3.6.18 Правил работы архивов).
Документы временных сроков хранения свыше 10 лет, в том числе по личному составу передавайте в архив в определенные сроки. Не раньше чем через год и не позднее чем через три года после того, как они закончены делопроизводством.
Электронные документы постоянного хранения передавайте в архив по описи (образец ниже). Проверьте физическое состояние носителей и качество записи. А также, есть ли на единицах хранения архивные шифры по описи электронных документов (п. 4.19 Правил хранения документов и п. 2.3.5 Правил работы архивов).
Дела временных сроков хранения до 10 лет в архив не передавайте. Только в исключительных случаях по решению директора, по описям или по номенклатуре дел. Храните документы временных сроков хранения до 10 лет в кадровой службе. А по истечении сроков хранения уничтожьте (п. 2.3, 4.2 Правил хранения документов и п. 3.3.2 Правил работы архивов).
Справка
Организация хранения документов в архиве организации
Храните документы систематизировано. Группируйте их по одному признаку — структурному (по подразделению), хронологическому (по периодам или датам), тематическому или другим. Составьте описи, так вы быстрее найдете нужный документ (п. 2.9-2.11 Правил хранения документов).
Обеспечьте сохранность документов. Архив компании должен быть оснащен специальным оборудованием, а также средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией. В архиве должна поддерживаться определенная температура и влажность, световой режим. Архивные документы надо хранить в темноте (п. 2.14, 2.15 и 2.24 Правил хранения документов).
Ежегодно экспертная комиссия проводит экспертизу ценности документов (п. 4.5, 4.9, 4.11 Правил хранения документов). Комиссия выделяет к уничтожению дела за предыдущие годы, у которых истекли сроки хранения. Составляет «Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению». Форма акта приведена в приложении № 21 к приказу Минкультуры от 25 августа 2010 г. № 558 (образец ниже).
Комиссия включает в акт все дела компании, у которых истек срок хранения к 1 января года составления акта (п. 4.8 и 4.11 Правил хранения документов). Например, дела с трехлетним сроком хранения, которые закончены делопроизводством в 2013 году, комиссия включит в акт не раньше 1 января 2017 года. Акты на уничтожение утверждает директор.
Дела на бумажном носителе передают на уничтожение по приемо-сдаточной накладной. В ней указывают дату передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Электронные дела уничтожают физически или программно-техническими средствами (п. 4.11 Правил хранения документов и п. 2.4.7 Правил работы архивов). О чем делают отметку в акте о выделении документов к уничтожению (образец выше).
Образец приказа о назначении ответственного за архив
Если перед вами поставлена задача по составлению приказа о назначении ответственного за архив сотрудника, а вы никогда прежде не сталкивались с таким документом, воспользуйтесь приведенными ниже советами. Посмотрите и пример — с его учетом вам без особых сложностей удастся создать собственный бланк.
Прежде чем дать детальное представление об этом конкретном приказе, расскажем о некоторых общих сведениях, которые имеют касательство ко всем таким распорядительным актам.
По своей структуре и содержанию приказ о назначении ответственного за архив сотрудника не так уж и сложен, поэтому особых трудностей при его формировании возникнуть не должно.
- В начале документа пишется наименование компании, а также название самого документа.
- Далее приказу присваивается номер, указывается дата и место его составления.
- После этого идет основная часть бланка. Первым делом сюда вписывается основание и обоснование, отмечается, в каких целях назначается ответственное лицо. Далее указывается, на кого именно возлагается данная миссия: обозначается должность, ФИО работника, дата, с которой ответственность за архив переходит к нему. Затем следует указать, какими документами, нормативными актами и статьями закона сотрудник должен руководствоваться в своей деятельности. И наконец, назначается работник предприятия, который отвечает за исполнение настоящего распоряжения (это может быть сам директор, кто-либо из его заместителей или, к примеру, начальник отдела кадров).
- Документ подписывается руководителем организации и его подчиненным, на которого возложена ответственность за архив (своей подписью последний удостоверяет то, что ознакомлен с приказом и ничего не имеет против выполнения новых функций).
