Как правильно отправить сотрудника в отпуск?

Общая информация

Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска гарантирует Трудовой Кодекс. Наиболее существенными пунктами являются статьи 93, 114, 115.

Статья 114 разрешает работнику отправиться в ежегодный отпуск, сохранив при этом за ним должность и средний заработок.

Стандартную продолжительность отпуска регулирует статья 115 ТК, она составляет 28 календарных дней.

Неполная занятость не влечет за собой работу без перерывов.

В статье 93 Трудового Кодекса прямо указывается, что сотрудники, занятые неполный рабочий день, также имеют право на полноценный, оплачиваемый отдых.

Более того, даже для лиц, занятых на сезонных работах, положен отпускной период из расчета два дня за рабочий месяц. Об этом говорится в статьях 291 и 295 ТК.

Как правильно оформить отпуск? Какие документы нужны для оформления? Чтобы оформить ежегодный оплачиваемый отпуск, необходимо подготовить определенный набор документов.

К ним относятся:

  1. График.
  2. Уведомление
  3. Заявление.
  4. Приказ.
  5. Записка-расчёт.

Разберем подробней по очереди каждый из документов.

Ежегодный оплачиваемый отпуск положен всем сотрудникам, работающим по трудовому договору, в том числе надомникам, совместителям, сезонному и временному персоналу. А за работу на Крайнем Севере, в опасных или вредных условиях, с ненормированным рабочим днем предоставляется несколько дополнительных дней отдыха.

Внимание! Работодатель может устанавливать дополнительные оплачиваемые отпуска по собственной инициативе: для этого надо включить соответствующий пункт в трудовой или коллективный договор.

Как бы ни складывалась производственная ситуация, каждому сотруднику за каждый рабочий год следует предоставить отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней, сохраняя за ним средний заработок на весь этот период. Право на оплачиваемый отпуск новичок получает по истечении полугода работы в организации.

Некоторым категориям персонала, например, почетным донорам, работающим подросткам или родителям ребенка-инвалида, закон дает право самостоятельно выбирать время отдыха. Такие работники могут взять отпуск в любой удобный для них момент, даже если их некем заменить. Подробнее о действиях работодателя в этой ситуации и случаях злоупотребления льготами читайте в журнале «Кадровое дело».

Отпускной период по просьбе работника можно разбивать на части или переносить. Главное — убедиться, что право на отдых реализуется своевременно и в полной мере, поскольку непредоставление отпуска в течение двух лет подряд чревато серьезными проблемами для работодателя, даже если сотрудник сам отказывался отдыхать.

Чтобы предоставить одному или нескольким сотрудникам отпуск и не стать объектом пристального внимания ГИТ, нужно оформить несколько важных документов. Придерживайтесь требований актуального ГОСТ Р 7.0.97-2016 и соблюдайте установленные законом сроки. Для работодателей, не уведомляющих работников о предстоящем отпуске или оплачивающих его с опозданием, предусмотрена административная ответственность.

Не упустить момент и вовремя подготовить все документы, необходимые для предоставления отпуска, поможет грамотно составленный график. Это сводный документ, утверждаемый ежегодно и содержащий сведения о том, когда именно и в течение какого количества дней будет отдыхать каждый работник предприятия. О правилах составления идеального графика, который устроит всех без исключения сотрудников и станет надежным помощником в кадровой работе, читайте в статье.

Предлагаем ознакомиться:  Увольнение во время декретного отпуска по собственному желанию

Шаг 1. Рассчитайте продолжительность отпуска. Для каждого сотрудника организации этот показатель определяется исходя из продолжительности его рабочего года. Первый рабочий год отсчитывается с даты трудоустройства в организацию. За каждый такой год необходимо предоставить не менее 28 полных отпускных дней (ст. 115 ТК РФ). Чтобы без ошибок определить продолжительность отпуска в каждом конкретном случае, воспользуйтесь онлайн-расчетчиком от «Системы Кадры».

Шаг 2. Отправьте сотруднику письменное уведомление. К форме документа особых требований нет, чего не скажешь о сроках его вручения: сотрудник должен ознакомиться с уведомлением под подпись не позднее чем за две недели до ухода в отпуск. Не забудьте указать в уведомлении точную дату начала отпускного периода согласно действующему в организации графику.

Образец уведомления сотрудника о дате начала его отпуска

Шаг 3. Издайте письменный приказ. Используйте унифицированную форму №Т-6 или ее аналог, а если нужно одновременно отправить отдыхать нескольких сотрудников — удобный бланк №Т-6а, в котором предусмотрены поля для сведений о каждом отпускнике.

В приказе отразите:

  • реквизиты работодателя;
  • даты оформления и номер документа;
  • табельный номер, должность, паспортные данные работника;
  • структурное подразделение, в котором он числится;
  • рамки рабочего года, за который предоставляется отпуск.

Для сведений о ежегодном основном оплачиваемом отпуске предназначен раздел «А», о дополнительном — раздел «Б». Укажите общее количество календарных дней отдыха, а также точные даты начала и окончания отпускного периода. Приказ заверяется подписью директора компании, а затем передается сотруднику для ознакомления под подпись.

Внимание! Если же практика рассылки отдельных уведомлений в организации не применяется, оформите приказ не позднее чем на две недели до начала отпуска и сразу же ознакомьте с ним работника, чтобы соблюсти требования статьи 123 ТК РФ.

Шаг 4. Составьте записку-расчет на основании приказа. Используйте унифицированную форму №Т-60 или ее аналог. На лицевой стороне бланка укажите реквизиты организации, дату составления и номер документа, сведения о работника: табельный номер, фамилию, имя и отчество, должность, структурное подразделение.

Пример заполнения записки-расчета (фрагмент)

Если работнику предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск, заполняйте раздел «А» заполняйте, если дополнительный — раздел «Б».

Когда предоставляется два разных вида отпуска подряд, заполняйте оба раздела. В разделе «В» укажите общую продолжительность отпускного периода и точные даты его начала и завершения. Заверьте бланк подписью должностного лица, ответственного за работу с кадрами.

Оборотная сторона записки-расчета заполняется и заверяется бухгалтером. Здесь рассчитывается сумма отпускных, которые должна выплатить организация.

Шаг 5. Выплатите отпускные. Сделать это нужно не позднее чем за три дня до начала отпуска, как того требует статья 136 ТК РФ. В главном своде законов о труде не сказано, в каких днях отсчитывается срок — календарных или рабочих, но Роструд настаивает на первом варианте (см. письмо Роструда №1693-6-1 от 30.07.2014).

★ Отпускные рассчитываются исходя из среднего заработка сотрудника. Подробнее о правилах расчета отпускных, в том числе в месяце, на который выпадают праздники, и в других сложных случаях, расскажет эксперт журнала «Кадровое дело».

Предлагаем ознакомиться:  Как продлить отпуск находясь в отпуске

Шаг 6. Заполните личную карточку. Каждый раз, когда предоставляете сотруднику отпуск, вносите в раздел VIII личной карточки сведения о его виде, продолжительности, датах начала и окончания. Знакомить работника с этой записью не нужно.

Общий порядок применяется, если в организации соблюдается отпускной график. Но иногда приходится смещать заранее намеченные даты, например, по просьбе сотрудника или производственной необходимости. К тому же во многих компаниях есть новички, принятые в штат после утверждения графика и потому не попавшие в общий список отпускников. Как оформить отпуск сотруднику, который хочет отдыхать не по графику?

Как отправить сотрудников в отпуск и не нарушить закон

Порядок действий в этом случае будет немного другим. Для начала нужно принять у сотрудника письменное заявление, на основании которого работодатель сможет издать приказ. Документ составляется в произвольной форме.

Образец заявления сотрудника о предоставлении ежегодного отпуска

Внимание! Если возможность выбирать удобное время для отдыха гарантирована сотруднику законом, попросите его прикрепить к заявлению подтверждающие документы: медицинское заключение, справку о беременности и т.д.

Дальше действуйте по стандартной инструкции. Уведомление о начале отпуска в данном случае можно не оформлять, поскольку сотрудник сам выбирает дату, но приказ издается в обязательном порядке.

Право на отдых есть у каждого работника. Задача работодателя — вовремя предоставить отпуск и оплатить его, подготовив все необходимые документы: уведомление, приказ, записку-расчет. Чтобы избежать путаницы и проблем с заменой ключевых специалистов на время отпуска, грамотно составляйте отпускной график и строго его придерживайтесь. Если сотрудник внезапно решил уйти в отпуск не по графику, запросите письменное заявление, чтобы на его основании составить приказ.

График

Документальное оформление отпусков начинается с графика отпусков.

Понятие графика отпусков можно встретить в

статье 123 Трудового Кодекса

. Согласно ТК график должен быть составлен и утвержден в любой компании.

Документ составляют ежегодно за 14 дней до наступления календарного года

.

Наличие графика на предприятии является обязательным требованием, трудовая инспекция при осуществлении проверки будет расценивать отсутствие данного документа как нарушение.

Составлять график следует, учитывая три фактора. Первый – пожелания сотрудников. Кадровик или начальник отдела должен провести опрос, выяснить, когда тому или иному работнику предпочтительней всего будет отправиться в отпуск.

Данные сводятся в таблицу. Второй – положения Трудового Кодекса. Нельзя нарушать основные права сотрудников. Например, на некоторых вредных производствах положен более продолжительный отдых.

Помимо этого, существуют группы лиц, которым положены привилегии и первоочередность при составлении графика.

К ним относятся работники в возрасте до 18 лет, беременные женщины, почетные доноры.

Не учитывать столь важные моменты – несомненное нарушение трудовых прав.

Уведомление

Как правильно отправить сотрудника в отпуск?

Работник должен быть извещен об отпуске с помощью специального документа.

Уведомление о начале заслуженного отдыха – важный и обязательный документ.

Он официально информирует сотрудника о начале ежегодного оплачиваемого отпуска.

Предлагаем ознакомиться:  Можно ли брать основной отпуск на 2 дня в счет

Понятие уведомления можно встретить в статье 123 Трудового Кодекса.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за 14 дней до начала отдыха.

Но если отпуск уже был оформлен на основании собственного заявления сотрудника, то уведомление не является обязательным.

В ином случае извещение производится письменно и персонально. Отсутствие уведомления может послужить веским основанием для отказа от отпуска в неподходящее для работника время. При отказе от ознакомления следует составлять специальный акт.

Стандартной формы для уведомления не предусмотрено. Но в нем должно быть указано название документа, дата составления, текст уведомления, должность и ФИО работника, день вручения. Текст уведомления передает основную мысль.

На основании положений Трудового Кодекса и локальных актов предприятия информируем Вас о предоставлении оплачиваемого ежегодного отпуска в период с «10» августа 2016 года по «25» августа 2016 года.

Факт получения уведомления подтвердите собственноручной подписью.

Заявление

Заявление на предоставления ежегодного отпуска следует писать не менее чем за четыре дня до начала отдыха. Срок не установлен законодательно, но бухгалтерия как правило начинает начислять отпускные за три дня до начала отпускного периода, поэтому трехдневный срок логически обоснован.

Помимо этого, в локальных актах компании сроки подачи заявления могут быть установлены более точно и конкретно. В некоторых, крайних случаях при согласовании с начальством и бухгалтерией подать заявление теоретически возможно за один день.

Документ составляется в произвольной форме, главное передать смысл и указать основные данные (например, ФИО, дату, название организации, время начала и окончания отпускного периода).

Обратите внимание, что существует несколько разных видов отпусков.

Если оформляется ежегодный оплачиваемый отпуск, то это должно быть отражено в тексте и названии документа.

Как правильно отправить сотрудника в отпуск?

Генеральному директору ООО «Строймонтаж» И.И. Иванову от П.В. Петрова, старшего монтажника.

Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск сроком 28 календарных дней с «10» августа 2016 года по «28» августа 2016 года.

Далее идет дата подачи, подпись. Документ является обязательным, если отдых не был обозначен и зафиксирован первым способом – через уведомление.

Приказ

Чтобы оформить отпускной период сотруднику также необходимо издать приказ. Приказ оформляется по форме Т-6, для одновременного оформления нескольких работников используют другой вариант формы ­– Т-6а.

В документе указывается номер, дата составления, табельный номер, наименование типа отпуска. Приказ является обязательным, даже при наличии составленного графика. Форма подписывается руководителем компании и начальником кадрового отдела.

Записка-расчёт

Данный документ позволяет произвести расчёт выплат, причитающихся в отпускной период работнику.

Записка-расчет оформляется по стандартизированной форме Т-60. Форма представляет собой двухсторонний бланк.

На первой стороне указывают основные данные об отпуске (даты, начало и окончание отдыха).

На второй стороне производятся бухгалтерские расчёты для положенных выплат.

Форма Т-60 также является обязательным документом. Для её заполнения будет необходимо вычислить средний заработок сотрудника.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юрист онлайн
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector