Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 322-06-74 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 407-24-18 (бесплатно)

Реестр при отправке писем по почте

Как заполнить карточку простого уведомления?

Уведомление скрепляется с конвертом заказного письма так, чтобы при вручении можно было их аккуратно разъединить, и с подписью получателя либо объяснением причины невручения, отправить обратно отправителю.

За пересылку такого уведомления «Почта России» взымает отдельный тариф. Как правило, он близок к стоимости пересылки обычной почтовой карточки. По сути, уведомление такой карточкой и является, а изготавливается из плотной бумаги (около 300г/м2). Подробнее о стоимости отправки заказных писем и уведомлений на нашей странице Цены.

Выполняя работы по отправка заказных писем с уведомлением, сотрудники «ФорПост» не только изготовят почтовые уведомления необходимого формата, но и нанесут на них информацию об отправителе и получателе, уникальный почтовый идентификатор, скрепят заказные письма и уведомления в строгом соответствии с правилами.

Уведомление скрепляется с конвертом заказного письма так, чтобы при вручении можно было их аккуратно разъединить, и с подписью получателя либо объяснением причины невручения, отправить обратно отправителю.

За пересылку такого уведомления «Почта России» взымает отдельный тариф. Как правило, он близок к стоимости пересылки обычной почтовой карточки. По сути, уведомление такой карточкой и является, а изготавливается из плотной бумаги (около 300г/м2). Подробнее о стоимости отправки заказных писем и уведомлений на нашей странице Цены.

Выполняя работы по отправка заказных писем с уведомлением, сотрудники «ФорПост» не только изготовят почтовые уведомления необходимого формата, но и нанесут на них информацию об отправителе и получателе, уникальный почтовый идентификатор, скрепят заказные письма и уведомления в строгом соответствии с правилами.

Акцентируем ваше внимание на том, как правильно оформлять уведомление о доставке письма. Если вы точно знаете, что адресат «не хочет» получать ваше письмо, то написать только его фамилию недостаточно. Например, на уведомлении указана фамилия директора фирмы, которому отправляется письмо: «Левицкому».

Кроме того, если вы состоите с организацией в постоянной переписке, рекомендуется на уведомлении производить короткую опись вложения: «исх. №3534 от 29.06.2015». Вероятность того, что из 10 писем, отправленных за последний месяц, адресат получил только 9 мала, но есть.

Реестр писем для почты россии образец 2019

В мои обязанности входит также и отправка корреспонденции. Я уже писала о переадресации на почте.

Сегодня напишу об отправке заказных писем по реестру.

Помню, что раньше (года 2 назад) реестры заказных писем можно было составлять в произвольном порядке, но с наличием некоторых обязательных граф. Подробно об этом писать не стоит, так как те времена прошли, и теперь существует определенная форма, в которой надо предоставлять на почту реестры при отправке заказной корреспонденции.

1. Номер по порядку. Такой столбец, я считаю, должен быть в любой таблице Гораздо приятнее и удобнее пользоваться таблицей, где четко проставлена нумерация строк. 2. Наименование страны назначения и город. Именно так звучит название второго столбца. Но практика не требует указания наименования страны. Во всяком случае, я не указываю, что письма идут по России А с меня этого и не требуют. Адрес назначения должен быть полным, с указанием индекса.

3. Третья графа Наименование получателя. Здесь следует указать название организации, в чей адрес направляется письмо, или полные Имя, Фамилия, Отчество получателя (если письмо для физического лица).

4. Номер идентификатора. Это номер ШПИ, который вам должны выдать на почте. Опять-таки раньше эти “штрих-коды” выдавались организациям без учета. Если мне надо, я просила, мне давали пару листиков Сейчас же для того, чтобы получить ШПИ нужна доверенность от организации на человека, который отправляет заказные письма, т.е.

Реестр при отправке писем по почте

5. Далее указывается вес письма в килограммах. То есть, если письмо весит 20 грамм, то я пишу 0,020 кг. От веса письма зависит стоимость пересылки (о тарифах напишу позднее, тоже важная тема, я думаю).

6. Плата за пересылку. Это последний столбик реестра, в него надо писать цену письма. Например, 24,15 рублей — минимальная плата за пересылку заказного письма.

Ниже таблицы надо указать следующие данные: 1. Общее количество заказных писем; 2. Плата за пересылку (общая сумма стоимость всех заказных писем по реестру цифрами и прописью); 3. Отправитель (должность, подпись и расшифровка подписи); 4. Печать организации-отправителя.

Реестр писем на почту требуют в 3 экземплярах, один из которых, после оформления, отдадут вам.

По роду своей деятельности часто приходится ходить на почту. И после двух лет работы захотелось поделиться своими наблюдениями.

Часть 1. Рабочая

Реестр при отправке писем по почте

Часто отправляю письма по работе, причем заказные, то есть просто налепить марок и кинуть в ящик конверты не получится, нужно выстоять длинную очередь. И это самое ужасное, несмотря на то, что почтовое отделение рядом с работой еще из разряда адекватных.

Так вот, в отделение три окна, из которых два работают постоянно (не считая перерыва), а третье рандомно (по моим ощущениям, у них есть собственный календарь, с помощью которого они отслеживают благоприятный период, когда Луна зайдет в Дом Водолея, а перед этим пройдет грибной дождь с тройной радугой), редко в общем работает.

На удивление, работницы этого отделения меня радуют — стараются делать все быстро и аккуратно. Основная проблема — это люди. После того, как у нас запретили оплачивать коммуналку в ЕРКЦ, вся эта очередь плавно переместилась на почту, наплевав на стоящее рядом отделение Сбербанка. Ок, я понимаю, что не все пенсионеры умеют пользоваться терминалом, а уж тем более онлайн-оплатой, но так нагло вытеснять людей с письмами — это нечто.

Один раз у меня был десяток писем, а за спиной — женщина лет 55, которая долго вздыхала в духе: «Как надоели эти с письмами, за квартиру заплатить нельзя уже! Девушка, зачем вы так много писем сразу отправляете? Берите по одному и ходите, видите уже сколько человек позади вас?!». Ругаться не стала, т.к. очередь начала поддерживать «глас народа» в лице этой тетки, а устраивать разборки сил не было.

При этом почта на каком-то основании оставляет за собой право принимать не больше n-го количества писем за раз. Один раз у меня приняли 10, в другой — 8 писем. Если на руках 12 конвертов — занимай очередь, жди, пока кто-то займет за тобой, и занимай снова! Самое поразительное, что это в окне, в котором принимают ТОЛЬКО письма и посылки, никакой оплаты ЖКХ! Хочешь отправить письма? Постой в очереди дважды!

Часть 2. Домашняя

Периодически заказываю посылки с Али. Как правило, мелкие пакеты, на которые раньше приходило традиционное извещение. После нового закона, посылки стали кидать в почтовый ящик, после — звонить в дверь (видимо ответственный почтальоны). Сейчас же мне приходит чистый оторванный квадрат бумаги, на котором стоит «М/п» (мелкий пакет, как я понимаю) и печать отделения. То есть даже за самой ерундой приходится идти на почту самому.

И тут вступает в игру почтовое отделение рядом с домом. О времени в очередях, проведенных в нем я буду рассказывать внукам, ибо за это время можно было добежать до Китая точно.

Предлагаем ознакомиться:  Учет писем в организации

Во-первых, в этом отделение работники не знакомы с благами цивилизации от слова совсем. На их клавиатуре частично стерлись надписи букв, что значительно тормозит процесс (хотя и с нормальной клавой они буквы ищут чуть ли не с компасом).

В остальных отделениях все сотрудники ходят в форме (по крайней мере, стараются), наши же топают в сарафанах, в которых разве что на даче грядки полоть, и домашних тапках.

Во-вторых, отправить письмо или посылку оттуда практически нереально — то нет штрих-кодов, то пакетов, то коробов, то марки потерялись. В общем, все направлено на оплату ЖКХ и продажу ручек, тетрадей, игрушек, семян, даже макароны там видела.

В-третьих, такие маленькие отделения (а оно на два окна, а по факту работает всегда одна) пользуются спросом у пенсионеров. Как правило, они знают начальницу, и та обслуживает их вне очереди. Посылки там выдают тоже интересно — в один день стоишь километровую очередь, в другой — можно зайти в подсобку, и тебе сразу все вынесут (если посылка оплачена).

Часть 3. Приятная

Не выдержав как-то издевательств нашей почты поехала на Главк. Спокойно отправила 20 писем подряд, при этом молодой человек (впервые, кстати, вижу за стойкой мужчину на почте) сделал невероятно круглые глаза на мой вопрос: «А у вас можно отправить сразу больше 10 писем?». Все время его работы спокойно сидела на лавке, потом пошла платить.

Мораль? Не знаю даже. Заказывать почтой России что-либо желания нет, но иногда положение безвыходное. С того же Али курьерская доставка требует больших вложений. ПО работе много писем курьером не отправишь — фирме не выгодно. В итоге получается как с нашими поликлиниками — идешь туда, только когда совсем нет альтернативы.

Только отправку простых писем вы можете сделать через почтовый ящик, все остальные отправления необходимо производить через сотрудника на почте. Учтите, что за один раз от одного человека в очереди оператор имеет право принять не более 40 писем! Если 40 писем для вашей компании – мелочь, пора заключать договор.

И еще один момент: если вы принесли на отправку более пяти писем, оператор потребует реестр почтовых отправлений. Его форма есть на сайте Почты России. Заполняется реестр в двух экземплярах.

Образец списка ф. 103-а можно получить в отделении почтовой связи. Формы бланков для заполнения: Реестр исходящей корреспонденции это документ, который требуется при рассылке партии писем. Форма документа стандартизирована Почтой России (форма ф.103).

Реестр исходящих писем собирается на основе набора записей из подраздела Исходящая корреспонденция .

103 Реестр на отправку почтовых отправлений ф.

Реестр при отправке писем по почте

103 Справка: Опись вложения — бланк Почты России, используемый при отправке ценных посылок либо писем.

В этом случае точное значение указывается при вызове фильтра.

«Указать точное значение». В этом случае точное значение нужно указать из предложенных ниже вариантов. 6. Нажмите «Добавить условие»; 7. В поле «Название фильтра» укажите наименование; 8.

Нажмите «Сохранить фильтр»; 9. Нажмите «Применить». Перед вами появится список записей с заданными вами параметрами. Созданный фильтр сохраняется в настройках вместе со стандартными.

Для его повторного применения откройте меню фильтра и нажмите на него.

После выделения строк нажмите кнопку «Добавить к рассылке ->» на панели инструментов.

В появившемся окне «Добавить к рассылке» создайте новую рассылку или добавьте контрагентов к уже существующей рассылке.

Если вы создаете новую рассылку, выберите на форме пункт «Создать новую рассылку».

Чем нам выгодно такое почтовое отправление?

Сотрудник операционного зала филиала почты России при принятии письма поставит на бланке описи штамп с текущей датой. Для ценных почтовых отправлений можно выбрать услугу — опись вложения.

К письму, посылке или бандероли с описью вложения прикладывается юридически значимое описание содержимого. Обратите внимание, услуга доступна только для пересылки отправлений по России.

Если список не укладывается в лист бланка, его продолжают на следующем листе.

Сопроводительный адрес к посылке.

  • Форма 107. Опись вложения.
  • Форма 113.

    Бланк почтового перевода наложенного платежа.

  • Форма 7-п. Адресный ярлык на посылку.
  • Форма 7-б. Бланк адресного ярлыка к бандероли.
    1. Форма 103.
    2. Форма 116. Сопроводительный адрес к посылке.

    BK Адвокатское бюро

    В связи с особыми техническими требованиями, предъявляемыми к бланку ф.

    119, его можно бесплатно получить в любом отделении почтовой связи.

    Путеводитель по корпоративным спорам. Вопросы судебной практики: Общее собрание акционеров 2.2.

    1. таблица вложенных документов:
      • порядковый номер,
      • наименование,
      • количество штук,
      • объявленная ценность (в рублях);
    2. общий итог (в штуках) предметов и сумма объявленной ценности;
    3. отправитель (ФИО или название юрлица);
    4. подпись отправителя.

    Итак, образец заполнения описи вложения будет выглядеть следующим образом: В случае если остались незаполненные ячейки, допускается поставить прочерк.

    Как отправить письмо с описью вложения? К оператору операционного зала почты России нужно обратиться с:

    • незапечатанным конвертом,
    • вложенными в него документами,
    • двумя заполненными бланками описи,
    • суммой денег в кошельке за пересылку.

    Где взять бланки описи формы 107? Бланки описи всегда лежат в свободном доступе в каждом отделении почты России.

    Заполненный бланк Вы можете выслать нам на электронную почту [email protected] Мы проверим, поставим отметку календарного штемпеля, оформим ценное письмо на вашей территории.

    Что нужно знать, собираясь отправить заказные письма?

    Правила отправки писем одинаковые для всех регионов России. Регистрируемые почтовые отправления (РПО) хранятся на почтовом отделении адресата 30 календарных дней, разряда «Судебное» — 7 календарных дней, заказные письма Пенсионного фонда РФ — 60 календарных дней. Если в течение 5 календарных дней (3 для «Судебного») получатель за РПО не явился, ему доставляется вторичное извещение.

    www.4post.org

    Правила отправки писем одинаковые для всех регионов России. Регистрируемые почтовые отправления (РПО) хранятся на почтовом отделении адресата 30 календарных дней, разряда «Судебное» — 7 календарных дней, заказные письма Пенсионного фонда РФ — 60 календарных дней. Если в течение 5 календарных дней (3 для «Судебного») получатель за РПО не явился, ему доставляется вторичное извещение.

    Почтовые тарифы

    присвоены почтовые индексы отделениям почтовой связи Крымского республиканского предприятия почтовой связи «Крымпочта».

    Узнать индекс вашего адресата при наличии адреса его проживания можно в «Справочнике индексации» в отделениях почтовой связи или на сайтах: Почтовый индекс – последовательность букв или цифр которая используется для обозначения почтового адреса, присваиваемая объекту почтовой связи.

    Индекс добавляется к почтовому адресу с целью облегчения сортировки корреспонденции.

    Чтобы сдать их на почту, придется постоять в очереди, зато, если возникнет необходимость, можно отследить каждое письмо вплоть до его передачи адресату.

    — заказное письмо с уведомлением о вручении.

    Почта может совершать и другие отправления, узнать о которых можно в почтовых отделениях или на сайте Почты России. Заполнение карточек простых уведомлений времени занимает гораздо меньше, чем надписывание от руки. Тарифы Почты России можно узнать на ее официальном сайте.

    Предлагаем ознакомиться:  Реестр банкротов: официальный сайт. Физические и юридические лица || Реестр арбитражных управляющих по банкротству физических лиц

    Стоимость писем рассчитывается умножением тарифа (по виду отправления) на вес письма. Внимание! Цифры для образца расчета взяты с потолка. Настоящие тарифы уточняйте на официальном сайте Почты РФ.

    Когда письмо достигает определенной планки веса, оно превращается в бандероль: простую, заказную или же с простым уведомлением.

    Реестр при отправке писем по почте

    Чтобы сдать их на почту, придется постоять в очереди, зато, если возникнет необходимость, можно отследить каждое письмо вплоть до его передачи адресату. — заказное письмо с уведомлением о вручении.

    Почта может совершать и другие отправления, узнать о которых можно в почтовых отделениях или на сайте Почты России. Заполнение карточек простых уведомлений времени занимает гораздо меньше, чем надписывание от руки.

    На сегодняшний день существует множество курьерских служб, которые доставят ваши отправления в любой населенный пункт. Эти службы отличаются разными способами и сроками доставки, предоставляют и различные дополнительные сервисы. Несмотря на это, чаще всего организациям приходится пользоваться услугами государственной почты, а именно Почты России.

    Во-первых, это дешевле. И если один документ в месяц можно отправить и экспресс-почтой, заплатив за это несколько сотен рублей, то отправка нескольких десятков писем в день в этом случае обойдется неоправданно дорого. Кроме того, если придется подтверждать доставку документов по почте в суде, то уведомление от Почты России однозначно будет принято как доказательство, а от экспресс-почты – еще неизвестно.

    Простое письмо

    Работать с ним проще всего. Берете документ, вкладываете в конверт, запечатываете его. На конверте указываете адрес, клеите марку и опускаете письмо в почтовый ящик. Минусом является то, что вы не сможете отследить отправку вашего письма. В большинстве случаев оно доходит к адресату, но узнать точно или доказать это вы не сможете.

    По этой причине в простых письмах отправляют документы, которые не являются важными и при необходимости их можно будет восстановить. Еще один минус: все письма на почте взвешиваются, так как от веса отправления зависит его стоимость. В обычный конверт с обычной маркой можно вложить и без проблем отправить только два листа бумаги.

    Заказное письмо

    Этот вид письма требует регистрации, поэтому подобные письма сдаются на почту. Путь этого письма вы сможете отследить по квитанции и узнаете, когда оно попало в руки получателю. По ссылке — отдельная статья «Как отправить заказное письмо«.

    Оно отправляется так же, как и заказное. Разница состоит в том, что к конверту крепится особый купон. На одной стороне купона указывается адрес отправителя, на другой стороне – адрес и фамилия получателя и (необязательно, но рекомендуется) короткое описание того, что вложено в конверт. Через определенное количество дней купон возвращается адресату письма с подписью получателя, и это является письменным доказательством того, что письмо вручили адресату.

    Оно может быть и просто заказным, и с уведомлением. Просто письмо с описью отправить нельзя. В отделении почты в свободном доступе лежат специальные бланки для описи вложения. Их надо заполнить в двух экземплярах. Один бланк вместе с письмом в незапечатанном конверте отдается оператору, другой остается у вас. С описью пересылаются документы самым «проблемным» адресатам.

    При приеме писем оператор взвешивает их, поэтому, если отправляете много документов, имейте в виду, что письмо запросто может превратить в бандероль. Все бандероли регистрируются у оператора. В остальном никаких отличий от писем нет: бандероль может быть и с уведомлением, и с описью вложения. Разница только в цене.

    Государственная почта осуществляет и другие виды отправлений, об этом можете узнать на официальном сайте Почты России или в любом отделении.

    Отслеживание почтовых отправлений описано в отдельной статье. И здесь хотелось бы обратиться к посетителям сайта. Дорогие наши гости и друзья! Сайт «Отличный секретарь» не имеет никакого отношения к Почте России. Мы только пишем о том, как организациям эффективно пользоваться ее услугами, и понятия не имеем, где находятся ваши письма и посылки! Пожалуйста, пользуйтесь для отслеживания официальным сайтом почты!

    Для того, чтобы знать, что, когда и кому было отправлено из организации, какое письмо вернулось, а какое было получено (о чем есть уведомление), рекомендуем вести Журнал почтовых отправлений. Его значение для компании тем выше, чем больше писем вы отправляете каждый день.

    Реестр при отправке писем по почте

    Сотрудник почтового отделения рассчитает стоимость пересылки, оформит, распечатает и прикрепит к отправлениям нужные бланки — вам нужно только передать сотруднику сами посылки с наклеенными трек-номерами и таблицу с данными об отправителе и получателях, заполненную по образцу. 

    Стоимость услуги — 10,17 руб. за одно отправление.

    Чтобы воспользоваться этими услугами, нужно заключить с Почтой России договор на отправку посылок. По вопросам заключения договора обращайтесь в службу поддержки по телефону 8-800-1-000-000 или к специалисту в вашем регионе.

    Тарифы на на дополнительную услугу «Предпочтовая подготовка для внутренних отправлений посылочного бизнеса и экспресс-доставки»

    Необходимые телефоны и нормативные документы

    Для централизованной доставки документы должны сдаваться ответственным исполнителем только полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные в установленном порядке. В случае необходимости они должны быть заверены печатью организации. Недооформленные, неправильно оформленные документы должны возвращаться сотрудниками службы делопроизводства (экспедиции) ответственному исполнителю.

    Для направления документов в службу делопроизводства (экспедицию) ответственный исполнитель:

    • составляет сопроводительное письмо (в случае необходимости);
    • заполняет карточку доставки / получения документов (наличие данной формы позволяет ощутимо упорядочить процесс доставки);
    • готовит доверенность (в случае необходимости) на курьера и прилагает ее к карточке доставки / получения документов.

    Порядок направления документации ответственным исполнителем в службу делопроизводства (экспедицию) для ее последующей доставки необходимо закрепить в локальном нормативном акте организации. Это позволит ускорить и упорядочить сам процесс, а также избежать многих затруднений при последующем поиске «пропавших» документов.

    Реестр при отправке писем по почте

    Обязательно нужно проверять комплектность документов, наличие приложений, заверять необходимые документы печатью, в случае направления документов в несколько адресов изготавливать соответствующее количество копий. В нашей компании эти обязанности возложены на ответственного исполнителя.

    Он же готовит сопроводительное письмо. Оно необходимо в тех случаях, когда следует дать какие-либо дополнительные разъяснения к комплекту направляемых документов. При этом документы оформляются в качестве приложений к письму. Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора.

    Образцы сопроводительных писем представлены в Примерах 1 и 2. Во всех других случаях (кроме описанных выше) сопроводительное письмо становится излишним. Уменьшение количества таких писем упрощает делопроизводство, поэтому нужно добиваться, чтобы ответственные исполнители готовили сопроводительные письма только тогда, когда это действительно необходимо.

    Если в сторонние организации направляется документ для подписания, один экземпляр которого должен быть возвращен в вашу организацию, вы можете использовать следующий прием:

    • сначала на экземпляре, который должен быть возвращен обратно в организацию, как правило, в верхнем правом углу проставляется штамп, например, следующего вида:
    • потом с помощью степлера к этому же экземпляру документа прикрепляется листок бумаги с заранее напечатанным текстом примерно следующего содержания:

    При направлении документов в службу делопроизводства (экспедицию) ответственный исполнитель заполняет карточку на доставку / получение документов. Это внутренний документ организации, который должен быть утвержден локальным нормативным актом. Все карточки после доставки или получения документации подшиваются в дело в соответствии с номенклатурой дел службы делопроизводства (экспедиции).

    Карточка доставки документов выполняет несколько функций:

    • содержит перечень направляемых документов, что дает возможность не готовить сопроводительное письмо;
    • позволяет фиксировать факт передачи документов ответственным исполнителем в службу делопроизводства (экспедицию);
    • дает дополнительную информацию о способе, времени доставки, об адресате;
    • содержит отметку о получении документа уполномоченным представителем сторонней организации или отправке его по почте;
    • позволяет осуществлять оперативный контроль за доставкой (получением) документов.

    Для отправки в названии карточки подчеркиевается слово «доставку», для получения документов — слово «получение». Образец карточки, приведенный в Примере 3, заполнен для целей курьерской доставки комплекта документов.

    Предлагаем ознакомиться:  Как уволиться без отработки многодетной матери

    Реестр при отправке писем по почте

    При заполнении строки 3 «Перечень документов» обращаем ваше внимание на следующее. Если ответственный исполнитель готовит сопроводительное письмо, которое содержит список передаваемых в стороннюю организацию документов, то в карточке доставки / получения указывается только номер и дата такого письма (оно регистрируется в установленном порядке, и, следовательно, копия письма хранится в службе делопроизводства). В этом случае отпадает необходимость дублирования информации в карточке доставки / получения.

    При необходимости отправки документов через почтовое отделение связи в строке «Способ доставки» дополнительно указывается категория почтового отправления (простое или заказное, с объявленной ценностью и т.д.).

    Для планирования работы и составления наиболее оптимальных маршрутов доставки корреспонденции рекомендуется предоставлять карточку на доставку / получение документов за один-три дня до планируемой даты отправки (получения).

    В случае отправки документов по почте в строке 7 необходимо указывать номер и дату почтового списка, по которому осуществляется передача документов в отделение почтовой связи, например, «Список № 20 от 23.04.2006 г.». В нашем примере строку 7 карточки заполняет получатель корреспонденции по просьбе курьера.

    Очень часто для получения отдельных видов документов в сторонних организациях курьеру необходима доверенность, которая может быть разовой или выдаваться на определенный срок для систематического получения материальных ценностей, документов. В нашей организации обязанность по оформлению доверенности для курьера возлагается на ответственного исполнителя. Он прикладывает ее к карточке доставки /получения. Образец разовой доверенности приведен в Примере 4.

    Сотрудник службы делопроизводства (экспедиции) проверяет представленные для отправки документы и регистрирует карточки на получение / доставку документов в специальном Журнале, образец заполнения которого приведен в Примере 5.

    Если доставка осуществлялась курьером сотруднику другой организации, то в последнюю графу журнала вносится дата из карточки, которую указали при получении документов (см. Пример 3).

    Если корреспонденция отправлялась по почтовым спискам, то в журнале указывается дата передачи документов в отделение почтовой связи. Она переносится из оттиска календарного штампа, который на почтовом списке проставляет оператор  почтового отделения (см. Примеры 8 и 9).

    Если это была отправка простым письмом, которое курьер без регистрации кинул в почтовый ящик, то в журнале указывается дата этого события со слов курьера. Справедливости ради отметим, что важные документы таким образом не отправляются. А все иные, описанные нами способы доставки, позволяют реально контролировать сроки отправки.

    Реестр при отправке писем по почте

    Остановимся подробнее на подготовке документов для отправки через отделение почтовой связи.

    «Категория почтового отправления» — совокупность признаков, определяющих порядок и условия приема, обработки, перевозки и доставки (вручения) почтового отправления (простое, заказное, с объявленной ценностью, обыкновенное).

    Почтовые отправления подразделяются на внутренние (принимаемые для пересылки в пределах территории Российской Федерации) и международные (принимаемые для пересылки за пределы территории Российской Федерации, поступающие на ее территорию из других государств либо следующие транзитом через территорию России).

    В зависимости от способа обработки почтовые отправления подразделяются на следующие категории:

    • простые — принимаемые от отправителя без выдачи ему квитанции и доставляемые (вручаемые) адресату без его расписки в получении;
    •  регистрируемые (заказные, с объявленной ценностью, обыкновенные) — принимаемые от отправителя с выдачей ему квитанции и вручаемые адресату с его распиской в получении.

    Как правило, через службу делопроизводства (экспедицию) централизованно отправляются регистрируемые почтовые отправления, которые могут пересылаться с описью вложения (принимаются в почтовом отделении в открытом виде), с уведомлением о вручении, а также международные почтовые отправления.

    Зарегистрированные документы пакетируются сотрудником службы делопроизводства (экспедиции). На конвертах в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи1 оформляется адрес получателя и отправителя. В адресе не должно быть сокращенных названий. Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:

    • наименование адресата (для юридического лица — полное или краткое наименование, для граждан — фамилия, имя, отчество);
    • название улицы, номер дома, номер квартиры;
    • название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
    • название района;
    • название республики, края, области, автономного округа (области);
    • название страны (для международных почтовых отправлений);
    • почтовый индекс.

    Адрес адресата пишется в правой нижней части почтового конверта, а адрес отправителя — в верхнем левом углу.

    Рекомендуется писать адресные данные печатными буквами. Следует обратить внимание на то, что на письмах с кодовым штампом (специально выделенное место для написания индекса) индекс адресата заполняется стилизованными цифрами чернилами любого цвета, за исключением красного, желтого и зеленого.

    Образец заполнения адреса на внутренних почтовых отправлениях приведен в Примере 6. Адреса на почтовых отправлениях, пересылаемых в пределах территории Российской Федерации, оформляются на русском языке. Адреса на почтовых отправлениях, пересылаемых в пределах территории республики в составе Российской Федерации, могут оформляться на государственном языке соответствующей республики при условии повторения адресов на русском языке.

    • максимальный 229 х 324 мм;
    • минимальный 110 х 220 мм или 114 х 162 мм.

    При этом письмо не должно превышать предельную массу в 100 г. В противном случае такое отправление уже будет считаться бандеролью. Ее максимально допустимый вес — 2 кг, а ограничения по размерам следующие:

    • максимально — сумма ширины, длины и толщины не должна превышать 0,9 м, при этом наибольшее измерение — 0,6 м (для рулонов сумма длины и двойного диаметра — не более 1,04 м, при этом наибольшее измерение должно быть до 0,9 м);
    • минимально — 105 х 148 мм (для рулонов сумма длины и двойного диаметра не должна быть менее 0,17 м, наибольшее измерение — 0,1 м).

    Заказное письмо

    Комментариев: 9

    А как простите я могу взвесить письмо. Как я могу узнать что оно 20 или 25 грамм весит. Бред.

    Представляете, Лина, все материальное можно взвесить. Письмо — не исключение. Когда вы покупаете яблоки и просите килограмм, откуда продавец знает, килограмм она вам продает или два?! Пользуется весами, вот откуда.

    Также и при взвешивании письма — пользуйтесь весами! И тогда вы узнаете, 20 или 25 грамм весит ваше письмо. Все логично, и совсем не бред.

    Вы меня не много не поняли. Где я на работе могу взвесить письмо? Понятно, что на почте мне его взвесят, но в реестре ведь есть графа о весе.

    Лина, но вы же можете заполнить эту графу на почте Взвесили, написали вес в нужную ячейку, и дальше… Точно так же заполняете графу про стоимость письма, она же изменяется в зависимости от веса письма.

    А некоторые организации, где большой объем корреспонденции, приобретают нужные весы в собственность и заполняют реестры в электронном виде полностью, взвешивая письма на работе. Но в нашей компании нет таких весов, поэтому я пользуюсь весами на почте.

    Очень удобно и быстро пользоваться местными советами..)) Спасиб.

    Ирина, пожалуйста! Вы случайно, не наш новый секретарь ?

    Бытовые кухонные весы позволяют взвешивать письма довольно точно. А можно и расчётным способом определить вес: — лист формата А4 весит примерно 5 грамм; — конверт формата А4 весит примерно 10 грамм; — конверт формата А5 весит примерно 5 грамм; Тарифы на пересылку писем можно посмотреть тут http://почта-россии.рф/rp/servise/ru/home/postuslug/lettercorrespondence/local

    AlcIzVl, вы правы, если знать все эти данные, посчитать, сколько будет весить письмо, а, соответственно, и стоить, будет просто.

    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Юрист онлайн
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

    Adblock detector