Понятие о делопроизводстве и корреспонденции

Регистрация документов

Регистрация

Каждое предприятие в ходе своей деятельности получает и отправляет определенное количество корреспонденции.

Четко организованная система документооборота обеспечит порядок и сохранность деловой переписки, поможет в решении спорных вопросов, избавит от беспочвенных претензий и предоставит необходимую доказательную базу в процессе судебного разбирательства.

За время организации учета входящей и исходящей корреспонденции на предприятии данный процесс изменялся, развивался соответственно техническому прогрессу, и в итоге принял тот вид, который доступен каждому пользователю ПК — справочно-информационные системы или автоматизированные Журналы ведения документооборота.

1. Бумажный метод.

Как правило, вся информация о входящей и исходящей корреспонденции фиксируется вручную на бумаге (специально отведенных бланках и формах). Указывается имя (название организации) и адрес отправителя/получателя, дата, номенклатура и серийные номера. Преимущество данного метода заключается в его дешевизне и простоте, но если даже за год отмечается более 20 регистраций, то поиски необходимой информации о той или иной регистрации многократно усложняются. Так же следует учитывать износ бумаги, сроки ее хранения и ведение документоотчета по архивам.

Понятие о делопроизводстве и корреспонденции

2. Электронный ручной метод.

Аналог бумажному методу, с той лишь разницей, что вместо бумаги используются документы Word или Excel. Ведется заполнение электронных таблиц и форм, ведется отчетность. Этот метод так же не является затратным, он легок и прост в эксплуатации, но и у него есть свои минусы. Работнику, ведущему отчетность необходимы начальные знания ПК.

У этого метода отсутствует всякое резервирование данных и опять же, поиск необходимой информации может вызвать затруднения. Так же, если произойдет сбой работы ПК или ПО информационные архивы могут потеряться или повредиться без возможности восстановления, резервные же копии необходимо регулярно обновлять и в этом так же есть свои неудобства.

3. Электронный автоматический метод.

Это системы электронного документооборота (СЭД), ориентированные на внесение, хранение и поиск документов (корреспонденции), и отображение всего технического процесса жизненного цикла документа. Данные информационно-технические системы так же называют Журналами автоматической регистрации входящей и исходящей корреспонденции.

Сколько стоит написать твою работу?

Делопроизводство и корреспонденция Сибирский государственный технологический университет Кафедра: Информационных технологий по дисциплине: Делопроизводство и корреспонденция Задание на Курсовую работу по дисциплине “Делопроизводство и корреспонденция” Курсовое проектирование по дисциплине делопроизводство и корреспонденция преследует две задачи: создание УСЗН администрации Красноярского края (средствами Word, Excel), а также анализ обработки документов конкретного вида.

Способы фиксации информации, выбор средств документирования, документооборот.

Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства».

Предлагаем ознакомиться:  Бланк доверенность от предприятия на получение корреспонденции

Документ — это материальный объект с закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Понятие о делопроизводстве и корреспонденции

Важнейшей функцией документа является информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.

Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.).

Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации.2. Делопроизводство

2. Делопроизводство — это сфера деятельности человека по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения.

Поскольку управленческая деятельность человека осуществляется в основном с применением разного рода документов и новых ИТ, делопроизводство в настоящее время также называют ДОУ- документационное обеспечение управления. Оба эти термина используются как синонимы.

Часть делопроизводства, непосредственно связанная с записью информации на определенном носителе с соблюдением установленных правил, называют документированием.

Движение документов между их составителями и исполнителями называется документооборотом.

Составление документов, предназначенных для оформления деловых (служебных) отношений, для переписки между предприятиями, учреждениями и гражданами, принято называть деловой корреспонденцией.^

Нормативно-правовую базу делопроизводства составляет совокупность законодательных актов РФ, нормативно-методических документов, государственных стандартов, которые регламентируют вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов.

Вопросы ДОУ регулируются:

  • законами РФ
  • государственными и отраслевыми стандартами
  • общероссийскими классификаторами
  • государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству
  • инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия

Остановимся далее на нормативных актах, имеющих для оформления деловых документов

  • Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения – ГСДОУ.
  • Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
  • ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) – постановления, приказы, распоряжения, письма, протоколы, акты и другие документы, включенные в ОК 011-93 (Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД, класс 0200000).

Делопроизводство ведется на основе Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) – свода правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства, начиная с момента поступления или создания документов до сдачи их в архив.

Организация и управление характеризуются разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

Предлагаем ознакомиться:  Краткая жалоба, краткая апелляционная жалоба,

Единство правил документирования обеспечивается не только применением ЕГСД, а также унифицированной системой документации (УСД). Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям для применения в конкретной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).

  • Унификация – это единообразие – установление максимального набора реквизитов, формата бумаги и записи реквизитов на бумаге.

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижению затрат на подготовку и обработку документов.

  • Стандартизация – установление единых норм и требований, предъявляемых к документам.

 — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

^ сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

^ заключается в разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учету и хранению деловой документации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего многократного их применения в делопроизводстве.

Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

В стране действуют: унифицированная система банковской документации;

унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; унифицированная система отчетно-статистической документации, унифицированная система документации Пенсионного фонда.

Полный перечень унифицированных систем документации и соответствующих форм документов приводится в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-931.

видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности, степени гласности (секретности), по срокам исполнения и т.д. 

на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Предлагаем ознакомиться:  Договор не обработан триколор что значит

Понятие о делопроизводстве и корреспонденции

Документы классифицируются по наименованиям: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т. д.

^ документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных ЭВМ), графические и фото-фоно-кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

^ документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые — это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновой документ и (оригинал подлинник). Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над текстом документа. Оригинал — единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с чернового документа в соответствии с установленными требованиями.

С оригинала могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат.

Копия — идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа — заверенная часть текста подлинника. Дубликат — повторный экземпляр документа, имеющий юридическую силу с подлинника.

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юрист онлайн
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector